2015_CBS_03801 - Betoelaagde organisaties - Uitbetaling toelage aan begunstigden met niet-betwiste vervallen schulden. Evaluatie en aanpassing principebeslissing - Goedkeuring

Op basis van artikel 57, §3, 3° van het Gemeentedecreet staat het college in voor het financieel beheer van de stad, onverminderd de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Op basis van artikel 94, 2° van het Gemeentedecreet staat de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid in voor het debiteurenbeheer, inzonderheid de invordering van de fiscale en niet-fiscale vorderingen.

In de zitting van 20 juni 2014 (jaarnummer 6494) keurde het college de voorwaarden goed waaronder een beslissing tot toekenning of uitbetaling aan een begunstigde met openstaande, niet-betwiste vervallen schulden ten aanzien van de stad kan worden goedgekeurd.

De uitwerking van dit besluit kan inmiddelds geëvalueerd en bijgestuurd worden.

Dit besluit heeft enkel betrekking op 'openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden', hierna kortweg 'ONBV-schulden' genoemd.

Een werkgroep met afdelingen van verschillende bedrijven (financiën, samen leven, bestuurszaken, cultuur, sport, jeugd en onderwijs) hebben de uitwerking van de beslissing van 20 juni 2014 geëvalueerd in functie van de praktische toepasbaarheid. Daarbij kunnen volgende vaststellingen gedaan worden:

• door verschillende diensten worden een aantal identieke controles op ONBV-schulden verricht op opeenvolgende tijdstippen;
• in meerdere dossiers vraagt het een aanzienlijke tijdsinvestering om een gedetaileerde financiële tabel van de ONBV-schulden samen te stellen en op te nemen in een collegebesluit. De meerwaarde hiervan ten opzichte van de tijdsbesteding is niet in verhouding en wordt in vraag gesteld. Bovendien kan de situatie met betrekking tot de ONBV-schulden dagelijks wijzigen en is daarbij de kans groot dat de gegevens in een besluit op het tijdstip van beslissing achterhaald zijn;
• de grootte van de ONBV-schuld staat niet altijd in realistische verhouding tot de grootte van de toelage. In sommige dossiers is er sprake van een absolute wanverhouding waardoor de gehanteerde werkwijze onredelijk overkomt;
• er is momenteel geen mogelijkheid voorzien om over te gaan tot verrekening, hoewel dit in een aantal situaties aangewezen lijkt;
• er wordt geen rekening gehouden met betalingsafspraken die werden gemaakt met FI/debiteurenbeheer over ONBV-schulden.

Als gevolg van deze vaststellingen, dringt een aanpassing van de werkwijze zich op. Hierbij wordt rekening gehouden met enerzijds de bevoegdheid van het college voor het financieel beheer en anderzijds de bevoegdheid van de financieel beheerder voor het visum en het debiteurenbeheer.

Het algemeen principe blijft behouden, namelijk dat het in het kader van een optimaal financieel beheer, van belang is dat ONBV-schulden daadwerkelijk worden geïnd.

Omdat de gedetailleerde info over eventuele schulden in het besluit waarmee wordt beslist tot toekenning en/of uitbetaling van een toelage geen meerwaarde biedt, wordt voorgesteld het detail niet langer op te nemen. In elke collegebeslissing die betrekking heeft op een toelage dient enkel nog als algemene financiële opmerking meegegeven te worden dat een toelage enkel betaald zal worden wanneer er geen ONBV-schulden zijn ten aanzien van de stad, ongeacht of de begunstigde in kwestie op dat ogenblik effectief ONBV-schulden heeft. Dit zal het opmaken van besluiten met betrekking tot de toelagen vereenvoudigen.

Het is aan de financieel beheerder om in functie van zijn bevoegdheid voor debiteurenbeheer de verdere praktische uitwerking te regelen die rekening houdt met alle bovenstaande vaststellingen uit de evaluatie.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730).