2015_CBS_06165 - Bestek GAC/2015/3136 - Raamovereenkomst voor het uitdenken en ontwikkelen van B2B & B2C communicatiedragers voor Visit Antwerpen. Selectieleidraad en procedure - Goedkeuring

Artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

De stad lanceerde in maart 2015 de nieuwe merkbelofte Antwerpen Atypisch. Deze merkbelofte wordt omgezet in een nieuwe huisstijl voor de communicatie naar bewoners, bezoekers, brains en bedrijven. De toeristische brochures van de volgende jaren dienen volgens deze nieuwe huisstijl opgemaakt te worden.

De kerntaak van Visit Antwerpen is Antwerpen als toeristische bestemming internationaal te positioneren zowel op B2C als B2B vlak. Aangezien de toeristische reissector een sterk concurrentiële sector is, is het van groot belang om out of the box communicatiedragers aan te reiken waardoor Antwerpen zich als toeristische bestemming kan onderscheiden van andere grote benchmarksteden zoals Rotterdam, Kopenhagen, Bilbao, Zurich, Valencia. Beide communicatielijnen spitsen zich voornamelijk toe op digitale communicatiedragers met telkens een beperkt offline aanbod.

B2C
De consumentendoelgroep van Visit Antwerpen is geen homogene groep. De verschillende segmenten worden door een mix van factoren bepaald. Een eerste factor is taal. Visit Antwerpen ontvangt alleen al in het bezoekerscentrum op de Grote Markt ruim 200.000 bezoekers per jaar. Meer dan de helft van de bezoekers komt uit het buitenland met Frankrijk, Nederland en Duitsland als belangrijkste herkomstmarkten. Taal is dus een bepalende factor in het uitwerken van publicaties. De basispublicaties worden dan ook in minimaal 4 talen uitgevoerd (Nederlands, Frans, Duits en Engels).

Daarnaast bewerkt Visit Antwerpen actief twee niche markten waaronder jongeren en holebi’s, waarvoor specifieke communicatieproducten worden uitgewerkt. Ook is er een verschil in aanpak voor de manier van reizen: in groep of individueel. Met de nieuwe externe marketingstrategie werkt Visit Antwerpen een communicatieaanbod uit dat toegespitst is op 4 thema’s: metropool op mensenmaat, creatieve stad, stad aan de stroom en innovatieve kennisstad.

B2B
Ook de business doelgroep is geen homogene groep. Hier onderscheiden we drie groepen: travel trade, meeting en cruises. Onder travel trade wordt de professionele reisindustrie uit binnen- en buitenland verstaan. Concreet gaat het hier over touroperators, reisagenten en busmaatschappijen die Antwerpen in hun aanbod kunnen opnemen. Daarnaast staat Visit Antwerpen in voor het promoten van Antwerpen als meeting stad op vlak van bestemming en meeting faciliteiten. En ten slotte ontwikkelt Visit Antwerpen onder de noemer Antwerp Cruise Port ook een service pakket op maat voor het cruisetoerisme. 

Visit Antwerpen kiest er bewust voor om zowel de consumenten als de business doelgroep samen te brengen in één bestek. Hoewel beide groepen een inhoudelijk andere aanpak vragen, is het belangrijk dat de look en feel van alle communicatiedragers herkenbaar is.

Selectiecriteria

• Een referentielijst van de voornaamste projecten van de voorbije twee jaar. (10 punten)
• Eén project uit deze lijst waarmee zoveel mogelijk aspecten van de know how van de firma aangetoond wordt. (20 punten)
• Een korte presentatie van het bedrijf. (10 punten)
• De gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting tijdens de laatste drie jaar. Het huidige organogram van de uitvoerder. Studie- en beroepskwalificaties. (10 punten)

Looptijd

De looptijd van het contract bedraagt 6 jaar. Gezien de omvang van de opdracht is een looptijd van 4 jaar onvoldoende om alle communicatiedragers tijdig en meermaals te kunnen realiseren. Een contract van 6 jaar geeft het opdrachtgevend bestuur de nodige ruimte om alle communicatiedragers zorgvuldig uit te werken.

Procedure

Voor deze opdracht doen we een beroep op de uitzonderingsprocedure beschreven in artikel 26§2, 3° van de wet van 15 juni 2006. Gezien de aard van de opdracht is het niet mogelijk om bepaalde specificaties op voorhand vast te leggen, zeker niet wat betreft de B2B communicatiedragers. Visit Antwerpen wil de markt verkennen, met extra aandacht voor het digitale B2B luik en bijkomend wil ze inspelen op nieuwe (digitale) trends. Bijgevolg is het niet mogelijk om alle communicatiedragers op voorhand duidelijk te omschrijven. In het kader hiervan wil Visit Antwerpen de nodige ruimte behouden om te onderhandelen met de ontwerpbureaus in kwestie.

In toepassing van artikel 26§2, 3° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking omdat voor zover door de aard van de te verlenen diensten de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen worden vastgesteld om de opdracht bij aanbesteding of offerteaanvraag te plaatsen.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten, dient de dienstverlener van een opdracht voor diensten overeenkomstig de bepalingen van artikelen 67 en 72, zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen.

In toepassing van artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal de stad Antwerpen optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze overheidsopdrachten of raamovereenkomsten met betrekking tot diensten plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten.