2015_CBS_08103 - Openbaar domein. Doorfacturatie prestaties derden door AG VESPA aan de stad - Beperking verantwoordelijkheid bedrijfsdirecteur stadsontwikkeling. Goedkeuring. Intrekking - Bekrachtiging

Het college keurde op 4 december 2013 (jaarnummer 12746) de principes van de geoptimaliseerde groepsarchitectuur goed. Specifiek voor de activiteiten van AG Stadsplanning werd beslist om deze maximaal in te kantelen, deels bij de stad Antwerpen (bedrijfseenheid stadsontwikkeling) en deels bij AG VESPA.

In een kaderovereenkomst voor de coördinatie van het openbaar domein tussen AG Stadplanning en de stad Antwerpen (gemeenteraadsbeslissing van 21 juni 2010, jaarnummer 951) werd het volgende bepaald in artikel 3: "De kosten verbonden aan de prestaties van derden met wie het Bedrijf als commissionair in eigen naam maar voor rekening van de Stad contracten sluit, worden gedragen door de Stad. Daartoe stelt het Bedrijf facturen op aan de Stad waarin de prestaties van derden aan kostprijs worden doorgerekend."

Deze projecten werden in het verleden volledig opgevolgd binnen AG Stadplanning. De facturen hiervan werden kost om kost doorgefactureerd door AG Stadsplanning aan de stad Antwerpen. De goedkeuring voor betaling van deze facturen diende te worden gegeven door de directeur van de bedrijfseenheid stadsontwikkeling. Vandaar was er een uitdrukkelijke interne afspraak dat de rol van de directeur van de bedrijfseenheid stadsontwikkeling beperkt bleef tot vergelijking van het factuurbedrag met de factuur van de dienstverlener/aannemer.

Het college keurde op 27 juni 2014 (jaarnummer 6714) de werkwijze goed voor de facturatie door AG VESPA aan de stad Antwerpen in projecten openbaar domein die door AG VESPA als gedelegeerd bouwheer worden opgevolgd. Het college keurde eveneens goed dat de rol van de bedrijfsdirecteur stadsontwikkeling in het goedkeuringsproces van deze facturen beperkt is tot het vergelijken van het factuurbedrag en factuur van de dienstverlener/aannemer, op voorwaarde dat alle overeengekomen documenten en gegevens zijn overgemaakt aan de stad Antwerpen door AG VESPA.

Voorliggend besluit wenst dit besluit in te trekken en een werkwijze goed te keuren, conform de wijze van doorfacturatie door AG VESPA als gedelegeerd bouwheer naar al haar klanten binnen de groep Antwerpen.

Voorliggend besluit stelt voor om volgende werkwijze van doorfacturatie door AG VESPA aan de stad Antwerpen te hanteren:

• per project dat AG VESPA als gedelegeerd bouwheer voor de stad Antwerpen uitvoert, wordt een factuur opgemaakt aan de stad Antwerpen. Op deze factuur staat  het bestelbonnummer dat verwijst naar het goedgekeurde budget waarop de factuur door de stad Antwerpen kan worden aangerekend;
• aan de verkoopfactuur wordt een lijst gehecht met alle aankoopfacturen (onderverdeeld per btw regime) die AG VESPA in de realisatie van het project heeft ontvangen en betaald. Alle kosten van een project worden in de boekhouding van AG VESPA analytisch geboekt op een kostenplaats per project. De lijst is een rapport dat rechtstreeks uit de boekhouding van AG VESPA wordt gegenereerd, met een overzicht van alle kosten verbonden aan het project. Aan dit rapport wordt een verklaring op eer bijgevoegd, waarin de algemeen directeur van AG VESPA bevestigt dat de gefactureerde prestaties werden uitgevoerd volgens het bestek;
• elk factuurnummer in deze overzichtslijst refereert naar een aankoopfactuur in de boekhouding van AG VESPA. De goedkeuring van die aankoopfacturen is door AG VESPA gebeurd. Al deze aankoopfacturen zijn ter inzage bij AG VESPA.

Deze werkwijze hanteert AG VESPA, uitgezonderd de aanlevering van de verklaring op eer, naar al haar klanten waarvoor zij optreedt als gedelegeerd bouwheer, zoals AG Stedelijk onderwijs, lokale politie, de bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud... Alle documenten, facturen en onderliggende stukken, zijn steeds in te kijken bij AG VESPA.

De werkwijze die in het collegebesluit van 27 juni 2014 (jaarnummer 6714)  is beschreven, is de werkwijze zoals die verliep tussen AG Stadsplanning en de bedrijfseenheid stadsontwikkeling. AG Stadsplanning was anders georganiseerd.

AG VESPA streeft naar een gelijkvormige wijze van doorfacturatie als gedelegeerd bouwheer naar al haar klanten binnen de groep Antwerpen en heeft hiervoor haar analytische boekhouding georganiseerd op projectniveau.

Deze werkwijze biedt voldoende garantie om binnen de beperkte verantwoordelijkheid van de bedrijfsdirecteur stadsontwikkeling, een vergelijking te maken tussen het bedrag op de verkoopfactuur aan de stad Antwerpen en de bedragen van aankoopfacturen van AG VESPA in de overzichtslijst.

Sinds de overdracht van de projecten naar AG VESPA zijn er nog geen betalingen uitgevoerd volgens de werkwijze zoals goedgekeurd door het college op 27 juni 2014. Met voorliggend besluit wil het college de vorige regeling intrekken en de nieuwe afspraken retro-actief bekrachtigen.