Het college nam in zitting van 16 januari 2015 (jaarnummer 305) kennis van de aanvraag van UNIFAC, Universitaire Faculteiten Sint Ignatius Antwerpen om de eerste beiaardcantus te organiseren op de Groenplaats op donderdag 23 april 2015.
In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan de dienst ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen/evenementen om een gedetailleerd voorstel uit te werken.
Vijf studentenverenigingen plannen om een gemeenschappelijke beiaardcantus te organiseren op de Groenplaats. Men kiest voor deze locatie omwille van de nabijheid van de kathedraal en de beiaard. Er zullen maximum 2.000 studenten deelnemen. Men dient op voorhand een ticket te kopen. De inkomsten worden gebruikt voor de organisatie. Het evenement heeft geen commercieel doeleinde. Omdat de cantus enkel toegankelijk is voor studenten met een ticket, wordt het evenement volledig afgebakend met nadars en begeleid door security.
De opbouw start op 23 april 2015 om 06.00 uur en de afbraak zal afgerond zijn om 02.00 uur op vrijdag 24 april 2015.
Het programma op 23 april 2015 is als volgt ;
| UUR | ACTIVITEIT |
| 06.00 uur | start opbouw |
| 16.00 uur | einde opbouw |
| 17.00 uur | ontvangst studenten |
| 18.00 uur | start gezangen en beiaard |
| 21.45 uur | einde gezangen |
| 22.00 uur | start afbraak |
| 02.00 uur | einde afbraak (24 april 2015) |
De organisatie dient voor dit evenement geen retributie te betalen en kan gebruik maken van logistieke ondersteuning, aangezien het evenement uitgaat van een studentenvereniging.
De dienst ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen/evenementen geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het evenement richt zich tot de Antwerpse studenten, en zet daarmee Antwerpen als bruisende studentenstad op de kaart.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 16 december 2013 (jaarnummer 673) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het Antwerps Studentenoverleg geeft een positief advies aan deze evenementenaanvraag en is verheugd dat ook in Antwerpen de studentenpopulatie op deze manier positief in beeld kan treden en op een leuke, studentikoze manier in contact kan komen met de andere stadsbewoners. Evenementen zoals deze zetten Antwerpen als studentenstad mee op de kaart en zorgen tegelijk voor een inclusieve benadering van de relatie studenten/bewoners. Het studentenoverleg keurt dit initiatief dan ook niet alleen goed, maar wil het ten sterkste aanmoedigen.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed;
• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…).
Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
in de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt:
6,45 euro voor 240 liter en 26,28 euro voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 6,45 euro of 26,28 euro aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf stads en buurtonderhoud.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door het college van de Stad Antwerpen.
Het evenement “Beiaardfestijn Antwerpen” kan gunstig geadviseerd worden mits aan volgende voorwaarden wordt voldaan:
Verder dient de organisator rekening te houden met de opmerkingen van het AGEV veiligheidsoverleg op 24 februari 2015.
De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de
aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen
en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement
werd gevoegd.
De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd
gevoegd, strikt na te leven.
standaardvoorwaarden hier te raadplegen:
- Het maximum aantal toegelaten personen bedraagt 2000 personen.
- Ter hoogte van de herentoiletten (zone EHBO) dient een bijkomende nooduitgang
voorzien te worden.
- Toezicht en begeleiding van stewards wordt voorzien ter hoogte van de in-en
uitgang en de nooduitgangen.
- De zone met de bollen (luiken van de ondergrondse parking) dient ten allen tijde
vrij te blijven opdat evacuatie uit de ondergrondse parking mogelijk is.
Het college keurt de effectieve organisatie van de beiaardcantus, zoals hierboven beschreven, op donderdag 23 april 2015 op de Groenplaats goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/BOF |
om de gevraagde logistieke ondersteuning te voorzien volgens order B500954 |
| SB/SR/BIT |
om in te staan voor het gratis leveren, ophalen en ledigen van de gevraagde containers en het opkuisen van de locatie. |