2015_CBS_02844 - Huisvesting - districts- en loketwerking. Lange Gasthuisstraat 21, districtshuis Antwerpen. Mechelsesteenweg 216, zaal Harmonie. Mozartstraat 7, conciërgewoning Harmonie - Verhuis van dienstverlening - Goedkeuring

Zoals opgelegd door artikel 26, §1, 2°, a van de wet van 15 juni 2006 beperkt deze opdracht voor aanvullende werken zich tot een bedrag niet hoger dan 50% van het bedrag van de hoofdopdracht. Hiertoe onderstaand overzicht ter verduidelijking (bedragen inclusief 21% btw, exclusief herzieningen):

Basisopdracht

• het geraamde ereloon bij gunning van de oorspronkelijke opdracht (collegebesluit daterende van 9 juli 2010, jaarnummer 8459), omvattende zowel de herbestemming van zaal Harmonie als de integratie van het ontwerp in zijn omgeving door heraanleg van park Harmonie, bedroeg 466.400,00 EUR, inclusief 21% btw;
• bij een verdere uitwerking van het ontwerp voor zaal Harmonie en Oranjerie, blijkt op basis van de uitgevoerde vooronderzoeken en bevindingen vastgesteld na de sloopwerkzaamheden, de ambitie van de opdrachtgever om beroep te doen op een restauratiepremie en de daaraan gekoppelde afwerkingseisen opgelegd door de subsidiërende overheid (collegebesluit daterende van 24 februari 2012, jaarnummer 1912), dat een bijstelling van het benodigde bouwbudget noodzakelijk is (collegebesluit 15 maart 2013, jaarnummer 2452). Bovenstaande resulteert in een budgettoename voor de restauratiewerkzaamheden aan zaal Harmonie en Oranjerie (goedkeuring bestekken gemeenteraadsbesluit daterende van 16 september 2014, jaarnummer 639). Rekening houdende met de eerdere verruiming van het ereloon ten behoeve van de restauratie van de Oranjerie, kan in gevolge de verdere uitwerking van het dossier en het voortschrijdend inzicht de netto toename van het daaraan gekoppelde ereloon begroot worden op 363.948,92 EUR, inclusief btw.
• omwille van een verdere uitwerking van het programma van eisen werd de oorspronkelijke opdracht voor de heraanleg van het park verder gespecifieerd. Dit leidde tot de opmaak van een addendum (collegebesluit 11 mei 2012, jaarnummer 4762), waarin het ereloon voor de restauratie van monument Peter Benoit, gelegen in park Harmonie, bijkomend vastgelegd werd om de werken eigen aan de basisopdracht te honoreren. Het ereloon werd geraamd op 60.000,00 EUR, inclusief 21% btw.

Aanvullende diensten

• in het kader van gewenste uniformiteit met het ontwerp voor het ensemble van bestaande gebouwen binnen project Harmonie en de onlosmakelijke verbondenheid van de Oranjerie als bijgebouw bij de zaal, werd via addendum de initiële opdracht van het studiebureau uitgebreid als een aanvullende dienst met de studie voor restauratie en herbestemming van de Oranjerie. Het ereloon voor deze studie werd geraamd op 75.467,70 EUR, inclusief btw;
• met het oog op een opmeting van het interieur van de zaal en een beperkt materiaaltechnisch onderzoek voor het exterieur van de Oranjerie, werd een aanvullende dienst toegekend ten bedrage van 9.848,92 EUR, inclusief btw;
• het ereloon voor de aanvullende dienst, die het onderwerp uitmaakt van de opdracht in functie van de herbestemming tot districtshuis, omvattende het onderzoek van het PVE (fase 1), het inventarisatieonderzoek met het oog op een herwerking van het bestek (fase 2), de studieopdracht voor de conciërgewoning en de inrichting met vast en los meubilair (fase 3) kan bepaald worden op basis van de ereloonberekening opgenomen in het addendum en bedraagt 162.515,34 EUR, inclusief btw.

Gelet op bovenstaande kan het ereloon voor de basisopdracht, rekening houdende met de bijstellingen eigen aan de initiële opdracht, bepaald worden op 890.348,92 EUR, inclusief btw. Het ereloon ingevolge aanvullende diensten bedraagt 247.831,96 EUR, inclusief btw en verhoudt zich als 27,84 % ten opzichte van de basisopdracht.

De uitgave voor de betaling van het ereloon zal verrekend worden op het investeringsbudget. Onderstaand overzicht van de budgetspreiding over de meerjarenbegroting (bedragen inclusief btw):

Opmerking: bovenstaand overzicht betreft enkel de erelonen ten gevolge van de uitbreiding van opdracht die het onderwerp vormt van dit collegepunt en is derhalve exclusief de erelonen verbonden aan het restauratiedossier voor zaal en oranjerie, de werkzaamheden voor heraanleg van het park of de restauratie van monument Peter Benoit.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3,1° bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels dient uit te voeren.

Artikel 57 §3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Met het gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2007, jaarnummer 1521, besliste de gemeenteraad in toepassing van artikel 43 § 2,10° van dit Gemeentedecreet welke opdrachten voor werken, leveringen en diensten kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

De gemeenteraad keurde in zitting van 29 januari 2013 met jaarnummer 35 het bestuursakkoord 2013-2018 goed. Overeenkomstig artikel 322 zal zaal Harmonie herbestemd worden.
In de zoektocht naar een nieuwe bestemming werd gekozen om de huisvesting van de districtswerking van het district Antwerpen naar voren te schuiven. Er werd onderzocht in welke mate deze herbestemming ingebed kon worden in de lopende opdracht aan het studiebureau voor de herbestemming van zaal Harmonie.

Verhuis dienstverlening districtshuis Antwerpen naar zaal Harmonie

Het districtshuis van Antwerpen is momenteel gehuisvest in de Lange Gasthuisstraat 21. Naast verschillende bouwkundige gebreken (met bijhorende noodzakelijke investeringen) heeft het gebouw ook ruimtelijke tekortkomingen zoals het ontbreken van voldoende daglicht in de lokettenzaal.  

Rekening houdende met deze beperkingen en het valorisatiepotentieel van het gebouw op deze locatie adviseert de bedrijfseenheid stadsbeheer een beslissing te nemen over de toekomst van dit gebouw zodat noodzakelijke investeringen hierop kunnen worden afgestemd.

Om de Lange Gasthuisstraat 21 te kunnen verlaten en valoriseren is een geschikte nieuwe huisvesting noodzakelijk. In het kader van bovenstaande huisvestingsvraag is een haalbaarheidsonderzoek gevoerd door bedrijfseenheid stadsbeheer om te onderzoeken in welke mate zaal Harmonie in aanmerking komt voor deze bestemming.

Een districtshuis is een dienstverlenende functie wat de openstelling van zaal Harmonie voor een breed publiek garandeert. Bovendien zal de opwaardering van het gebouw met een volwaardige invulling alsook de sociale controle door het actieve gebruik zorgen voor een veiligere doorsteek en een minimalisering van het onveiligheidsgevoel in het omliggende Harmoniepark.

Herijking programma van eisen (PVE) voor herbestemming zaal Harmonie

Na de opmaak van een haalbaarheidsstudie en een verdere definiëring van het programma van eisen, wordt via Open Oproep de studieopdracht opgestart tot restauratie en herbestemming van zaal Harmonie en haar integratie in park Harmonie.

Door het unieke karakter van de opdracht is de samenstelling van een duidelijk afgebakend PVE voor de herbestemming van zaal Harmonie een voortdurend proces van verfijning en bijstelling. Dit laat toe de onduidelijkheden uit te klaren en deze te verwerken tot het definitieve aanbestedingsdossier.

De definiëring van het PVE voor de herbestemming van zaal Harmonie louter op basis van de karakteristieke voorwaarden en beperkingen van het gebouw in zijn hoedanigheid als bouwkundig erfgoed is bijzonder subjectief: na een grondige restauratie van binnen- en buitenschil van dit bijzondere gebouw is er een waaier aan mogelijkheden die voor alle betrokken partijen aanvaardbaar zijn en binnen een financieel duurzaam kader gerealiseerd kunnen worden zonder daarbij de eigenheid van het gebouw aan te tasten.

Opname conciërgewoning (Mozartstraat 7 – Antwerpen) binnen project Harmonie

De voormalige conciërgewoning bij zaal Harmonie (Mozartstraat 7) wordt niet langer bewoond. Bij aanvang van de studieopdracht voor restauratie en herbestemming van zaal Harmonie als onderdeel van het totaalproject is niet voorzien in de functie van een conciërge, waardoor dit bijgebouw momenteel leeg staat. Via de achterbouw van dit pand (voordien dienst doende als vestiaire) staat de conciërgewoning fysiek in rechtstreekse verbinding met zaal Harmonie. Het pand is stadspatrimonium.

Ontwerpopdracht herbestemming zaal Harmonie

Het ontwerp voor zaal Harmonie wordt bewust gekarakteriseerd door een hoge mate aan polyvalentie. Bovendien wordt in het bestek de losse uitrusting en scenografie die het uiteindelijke gebruik van de zaal zal definiëren, niet inbegrepen om zo de flexibiliteit naar latere herbestemming te kunnen bewaren. In functie van de premie-aanvraag werd het restauratiedossier ingediend bij de hogere overheid.

Opname conciërgewoning (Mozartstraat 7 - Antwerpen) binnen project Harmonie

Een invulling van het gebouw met een deel van het programma voor de toekomstige districts- of loketwerking is verenigbaar met de stedenbouwkundige voorschriften.

Om ruimte te bieden voor de verschillende functies, zowel naar nuttige gebruiksoppervlakte als functionele organisatie van het opgestelde programma is het aangewezen de voormalige conciërgewoning aan de Mozartstraat, die aan de achterzijde aansluit op zaal Harmonie, toe te voegen aan het project en verder te onderzoeken of een integratie binnen het ontwerp voor de herbestemming tot districtshuis een meerwaarde kan betekenen.

Projectdefinitie herbestemming zaal Harmonie tot districtshuis Antwerpen 

Door een bijsturing van de visie op het toekomstige gebruik dient onderzocht te worden in welke mate zaal Harmonie binnen haar huidige opzet dienst kan doen als districtshuis, bestaande uit ruimtes voor de politieke werking in combinatie met loketwerking en districtswerking. Een verdere uitwerking van het door de bedrijfseenheid stadsbeheer uitgevoerde haalbaarheidsonderzoek is aangewezen om het ruimteaanbod van zaal Harmonie af te stemmen op de ruimtevraag voor het districtshuis Antwerpen.

Voor een concretisering van bovengenoemde visie omtrent de huisvesting van de dienstverlening voor districts- en loketwerking binnen zaal Harmonie werd door bedrijfseenheid stadsbeheer in overleg met de toekomstige gebruiker een projectdefinitie opgesteld.

Studieopdracht herbestemming tot districtshuis

Op basis van bovengenoemde projectdefinitie kan een studieopdracht opgestart worden, waarin een gebruik als districtshuis ten opzichte de oorspronkelijke polyvalente invulling verder uitgewerkt wordt. In overleg met het aangestelde studiebureau Atelier Kempe Thill wordt een plan van aanpak uitgewerkt in 3 fases:

fase 1: verfijning programma van eisen

fase 2: onderzoek impact functiewijziging

fase 3: uitwerking dossier invulling zaal Harmonie met functie districtshuis

Berekening honoraria - studieopdracht

De honoraria van de studieopdracht worden berekend conform de bepalingen uit de overeenkomst, aangevuld met bijkomende contractuele afspraken. De betalingsmodaliteiten van deze aanvullende dienst worden opgenomen in een addendum (in bijlage bij dit besluit), goed te keuren door beide partijen.

Studieopdracht – uitvoeringstermijnen

Voor de uitvoering van fase 1 en 2 van de studieopdracht wordt een uitvoeringstermijn vooropgesteld van 80 werkdagen.

Voor de uitvoering van fase 3 worden de termijnen zoals opgenomen in de basisovereenkomst gehanteerd, respectievelijk van toepassing op de projectfases aanvraag stedenbouwkundige vergunning en opmaak restauratie- en uitvoeringsdossier.

Aansluitend wordt de studieopdracht voor het volledige dossier tot herbestemming van zaal Harmonie verdergezet met het nazicht van de offertes bij aanbesteding, de controle op de werken en de opmaak van de eindafrekening met een naleving van de termijnen in het bijzonder en andere bepalingen in het algemeen zoals gestipuleerd in de overeenkomst.

Planning

In grote lijnen kunnen volgende mijlpalen onderscheiden worden met hun bijhorende (richt)data:

(*) De aanstelling van een ontwerper voor de uitvoering van de studieopdracht met het oog op een bijsturing van het huidige herbestemmingsbestek voor zaal Harmonie tot districtshuis, maakt het onderwerp uit van een afzonderlijke beleidsbeslissing.

(**) Bovenstaande planning is sterk afhankelijk van de behandelingstermijn door agentschap Onroerend Erfgoed voor de aanvraag van de restauratiepremie van dit dossier. In bovenstaande planning werd een doorlooptijd voor toekenning van 1,5 jaar aangenomen: over- of onderschrijding van deze aanname vertaalt zich rechtstreeks in de daaropvolgende mijlpalen binnen de planning.

In toepassing van artikel 26, §1, 2°, a van de wet van 15 juni 2006 zal deze opdracht voor aanvullende diensten gegund worden aan de oorspronkelijke opdrachtnemer volgens de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Er wordt immers voldaan aan de in dat artikel bepaalde voorwaarden. Het bedrag van de aanvullende diensten ligt niet hoger dan 50% van het bedrag van de hoofdopdracht, de werken zijn noodzakelijk geworden ingevolge onvoorziene omstandigheden en kunnen technisch of economisch niet van de hoofdopdracht worden gescheiden zonder ernstig bezwaar.