De kosten voor de receptie werden geraamd op 675,00 EUR (4,50 EUR x 150 personen):
Via bestelbon 4005109384 werd voor een bedrag van 6524,32 EUR de kost voor champagne en via bestelbon 4005110193 een bedrag van 6229,08 EUR de kost voor schuimwijn bij Qualivino vastgelegd.
Via bestelbon 4005091923 werd voor een bedrag van 3176,25 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd.
Via bestelbon 4005092332 werd voor een bedrag van 3731,20 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd.
Via bestelbon 4005109385 werd voor een bedrag van 6023,38 EUR de geraamde jaarkost voor witte en rode wijn bij Bierstekerij Volkswelvaart vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.
Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.
Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Van 27 tot en met 31 mei 2015 zal het halfjaarlijks congres van de Association Internationale des Jeunes Avocats (AIJA) plaatsvinden in het congrescentrum Elzenveld. Er werd toegezegd dat de deelnemers ontvangen konden worden in het stadhuis maar omwille van Pinkstermaandag vindt de gemeenteraad plaats op dinsdag en woensdag en kan de ontvangst niet plaatsvinden in het stadhuis. Als alternatieve locatie kan gebruikgemaakt worden van het Red Star Line Museum voor de ontvangst van de deelnemers op woensdag 27 mei 2015 om 19.00 uur.
De dienst bestuurszaken/externe relaties geeft gunstig advies voor deze ontvangst. Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties tussen de stad en het brede middenveld.
De dienst Cultuur en Sport / Musea en Erfgoed geeft gunstig advies voor de gratis terbeschikkingstelling van het Red Star Line Museum met verwijzing naar het retributiereglement voor het gebruik van zalen in de stedelijke musea en erfgoedinstellingen (gemeenteraadsbesluit van 19 november 2013, 2013_GR_00688). Het reglement voorziet dat het college van burgemeester en schepenen afwijkingen op de prijs kan toestaan "omwille van opportuniteitsredenen op basis van een gemotiveerde beslissing" (artikel 12)
Voor de uitgaven die buiten een bestek vallen, werd in toepassing van artikel 26§1, 1° a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten gebruikgemaakt van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 105, 2° van Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgelegd bedrag van 85.000 EUR, exclusief btw.
Het college keurt goed dat de deelnemers aan het halfjaarlijks congres van de Association Internationale des Jeunes Avocats (AIJA) ontvangen worden in het Red Star Line Museum op woensdag 27 mei 2015 om 19.00 uur.
Het college keurt goed dat de schepen voor onderwijs en rechtszaken wordt afgevaardigd.