2015_CBS_02756 - Onderwijsbeleid - Eenmalig gratis terbeschikkingstelling van Meld Je Aan Applicatie aan stad Leuven als proefproject met beperkte duur - Goedkeuring

De stad Antwerpen ondersteunt sinds 2008 het Lokaal Overleg Platform (LOP) Basisonderwijs Antwerpen in het organiseren van inschrijvingen in het basisonderwijs. Die ondersteuning betreft financiering, organisatie en ontwikkeling van systemen en communicatie. Doelstelling van de stad Antwerpen is om alle kinderen in Antwerpen gelijke kansen op inschrijven in de school van hun keuze te geven. Onrechtstreeks werkt het centraal aanmeldingsregister 'MeldJeAan' ook de wachtrijen voor scholen weg en stimuleert het ouders om in de buurt van waar ze wonen een school te kiezen.

Sinds januari 2010 hanteert het onderwijs in Antwerpen een elektronisch systeem of centraal aanmeldingsregister (CAR) om leerlingen aan te melden, alvorens in te schrijven in het kleuter- en lager onderwijs.  

Op 25 november 2011, met aanvullingen in mei 2012, stemde het Vlaamse parlement een nieuw decreet betreffende inschrijvingsrecht basisonderwijs. Dit decreet verschilt in een aantal fundamentele punten van de voorafgaande regelgeving voor wat betreft de te hanteren regels voor aanmelden, voorrangsgroepen en het sorteren van kinderen voor de beschikbare plaatsen in het basisonderwijs. Dit nieuwe decreet heeft het LOP en de stad Antwerpen in juni 2012 doen besluiten dat een nieuw elektronisch systeem moest worden ontwikkeld.

Het elektronisch systeem achter CAR4 (MeldJeAan), voor het schooljaar 2012-2013 werd volledig opnieuw opgebouwd. Antwerpen en Gent werkten daarvoor samen en ontwikkelden een generiek systeem dat mogelijk ook door andere steden en gemeenten kan worden gebruikt in de toekomst. De financiering en personeelsinzet in de realisatie werd door beide steden samen gedragen. Ook werd gedurende het ontwikkelingsproces een beroep gedaan op de diensten van Digipolis Antwerpen en Digipolis Gent voor de coördinatie en ondersteuning van dit proces.

Hiervoor werd een opdracht gelanceerd die via een openbare aanbesteding uiteindelijk werd toegewezen aan softwarebedrijf The Reference. Met dit bedrijf werd uiteindelijk een stabiele applicatie ontwikkeld die mogelijks ook in andere regio’s kan gebruikt worden.

De ontwikkeling van de applicatie gebeurde met gelden van zowel Antwerpen als Gent waardoor de applicatie eigendom is van beide steden. In het totaal werd er € 439.000,00 geïnvesteerd door beide steden die elk een gelijk aandeel in de ontwikkeling hadden. Bovendien zetten Digipolis en het onderwijsbeleid van de stad personeelsleden in gedurende de hele ontwikkelingsfase van de softwaretoepassing alsook voor de technische analyse achteraf.

In oktober 2014 kreeg stad Antwerpen een brief van de stad Leuven waaruit een weloverwogen interesse bleek voor het aanmeldsysteem van Antwerpen en Gent. De vraag werd gesteld om de modaliteiten te kennen 

Na de aanmeldingsprocedure van 2013 kreeg de stad Gent van enkele randgemeenten de vraag om gebruik te mogen maken van de MeldJeAan-applicatie. Met het vooruitzicht van een stabiele applicatie in het voorjaar 2014 werden in april 2014 gesprekken met de stad Gent opgestart over de wenselijkheid en haalbaarheid van het vermarkten van de applicatie. Mede in het licht van een nieuw inschrijvingsdecreet onderwijs, werd een nota opgesteld waarin de visie van beide steden op de toekomst van de MJA-applicatie wordt toegelicht. Deze nota werd aan de nieuwe minister van onderwijs bezorgd met de vraag rekening te houden met de werkwijze in Antwerpen en Gent bij de opmaak van een nieuwe inschrijvingsdecreet. Uit de bekommernissen en aanbevelingen blijkt duidelijk de wens van beide steden om met de applicatie te blijven werken. Het nieuwe inschrijvingsdecreet zal mee bepalen hoe Antwerpen en Gent zullen evolueren met de applicatie. Het is echter duidelijk dat indien andere steden een beroep wensen te doen op  de MJA-applicatie, het de meest logisch optie is dat de Vlaamse overheid de software overneemt. Te meer omdat dit heel wat nieuwe opportuniteiten biedt, voorbeeld de koppeling met andere onderwijsdatabanken zoals het registratiesysteem Discimus.

De vraag van Leuven om de modaliteiten te kennen om met de MJA-applicatie te werken, onderstreept de noodzaak van steden van een zekere grootte, en dito complexiteit, om te beschikken over een efficiënt  verdeelsysteem. Immers, voor steden vanaf een zekere omvang, is een transparant systeem dat plaatsen op een eerlijke manier verdeelt, een absolute noodzaak.

Het feit dat Leuven na een eerste verkennend onderzoek bij Antwerpen en Gent uitkomt, geeft aan dat de MeldJeAan-applicatie stilaan bekendheid verwerft als good practice.

Ingaan op de vraag van de stad Leuven zet onze vraag aan de minister kracht bij, omdat ze het belang, het toepassingsgebied en het voortbestaan van de MeldJeAan-applicatie onderstreept:

• de noodzaak van steden om met een systeem te werken;
• het is een zinvolle applicatie voor steden die op een transparante manier plaatsen willen verdelen, des te meer in gemeenten met een toenemende capaciteitsdruk (wat volgens de laatste Vlaamse demografische projecties nog zal toenemen);
• dat de applicatie overgedragen kan worden naar andere steden;
• dat andere steden het warm water niet hoeven uit te vinden, dus een besparingsmaatregel op Vlaams niveau;
• het biedt de kans op een uniforme (Vlaamse) aanpak in de centrumsteden, of gemeenten met een capaciteitsdruk.

Om die redenen ligt het voor de hand om de MeldJeAan-applicatie ter beschikking te stellen aan de stad Leuven voor de organisatie van een aanmeldprocedure voor het schooljaar 2016-2017. 

Er wordt vertrokken van volgende principes:

Eenmalig proefproject

• De applicatie wordt als experiment voor een periode van 18 maanden (voorbereiding, uitvoering en rapportage) MJA ter beschikking gesteld.

Geen ondersteuning

• Het gaat enkel over het gebruik van de huidige applicatie, dus geen andere dienstverlening. De applicatie is configureerbaar. Zaken die buiten de configuratie vallen kunnen we niet aanbieden.
• Er wordt geen ondersteuning door Digipolis voorzien.
• De stad treedt niet op als Helpdesk.
• Aan Leuven wordt aangeboden mee te lopen in de huidige ‘run MJA’ om zodoende kennis op te bouwen. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Gratis wat de stad betreft 

• Voor de hosting/support in Azure geven Antwerpen en Gent de uitdrukkelijke toestemming aan de leverancier voor een ‘eenmalige vermarkting’ van de software en wel onder strikte voorwaarden (op te maken in een overeenkomst): termijn = 18 maanden. Leuven zal hiervoor wel zelf een bestek moeten uitschrijven. We schatten de kosten voor Leuven op circa € 21.000,00 te betalen aan de leverancier.
• Gezien de manier waarop de applicatie in de markt is gezet is het op dit moment niet mogelijk om ze als stad/steden te vermarkten.

Het LOP-basisonderwijs Antwerpen is sinds het decreet betreffende het inschrijvingsrecht basisonderwijs van 25 november 2011 verplicht een vorm van aanmelden te organiseren voor het inschrijven van nieuwe leerlingen.

Stad Antwerpen is bovendien, via AG Stedelijk Onderwijs, inrichtende macht en dus ook op die wijze, gebonden aan het organiseren van de verplichte aanmelding, alvorens leerlingen in te schrijven.

Volgens het genoemde decreet mag de lokale overheid het LOP hierin ondersteunen. De stad Antwerpen ondersteunt het LOP in deze opdracht, waardoor Antwerpen voor haar burgers meer gelijkheid bij het inschrijven in het onderwijs in de stad kan realiseren.