2015_CBS_02757 - Sport. Sportevenementen 2015 - Antwerp Classic Car Event (autosport) - Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Op 1, 2 en 3 mei 2015 organiseert bvba Classic Event het Antwerp Classic Car Event op de parkeerzone op de Scheldekaaien tussen het Zuiderterras en de Cockerillkaai ter hoogte van de Wapenstraat tot aan de Scheldestraat en aansluitend van de Sint-Michielskaai ter hoogte van de Scheldestraat tot aan de Arsenaalstraat. Het evenement omhelst een internationale en nationale regelmatigheidswedstrijd voor het wereldkampioenschap klassieke voertuigen, de start van Tour Amical 2015 en een tentoonstelling van historische Belgische automerken. Het evenement wil Antwerpen en haar bezoekers laten kennis maken met de autosport, het oldtimergebeuren en de geschiedenis van de Belgische automerken. De organisatie vraagt logistieke ondersteuning van de stad Antwerpen, maar zal zelf instaan voor de algemene coördinatie, organisatie en een uitgebreide communicatie- en mediacampagne. De organisator heeft uitgebreide ervaring met de organisatie van autosportevenementen en draagt de organisatorische en financiële eindverantwoordelijkheid. De organisator zal ook een veiligheids- en mobiliteitsdossier opmaken volgens de richtlijnen van de politie en brandweer.

Voor dit evenement vraagt de organisator, bvba Classic Event, het volgende aan de stad Antwerpen:

• gratis gebruik van de site tussen het Zuiderterras en de Cockerillkaai ter hoogte van de Wapenstraat tot aan de Scheldestraat en aansluitend van de Sint-Michielskaai ter hoogte van de Scheldestraat tot aan de Arsenaalstraat;
• gratis inzet van de dienst stadsbeheer/bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor het gebruik van beschikbaar feestmateriaal en nadarafsluitingen;
• gratis voorzien en ledigen van de nodige vuilniscontainers;
• gratis inzet lokale politie om de veiligheid van de deelnemers/bezoekers te garanderen en hulp bij het aan- en afrijden van de wagens;
• toelating voor het plaatsen van wegwijzers en aankondigingsborden;
• erkenning muziekactiviteit, waarbij wordt afgeweken van de standaard geluidsreglementering;
• bekendmaking van het sportevenement via de communicatiekanalen van Sporting A;
• een toelating voor het organiseren van een regelmatigheidsrally op het goedgekeurd parcours op datum van 2 mei en 3 mei 2015 onder de benaming van Antwerp classic tour 2015;
• een landing van een helikopter op 30 april 2015 en een opstijging op 3 mei 2015.

Dit besluit werd verdaagd op zitting van 3 april 2015 (jaarnummer 2757).

Antwerp Classic Car Event is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst, een interessante communicatie- en mediawaarde in binnen- en buitenland en een niet te onderschatten economische impact (overnachtingen en bestedingen). Dergelijke evenementen met nationale of internationale uitstraling zijn belangrijk voor onze stad. Het positieve, bruisende imago van de stad Antwerpen wordt benadrukt en het evenement is een sociale ontmoetingsplaats voor jong en oud, sportief en minder sportief. Ook zijn deze evenementen van economisch en promotioneel belang voor de stad Antwerpen (citymarketing). De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van de ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality). Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs. De gevraagde locatie aan de Cockerillkaai biedt voor de organisatie de ideale ruimte om dit evenement op een kwaliteitsvolle, comfortabele en veilige manier uit te werken.

Dit evenement werd geadviseerd op het agev-overleg van 7 april 2015, waar alle bevoegde diensten gunstig adviseerden op basis van de voorgestelde plannen. Deze adviezen en voorwaarden worden bezorgd aan de organisatie. De organisatie dienst de adviezen van de verschillende stads- en veiligheidsdiensten na te leven. Indien de adviezen van de bevoegde diensten niet nageleefd worden, kan de stad de toelating intrekken.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden;
• voor het landen en opstijgen van de helikoptervlucht wordt geen toelating gegeven gelet op het veiligheidsrisico.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen. Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 00677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 3 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 00673) geen retributierecht aangerekend te worden.

Groepscharter van 26 september 2014 (jaarnummer 9727) en samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Antwerpen Sportstad van 28 november 2014 (jaarnummer 11739).

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 760).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.