Besluit

2015_CBS_02816 - Organisatie - Warm Open Air - 9 mei 2015 - Sloepenweg - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen

vr 03/04/2015 - 09:00 Collegezaal, stadhuis

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Philip Heylen, schepen; Ludo Van Campenhout, schepen; Claude Marinower, schepen; Marc Van Peel, schepen; Rob Van de Velde, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Fons Duchateau, schepen; Roel Verhaert, stadssecretaris

Afwezig

Serge Muyters, korpschef

Secretaris

Roel Verhaert, stadssecretaris

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester

Motivering

Gekoppelde besluiten

Algemene financiële opmerkingen

De organisatie neemt 1.800m² (40m op 45m) van het terrein in en dit voor 3 dagen. Hiervoor zal er een retributie van 4.200,00 euro aangerekend worden.

Aanleiding en context

Het college nam in zitting van 6 maart 2015 (jaarnummer 2015 (01847) kennis van de aanvraag van de vzw De Fabriek, Lange Koepoortstraat 37 te Antwerpen om Warm Open Air te organiseren aan de Sloepenweg op zaterdag 9 mei 2015. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan de dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film om een gedetailleerd voorstel uit te werken.

Warm Open Air is een nieuw concept dat gestart is door 2 broers uit het Antwerpse. Momenteel gaat dit evenement om de 2 maanden door in de Club Petrol. Dit event laat house artiesten over heel de wereld komen naast jonge talenten uit Antwerpen en vanuit heel België. Vzw De Fabriek organiseert in de zomer vooral outdoor producties. De organisatie wil het evenement heel decoratief en speels aanpakken met 1 of 2 internationale artiesten naast verschillende jonge talenten. Zij hopen een 1.000 personen te mogen ontvangen. De bedoeling is gezelligheid brengen met daarnaast kwalitatief verzorgde muziek.

Het festival gaat door op de terreinen aan de Sloepenweg, in de bocht van de Schelde. Het terrein aan de overkant van de Sloepenweg zal gebruikt worden als parking voor de bezoekers. Dit terrein is eigendom van het Gemeentelijk Havenbedrijf. Voor het gebruik van dit terrein werden dan ook afspraken gemaakt met het Gemeentelijk Havenbedrijf. Het festival start op zaterdag 9 mei 2015 om 13.00 uur en eindigt om middernacht.

Er wordt opgebouwd vanaf vrijdag 8 mei 2015 en op zondag 10 mei 2015 wordt er verder afgebouwd en is 's avonds het terrein terug beschikbaar.

Gezien het commercieel karakter dient de organisatie retributie te betalen en kunnen zij geen gebruik maken van logistieke ondersteuning.

Argumentatie

De dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen.

Juridische grond

Op 19 november 2013 (jaarnummer 673) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Adviezen

stadsbeheer/stadsreiniging/bijzondere interventies Gunstig advies

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de

locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.

Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:

• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;

• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;

• alle eventuele schade wordt vergoed.

• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…)

Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden.

In de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.

De retributie per geleverde container bedraagt 6,45 euro voor 240 liter en 26,28 euro voor 1.100 liter inhoud.

Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 6,45 euro of 26,28 euro aan per geledigde container.

U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf stadsbeheer.

Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.

Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel.

Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.

De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.

Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de stad Antwerpen.

Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen Gunstig onder voorwaarden

Het directiecomité beslist om een toelating te verlenen aan de organisatie Warm voor het inrichten van het volledige haventerrein (8.500m²) aan de Sloepenweg als parking op 9 mei 2015 tijdens het event “Warm Open Air”, mits aanrekening van een vergoeding en tegen de opgelegde voorwaarden. Deze voorwaarden werden met de organisatie besproken en ondertekend door de organisator.

milieuvergunningen Gunstig onder voorwaarden

De muziekactiviteiten worden toegestaan op 9 mei 2015 van 13.00 uur tot 24.00 uur.
Het maximale geluidsniveau afkomstig van de elektronisch versterkte muziek mag 95 dB(A) LAeq, 15min niet overschrijden. Als het geproduceerde maximale geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax, slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers. De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid.
Op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq, 15min, ofwel LAmax, slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:

de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2 meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden;
de meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.

Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.

Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
Het maximumgeluidsniveau dat wordt waargenomen aan de zuidzijde van de brug van de Kattendijksluis mag niet hoger zijn dan 80 dB(A) en 90 dB(C).
De organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (melding.milieutoezicht@stad.antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be).
De organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen.
Het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).

AG Vespa Gunstig advies

Lokale politie/openbare orde/evenementen Gunstig onder voorwaarden

Concrete maatregelen te nemen door de organisatie:

1. De organisator beschikt over een gedetailleerd veiligheidsplan (incluis plattegronden) met inachtneming van alle geldende regels.

2. De evenementenzone dient middels verankerde nadarhekken gescheiden te worden van de openbare weg. Op plaatsen waar deelnemers in het water terecht kunnen komen, voorziet de organisator eveneens de nodige fysieke afsluitingen.

3. De Sloepenweg blijft permanent beschikbaar voor het wegverkeer in beide richtingen:

- wij adviseren een snelheidsbeperking van 50 Km per uur langsheen de Sloepenweg en dit in beide richtingen.

4. Parkeergelegenheid voertuigen:

- de organisator voorziet in voldoende parkeergelegenheid in de onmiddellijke omgeving, hij legt hiervoor de noodzakelijke contacten met de omliggende bedrijven/diensten of bevoegde overheden;

- de organisator voorziet in eenduidige bewegwijzering naar het evenement alsook naar parkeergelegenheden op –en rond alle invalswegen van de evenementsite.

5. Parkeergelegenheid fietsers:

- een parking voorzien voor minimum 300 fietsen;

- de organisator voorziet in eenduidige bewegwijzering naar het evenement;

- de nodige verlichting voorzien op de fietsparking;

- de fietsparking voorzien in de onmiddellijke nabijheid van het evenement, doch niet ter hoogte van de hoofdingang.

6. Algemene veiligheid:

- voorzien van een interne security;

- voorzien in voldoende nooduitgangen en evacuatieplan;

- voorzien van een medische permanentie.

Brandweer preventie Gunstig advies

De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd.

De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd gevoegd, strikt na te leven.

(standaardvoorwaarden te raadplegen op https://www.antwerpen.be/nl/info/brandpreventie-evenementen )

Beleidsdoelstellingen

5 - Bruisende stad

1SBR07 - Evenementen versterken de verschillende troeven van de stad op lokaal, nationaal en internationaal niveau

1SBR0702 - Het faciliteren van evenementen en filmproducties over het ganse grondgebied onderstreept de verschillende troeven van de stad

1SBR070201 - Het is eenvoudig, klantvriendelijk en efficiënt om digitaal evenementen- en filmtoelatingen aan te vragen

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de effectieve organisatie van Warm Open Air, zoals hierboven beschreven, op 9 mei 2015 op het terrein aan de Sloepenweg goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.

Artikel 2

De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:

Omschrijving	Bedrag	Boekingsadres	Bestelbon
inning van retributie voor tijdelijke inname van openbaar domein	4.200,00 EUR	budgetplaats:5318000000 budgetpositie:7006010 functiegebied:1SBR070201A00000 subsidie:SUB_NR fonds:intern begrotingsprogramma: 1SA050719 budgetperiode:1500	nvt