2015_CBS_04935 - Sport. Sportevenementen 2015 - Sportopia (multisport). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet 450.000,00 EUR in haar begroting voor de organisatie van Sportopia.

Op 23 januari 2015 (jaarnummer 459) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2015 goed. Sportopia is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.

Ook dit jaar zal vzw Antwerpen Sportstad de organisatie van het evenement Sportopia in de evenementenhal Parkloods in Park Spoor Noord in eigen handen nemen. Sportopia is een grootschalig sportpretpark voor jongeren en jonge gezinnen.

Sportopia opent haar deuren van 16 juli 2015 tot en met 30 augustus 2015, van woensdag tot en met zondag. Op 15 juli 2015 zal de pre-opening plaatsvinden. In samenwerking met de verschillende sportafdelingen worden dit jaar enkele extra activiteiten georganiseerd zoals een gratis dag voor de Belgian Homeless Cup, Sport mee op Sportopia en dergelijke meer. In de zomer zullen bij goed weer enkele pop-up activiteiten buiten in het park georganiseerd worden.

Scholen zijn welkom van 2 september 2015 tot en met 14 september 2015 van maandag tot en met vrijdag. In samenwerking met Jespo en Stimulus zullen er ook enkele bewegingsscholen plaatsvinden in de weekends van september.

de organisator, vzw Antwerpen Sportstad, vraagt concreet aan de stad Antwerpen om logistiek en promotioneel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd:

• gebruik van de evenementenhal Parkloods voor het houden van Sportopia van 6 juli 2015 (8.00 uur) tot en met 17 september 2015, mits betaling van de nutskosten (dagelijks tarief en aanrekening van meerverbruik) en zonder derving van inkomsten;
• gratis ter beschikking stellen, leveren, plaatsen en ophalen van feestmateriaal;
• gratis transport van materiaal buiten stad Antwerpen;
• gratis leveren en ledigen van vuilbakken;
• toelating voor het plaatsen van breugelbakken en infoborden in de omgeving van de evenementenhal Parkloods;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen.

Sportopia is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein of de evenementenhal. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden;
• de organisatie staat zelf in voor het reinigen van de Parkloods na afloop van het evenement.

Groepscharter van 26 september 2014 (jaarnummer 9727) en samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Antwerpen Sportstad van 15 december 2014 (jaarnummer 964).

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 760).

Het retributiereglement betreffende de terbeschikkingstelling van logistiek materiaal, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 19 november 2013 (jaarnummer 683).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 00677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 7 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 00673) geen retributierecht aangerekend te worden.

Het retributiereglement Evenementenhal Park Spoor Noord van 19 november 2013 (2013_GR_00690) en het stedelijke gebruiksreglement infrastructuur stadsbeheer van 16 december 2013 (2013_GR_00854).