2015_CBS_04999 - Winter in Antwerpen - Inplantingsplannen locaties en aanvullende modaliteiten organisatie kerstmarkt editie 2015-2016 - Goedkeuring

Op 2 mei 2011 (jaarnummer 567) keurde de gemeenteraad het reglement voor de kerstmarkt goed. Hierbij gaf de gemeenteraad aan het college de bevoegdheid om een aantal modaliteiten vast te leggen.

Op 29 mei 2015 (jaarnummer 04546) nam het college kennis van de evaluatie van Winter in Antwerpen 2014-2015 en keurde het basisconcept voor de editie van 2015-2016 goed. Het college gaf hierbij aan de vzw Stadsmarketing en Toerisme de opdracht om de nodige bestekken aangaande Winter in Antwerpen uit te schrijven en de gunning ervan te laten goedkeuren door het directiecomité. 

Programma

Zaterdag 5 december 2015: opening

Zaterdag 5 december 2015 tot en met zondag 27 december 2015

• kerstmarkt op de Grote Markt, Suikerrui en Steenplein;
• animatie en decoratie;
• winterse minigolf op Steenplein;
• winterse attractie op Steenplein;
• reuzenrad ter hoogte van de Cruiseterminal;
• winterse beleving ter hoogte van de Cruiseterminal.

Zaterdag 5 december 2015 tot en met zondag 3 januari 2016

• kerstmarkt op de Groenplaats;
• ijspiste en winterbar op de Groenplaats;
• animatie en decoratie;
• reuzenkerstbomen op Grote Markt en Handschoenmarkt;
• kerstverlichting op Meir en De Keyserlei – kerstverlichting op de site Winter in Antwerpen;
• kerststal op de Handschoenmarkt.

6 december 2015, 13 december 2015, 20 december 2015 en 3 januari 2016: winkelzondagen.

donderdag 31 december 2015: eindejaarsvuurwerk op de Schelde.

zondag 3 januari 2016: nieuwjaarsdrink op de Grote Markt.

zaterdag 9 januari 2016: kerstboomverbranding op Linkeroever.

Openingsdata en uren kerstmarkt

De kerstmarkt op de Grote Markt, Suikerrui en Steenplein is open van zaterdag 5 december 2015 tot en met zondag 27 december 2015.
De kerstmarkt, ijspiste en winterbar op de Groenplaats zijn open van zaterdag 5 december 2015 tot en met zondag 3 januari 2016.

De openingsuren van de kerstmarkt werden gunstig geëvalueerd door de standhouders en veiligheidsdiensten. De openingsuren veranderen dus niet.

maandag tot en met donderdag: 12.00 uur tot 21.00 uur;
vrijdag: 12.00 uur tot en met 23.00 uur;
zaterdag: 11.00 uur tot 23.00 uur;
zondag: 11.00 uur tot 21.00 uur.

donderdag 24 december 2015: 12.00 uur tot 18.00 uur; 
vrijdag 25 december 2015: 12.00 uur tot 23.00 uur.

donderdag 31 december 2015: 12.00 uur tot 18.00 uur;
vrijdag 1 januari 2016: 14.00 uur tot 23.00 uur (kerstmarkt, ijspiste en winterbar op de Groenplaats).

Inplanting kerstmarkt

Op basis van het reglement bepaalt het college voor elke standplaats de ligging, grootte en het gebruik. Voor de standhouders die een eigen chalet plaatsen, worden geen standplaatsen voorzien. Door de verplaatsing van de ijspiste van het Steenplein naar de Groenplaats, zal na de inschrijvingen in samenspraak met deze standhouders de nieuwe standplaatsen worden afgesproken. 

PRODUCTEN TER PLAATSE TE CONSUMEREN

De uiterste inschrijvingsdatum voor ‘producten ter plaatse te consumeren’ is zondag 5 juli 2015. De elektronische bieding voor ‘producten ter plaatse te consumeren’ zal doorgaan op woensdag 29 juli 2015.

PRODUCTEN NIET TER PLAATSE TE CONSUMEREN

A. verlengingen

In het reglement van 2 mei 2011 (jaarnummer 567) werd voorzien dat een vergunning voor een chalet ‘producten niet ter plaatse te consumeren’ jaarlijks verlengd kan worden, met een maximum van twee verlengingen.
De uiterste inschrijvingsdatum voor ‘producten niet ter plaatse te consumeren-verlengingen’ is zondag 5 juli 2015.

Verlengingscriteria

volgende voorwaarden en criteria worden gehanteerd voor het bepalen van de verlengingen van de vergunning voor een chalet met ‘producten niet ter plaatse te consumeren’:

• enkel standhouders die bij de volgende editie dezelfde producten zullen aanbieden, komen in aanmerking voor een verlenging (ja/nee-beoordeling);
• enkel standhouders die tijdig betaalden, komen in aanmerking voor een verlenging (ja/nee-beoordeling);
• aanbod: de jury zal nagaan of er overeenstemming is tussen de voorgestelde producten bij de inschrijving met de effectief aangeboden producten (30 punten);
• kwaliteit: de jury zal nagaan of de kwaliteit van de aangeboden producten goed is (30 punten);
• inrichting: de jury zal de presentatie van de producten en de invulling van de chalet in de sfeer van kerst beoordelen (20 punten);
• samenwerking: de jury zal nagaan of de standhouder de regels van de kerstmarkt opvolgt en vlot samenwerkt met stadsdiensten 

B. koopwaar

De uiterste inschrijvingsdatum voor ‘producten niet ter plaatse te consumeren-niet verlengingen’ is zondag 5 juli 2015.
De datum voor de jury ‘producten niet ter plaatse te consumeren’ is vastgelegd op vrijdag 23 juli 2015.

Als niet alle standplaatsen voor ‘producten niet ter plaatse te consumeren’ ingevuld worden tijdens deze eerste selectieronde, zal een tweede ronde gestart worden. Dan zal de jury samenkomen om de bijkomende kandidaturen te beoordelen en zo de resterende standplaatsen in te vullen.

Standplaatsen die bij de bieding voor ‘producten ter plaatse te consumeren’ niet toegewezen worden, kunnen worden geschrapt of anders ingevuld worden.  Er kan ook een tweede, derde, … bieding georganiseerd worden.

De jury voor ‘producten niet ter plaatse te consumeren’ bestaat uit:

• vertegenwoordiger van de dienst visit Antwerpen/evenementen;
• vertegenwoordiger van de dienst business en innovatie;
• vertegenwoordiger van de dienst visit Antwerpen;
• projectleider Winter in Antwerpen.

Deelnamecriteria

de jury hanteert volgende criteria om een puntenrangschikking op te kunnen stellen:

• aanbod kerst -en geschenkartikelen: dit criterium wordt op 30 punten beoordeeld. Hier wordt van de kandidaat een motivatie verwacht waarom zijn product op de kerstmarkt thuishoort. Het moet hier gaan om artikelen die passen in de sfeer van de eindejaarsperiode en die dus niet op eender welke gewone markt kunnen verkocht worden. Voorbeelden hiervan zijn ambachtelijke, artisanale producten, kaarsen, kerstkaarten, feestdecoratie, kunstartikelen, educatief speelgoed, interieurspulletjes, juwelen, ...
• originaliteit: de kandidaten worden gevraagd beeldmateriaal of voorbeelden van hun producten bij hun inschrijving te voegen. Daarnaast geven zij ook meer uitleg over hun producten in een motivatie. Op basis daarvan beoordeelt de jury op 25 punten dit criterium. Kandidaten met originele en unieke producten zullen beter scoren dan kandidaten met veelvoorkomende producten;
• kwaliteit: op basis van de aangeleverde voorbeelden, beeldmateriaal en motivatie, beoordeelt de jury op 15 punten de kwaliteit. Hiervoor zal een schaal bepaald worden waarbij 15 punten geldt voor producten van een hoge kwaliteit die zeer geschikt zijn voor een kerstmarkt, tot 0 punten voor producten van zeer lage kwaliteit die niet geschikt zijn voor een kerstmarkt;
• differentiatie in aanbod: dit criterium zal op 20 punten gescoord worden. Bijvoorbeeld de eerste die inschrijft met juwelen krijgt 20 punten, de tweede 15 punten, de derde nog 10 punten, de vierde 5 punten. Vanaf de 5^de kandidaat die eenzelfde productsoort aanbiedt, worden geen punten meer gegeven. De jury zal vooraf een lijst met productsoorten opstellen voor de beoordeling van dit criterium.
• inrichting en presentatie chalet: de jury zal de presentatie van de producten en de inrichting van de chalet in de sfeer van kerst beoordelen (10 punten);

Tot slot kunnen negatieve ervaringen (inbreuken op het reglement of proces verbaal) van de afgelopen drie edities in mindering worden gebracht. Per gedocumenteerd feit kunnen 5 punten in mindering worden gebracht, met een maximum van 15 punten.

Een kandidaat behoort minimaal 50 punten te scoren om een standplaats te bekomen.

De jury zal enerzijds de inschrijvingsdossiers beoordelen en anderzijds ook de verlengingen van de vergunning opvolgen.

Elektronische bieding

Het reglement op de kerstmarkt stelt dat in het kader van de openbare orde en veiligheid, het college voor de standplaatsen die bestemd zijn voor producten ter plaatse te consumeren het hoofdgebruik bepaalt:

Alle genoemde plaatsen zullen per openbaar opbod toegewezen worden. Als een standplaats wegvalt om redenen van openbaar nut, zal de eventuele betaalde vergoeding integraal worden teruggestort zonder dat de vergunninghouder schadeloosstelling kan eisen. De stad Antwerpen is in geen enkel geval aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit onvoldoende kennis van de exacte ligging en afmetingen van de standplaats. 

Modaliteiten voor toewijzing per openbaar opbod voor ‘producten ter plaatse te consumeren’

Tussen de uiterste inschrijvingsdatum en de dag van de bieding worden de kandidaten gecontroleerd op inschrijving in de Kruispuntbank voor Ondernemingen en openstaande schulden bij de stad Antwerpen of de vzw Stadsmarketing en Toerisme. Ook negatieve ervaringen (proces-verbaal, vaststelling GAS-ambtenaar) van de afgelopen drie edities kunnen leiden tot uitsluiting van deelname aan de bieding. Wanneer er meer dan drie gedocumenteerde feiten zijn, kan de kandidaat uitgesloten worden.

Als de inschrijving rechtsgeldig is, moet de kandidaat inloggen met zijn persoonlijke e-id en zijn pincode. Deelnemen aan de procedure van toewijzing per openbaar opbod is persoonlijk. Deelname per volmacht (eensluidend verklaard) is mogelijk. Elke persoon kan slechts één keer deelnemen met zijn e-id en pincode.

Een chalet wordt gegund aan de meestbiedende. Voor elke standplaats wordt een instelprijs vastgelegd. Per chalet wordt een afzonderlijke bieding gedaan. Er wordt maximaal één chalet toegewezen per uitgereikte online deelnamekaart. Het uitgebrachte bod is bindend.

Het minimum bod per chalet is terug te vinden in de overzichtslijst.

Daarnaast moet een waarborg betaald worden: 500,00 EUR voor een kleine chalet en 1.000,00 EUR voor een grote chalet.

Door in te schrijven voor de kerstmarkt en deel te nemen aan de openbare bieding, verklaren deelnemers zich akkoord met alle verkoopsvoorwaarden bij deze bieding.

Na toewijzing van de chalet bij de elektronische bieding, moet de standhouder zijn aanbod concretiseren binnen de subcategorie die is toegekend aan de chalet. Dit gebeurt op een standaardformulier dat de standhouder na de bieding ontvangt van de stad. Als een standhouder een product aan zijn aanbod wenst toe te voegen dat buiten de aangegeven categorie valt, kan dat enkel als dat product nog niet op die locatie verkocht wordt als hoofdproduct. Hij moet hiervoor een aanvraag indienen met een gegronde motivatie. De verkoop van voeding en (fris)drank kan echter nooit gecombineerd worden

Prijzen

Jaarlijks legt het college de prijzen vast voor de huur van een standplaats/chalet.

Voor chalets met 'producten niet ter plaatse te consumeren' gelden vaste prijzen, voor chalets met 'producten ter plaatse te consumeren' gelden instelprijzen die gehanteerd worden bij de openbare elektronische bieding. Voor de prijzen van de editie 2015-2016 baseert de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing zich op de prijzen van de vorige editie en de ervaringen van de eerdere openbare veilingen.

• producten niet ter plaatse te consumeren

*handgemaakte producten (koopwaar): elk product moet uniek zijn, van een hoge kwaliteit en met de hand gemaakt (sjaals, houtwerk, handgemaakte kleding …) dus niet industriëel vervaardigd. Om de kwaliteit van het aanbod op de kerstmarkt te verbeteren, is het aangewezen om het standgeld voor standhouders met ambachtelijke/handgemaakte producten (geen voeding) voordeliger te maken. Ambachtelijke/handgemaakte producten zijn producten die op een originele en traditionele manier worden gemaakt. Elk exemplaar is uniek doordat de ambachtsman individuele aandacht schenkt aan het productieproces en het materiaal (mag niet industriëel vervaardigd zijn). Ambachtelijke producten zijn veel duurder dan industriële producten omdat er niet of nauwelijks schaalvoordeel kan worden behaald.

• producten ter plaatse te consumeren

Bestaande categorieën

Nieuwe categorieën

De instelprijzen zijn exclusief btw. Bijkomende kosten van een zijluik, … worden integraal doorgerekend aan de standhouder.

Als waarborg hanteert de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing volgende bedragen:

Alle standgelden en waarborgen worden geïnd door vzw Stadsmarketing en Toerisme.

Eendaagse verhuur en goed doel

Het reglement voorziet de mogelijkheid om één of meerdere chalets te voorzien die per dag gehuurd kunnen worden. Het college bepaalt dat hiervoor maximaal 5 standplaatsen voorbehouden kunnen worden (verspreid over de Suikerrui, Steenplein en Grote Markt). Indien er niet voldoende kandidaten zijn, kunnen de chalets ingevuld worden met producten niet ter plaatse te consumeren gedurende de hele periode van de kerstmarkt. (chalets nrs 24, 48, 50, 66 en 45).

Huurprijs eendaagse verhuur: 36,00 euro / dag

Huurprijs goed doel: 0,00 euro / dag

Kruispuntbank

Inschrijven en het verlenen van een vergunning voor de gehele duur van de kerstmarkt, kan enkel aan een in de Kruispuntbank van de Ondernemingen ingeschreven natuurlijke of rechtspersoon. Voor buitenlandse standhouders geldt dat zij moeten ingeschreven zijn in een vergelijkbaar officieel registratiesysteem voor ondernemingen in het land waar ze gevestigd zijn. Ze moeten ook meedelen onder welke vennootschapsvorm ze geregistreerd zijn. Aan dezelfde natuurlijke of rechtspersoon kan slechts één chalet, zoals vastgelegd op het marktplan, toegewezen worden. Voorafgaand aan de toewijzing zal hierop een controle gebeuren. Bij de controle wordt nagekeken of de opgegeven onderneming- en facturatiegegevens correct zijn. Er kan enkel een standplaats toegewezen worden als alle informatie overeenstemt.

Horeca Winterterrassen

Net zoals vorig jaar krijgen horecazaken gelegen op de pleinen waar chalets staan (Steenplein, Suikerrui, Grote Markt, Handschoenmarkt en Groenplaats) de mogelijkheid om een winterterras uit te baten onder een aantal voorwaarden.

Het winterterras is geen uitbreiding van het bestaand terras: het speelt zich af binnen de vergunde terraszone. De plaatsing van een winterterras kan enkel in functie van het advies van de brandweer in verband met de veiligheid van het volledige evenement. Dat betekent dat het voor sommige horecazaken misschien niet mogelijk zal zijn om een terras te plaatsen, indien dit zou conflicteren met de brandweerdoorgangen van het winterevenement.

Een winterterras moet worden aangevraagd via een evenementenaanvraag. Deze kan via een verkorte procedure verlopen.

Het plaatsen van een winterterras is mogelijk onder de volgende voorwaarden:

• verkopen van voeding en drank op het terras beperken tot de openingsuren van de kerstmarkt (met 1 uitzondering op oudejaar, dan kan de verkoop op het terras tot 2.00 uur);
• plaatsen van maximaal 1 tapinstallatie of 1 toestel om voeding te bereiden;
• niets in glas serveren;
• geen muziekinstallaties op het terras;
• op het winterterras mag de horeca uitbater dezelfde producten aanbieden waarvoor hij een vergunning heeft;
• esthetisch aspect: er mag enkel een beschutting geplaatst worden voor het toestel en diegene die het bedient, maar rekening houdende met brandweervoorschriften;
• uitsluitend beperkt tot het toestel en de bediener (niet over de rest van het terras of de bezoekers, parasols of bestaande luifels die aan het gewone terrasreglement voldoen, mogen wel);
• steeds open aan de zijde van het plein;
• alle elementen met vuur (vuurkorven, fakkels, kaarsen,…) dienen positief geadviseerd te worden door de brandweer en moeten gemeld worden bij de aanvraag.

Nieuwe elementen

Volgende acties worden gepland:

• er wordt een bestek in de markt gezet voor het uitbaten van de ijspiste en winterbar;
• er wordt een bestek in de markt gezet voor het nieuw licht- en decoratieplan;
• er wordt een concessie uitgeschreven voor een winterse minigolf op het Steenplein;
• er wordt gezocht naar een winterse attractie voor op het Steenplein;
• er wordt gezocht naar een winterse invulling voor een 360° kerststal op de Handschoenmarkt;
• er wordt gezocht naar een winterse beleving onder de hangar aan de cruiseterminal; 
• er wordt gezocht naar een creatief alternatief voor de nostalgische molen;
• een samenwerking met bijvoorbeeld Flandria of andere partners voor kerstboottochten wordt bekeken.

Het reglement is gebaseerd op de wet van 25 juni 1993 op de uitoefening en de organisatie van ambulante en kermisactiviteiten, gewijzigd door de wet van 4 juli 2005 en 20 juli 2006. De wet ging op 1 oktober 2006 van kracht door het Koninklijk Besluit van 29 september 2006.

De kerstmarkt van de stad Antwerpen valt onder artikel 5, paragraaf 2 van de wet waarbij de kerstmarkt wordt gecatalogeerd als een occasionele manifestatie georganiseerd of voorafgaand toegelaten door de gemeentelijke overheid die tot doel heeft de lokale handel of het leven in de gemeente te bevorderen volgens de bepalingen van artikel 9 van het Koninklijk Besluit van 24 september 2006.

De verkoop tijdens de kerstmarkt is niet onderworpen aan de machtiging ambulante activiteiten voor de handelaars en de verenigingen die de gemeente heeft uitgenodigd. Bij de organisatie van deze manifestatie is het reglement van de gemeente niet gehouden aan de wettelijke toewijzingsmodaliteiten zoals die in de bovenvermelde wet omschreven staan.

Het reglement is daarenboven ook in overeenstemming met richtlijn 2006/123/EG van 12 december 2006 betreffende diensten op de interne markt