Volgens artikel 43, §2, 6° van het Gemeentedecreet is de gemeenteraad bevoegd voor het goedkeuren van de samenwerkingsovereenkomst zoals vermeld in artikel 247 van het Gemeentedecreet.
Artikel 246 § 4 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad bij de samenstelling van de organen rekening kan houden met de samenstelling van de districtsraad voor zover de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting belast is met de verwezenlijking van welbepaalde beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang die uitsluitend bevoegdheden van het district betreffen.
De gemeenteraad besliste op 25 februari 2008 (jaarnummer 318) tot de omvorming van de acht bestaande vzw’s financieel beheer van de cultuurcentra tot acht vzw’s lokaal cultuurbeleid.
Op 16 december 2013 (jaarnummers 800) keurde de gemeenteraad de omvorming conform het Gemeentedecreet en de juridisch-technische statutenwijziging van de vzw lokaal cultuurbeleid district Antwerpen goed.
Op 15 december 2014 (jaarnummer 951) besliste de gemeenteraad tot de verderzetting van de werkzaamheden van de vzw's als eva-vzw en keurde de gemeenteraad de nieuwe statuten van de eva-vzw lokaal cultuurbeleid district Antwerpen goed. De rechten en plichten van zowel stad Antwerpen als de vzw dienen te worden geconcretiseerd in een nieuwe samenwerkingsovereenkomst.
De huidige samenwerkingsovereenkomst van de vzw's werd goedgekeurd door de gemeenteraad van 25 februari 2008 (jaarnummer 318) en werd afgesloten voor onbepaalde duur.
Op 26 september 2014 (jaarnummer 9727) keurde het college het groepscharter goed. Dit charter legt de samenwerkingsafspraken binnen de groep stad Antwerpen vast, en dient als toetssteen voor beslissingen die impact hebben op de groepsbrede samenwerking.
Op 3 oktober 2014 (jaarnummer 10020) keurde het college het sjabloon van samenwerkingsovereenkomst goed. Dit sjabloon wordt nu gebruikt als basis voor het opmaken van een ontwerp van samenwerkingsovereenkomst specifiek voor de vzw's lokaal cultuur/vrijetijdsbeleid van alle districten.
Op 6 maart 2015 (jaarnummer 1779) keurde het college een sjabloon van samenwerkingsovereenkomst goed tussen de stad Antwerpen en de eva-vzw's lokaal cultuur/vrijetijdsbeleid van alle districten. Daarbij vroeg het college aan het district om - op basis van dit sjabloon - een ontwerp van samenwerkingsovereenkomst op te maken tussen de stad en de vzw lokaal cultuurbeleid district Antwerpen, rekening houdend met de specifieke kenmerken van de werking van de eigen vzw, en dit ontwerp voor advies voor te leggen aan de districtsraad.
De samenwerking tussen de stad Antwerpen en de eva-vzw's wordt in de eerste plaats geregeld door het groepscharter. Dat bevat de belangrijkste principes van samenwerking, die identiek zijn voor alle leden van de groep stad Antwerpen.
In aanvulling daarvan wordt een samenwerkingsovereenkomst afgesloten, die een aantal specifieke bepalingen bevat die op de samenwerking tussen de stad Antwerpen en de eva-vzw van toepassing zijn.
De samenwerkingsovereenkomst bepaalt onder andere welke doelstellingen en resultaten moeten worden nagestreefd door de eva-vzw's lokaal cultuur/vrijetijdsbeleid per district en welke middelen de vzw hiervoor krijgt. De samenwerkingsovereenkomst bepaalt onder meer ook hoe de wederzijdse samenwerking dient te verlopen in termen van planning, rapportage, evaluatie, intern controlesysteem,... .
De samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten voor de periode van 1 januari 2015 tot en met 30 juni 2019. Deze einddatum is dezelfde als de beheersovereenkomsten met de AG's, waarvoor een decretale bepaling bestaat. De uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst zal binnen de stad opgevolgd worden door de bedrijfsdirecteur van cultuur, sport, jeugd en onderwijs.
Gezien de aard van de vzw's - er is een vzw lokaal cultuur/vrijetijdsbeleid per district - en de samenstelling van de vzw - waarbij de stad vertegenwoordigd wordt door afgevaardigden van de districtsraad - zal de samenwerkingsovereenkomst aangevuld worden met de doelstellingen, opdrachten en taken van het district en dus voor aanvulling en advies voorgelegd worden aan de districtsraad.
De samenwerkingsovereenkomst zal, na advies van de districtsraad, ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeenteraad en de algemene vergadering van de vzw lokaal cultuurbeleid district Antwerpen.
In artikel 44 van de statuten van de vzw lokaal cultuurbeleid district Antwerpen, betreffende het boekjaar, budget en rekeningen van de vzw, staat foutief vermeld dat de jaarrekening en de begroting ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Gezien het bijzondere karakter van de vzw's lokaal cultuurbeleid besliste de gemeenteraad op 15 december 2014 dat de jaarrekening en de begroting ter goedkeuring moeten worden voorgelegd aan de districtsraad en ter kennisgeving aan de gemeenteraad. Om de statuten in overeenstemming te brengen met de statuten van alle andere vzw's lokaal cultuurbeleid wordt volgende statutenwijziging voorgesteld:
De jaarrekening en de begroting dienen ter goedkeuring aan de algemene vergadering en aan de gemeenteraad te worden voorgelegd. De jaarrekening en de begroting dienen ter goedkeuring aan de algemene vergadering en aan de districtsraad te worden voorgelegd. De goedgekeurde jaarrekening en begroting worden ter kennisgeving aan de gemeenteraad voorgelegd.
Op grond van artikel 4 van de statuten van vzw Lokaal cultuurbeleid district Antwerpen moet een statutenwijziging door de gemeenteraad worden goedgekeurd.
Volgens artikel 247 van het Gemeentedecreet wordt tussen de stad en de eva-vzw een samenwerkingsovereenkomst afgesloten.
De districtsraad adviseert om artikel 44 van de statuten van de vzw lokaal cultuurbeleid district Antwerpen als volgt te wijzigen: De jaarrekening en de begroting dienen ter goedkeuring aan de algemene vergadering en aan de gemeenteraad districtsraad te worden voorgelegd. De goedgekeurde jaarrekening en begroting worden ter kennisgeving aan de gemeenteraad voorgelegd.
De districtsraad neemt kennis van het sjabloon van samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de eva-vzw lokaal cultuurbeleid district Antwerpen, zoals goedgekeurd door het college op 06 maart 2015 (jaarnummer 1779) en van de vraag van het college aan de districtsraad om advies uit te brengen over de samenwerkingsovereenkomst.
De districtsraad geeft positief advies over het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst dat rekening houdt met de specifieke kenmerken van de werking van de eva-vzw lokaal cultuurbeleid district Antwerpen.