Op 16 april 2015 diende Jazz en Muziek vzw, Abrahamstraat 15 te 9000 Gent een aanvraag in om Jazz Middelheim te organiseren in Park Den Brandt van 13 tot en met 16 augustus 2015.
Gedurende 4 dagen kan de muziekliefhebber afzakken naar Park Den Brandt om de grote namen van de jazzwereld aan het werk te zien. Naast internationale bekendheden staan er verschillende Belgische artiesten op het programma. Het festival, waarop alle jazzstromingen aan bod komen, heeft een internationale reputatie verworven. Het richt zich niet alleen tot de echte jazzliefhebbers, maar profileert zich ook als een breed cultureel familiefeest met een gemoedelijke sfeer.
Gespreid over de 4 dagen hoopt Jazz Middelheim 19.000 festivalgangers te verwelkomen in Park Den Brandt. De opbouw gaat van start op 28 juli 2015, de afbraak wordt afgerond op 24 augustus 2015. In deze periode (uitgezonderd de festivaldagen) moet het park altijd toegankelijk blijven voor bezoekers. Omwille van veiligheidsredenen mag de organisator bezoekers wel tijdelijk tegenhouden of omleiden tijdens de opbouw en afbraak.
De 34ste editie van Jazz Middelheim komt opnieuw ruim aan bod op de openbare omroep. Radiozender Klara zendt alle concerten live uit met reportages achter de schermen en vanop de festivalweide met commentaar van kenners en liefhebbers. De unieke locatie van Park Den Brandt komt hierin uitgebreid aan bod net zoals op de website en online kanalen van het festival zelf.
Jazz Middelheim voorziet een shuttledienst van de universiteitsparking naar het festival. De organisatoren vragen om maximum de helft van de publieke parking voor te behouden voor opslagruimte van het festival, een afvalverzamelplaats voor het festival en de inrichting van een veilige stopplaats en keerpunt voor de shuttles. Ter hoogte van de ingang worden parkeerplaatsen voorbehouden voor mindervaliden.
Het is geen evidentie dat een groot vierdaags festival doorgaat in een park. De volledige inplanting en opbouw en afbraak van het festival gebeurt dus in nauw overleg met de groendienst. Zij gaven gunstig advies met zeer specifieke voorwaarden.
Om het publiek duidelijk naar de festivalsite toe te leiden voorziet de organisatie signalisatie. Het gaat om een 150-tal bordjes in totaal. Deze bordjes worden opgehangen op 10 en 11 augustus 2015 en worden verwijderd op 18 en 19 augustus 2015, vlak na het evenement.
De dienst ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen/evenementen geeft gunstig advies voor de organisatie van Jazz Middelheim. Het evenement heeft een internationale uitstraling. Jazz Middelheim is één van de oudste jazzfestivals van het land en heeft een uitstekende reputatie in binnen- en buitenland. Het festival richt zich niet alleen tot de jazzliefhebber, maar weet met zijn gemoedelijke en ongedwongen sfeer ook de harten van families en jongeren te veroveren.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 19 november 2013 (jaarnummer 673) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Logistieke ondersteuning volgens order B503123.
De organisator moet in onderling overleg met betrokken politieafdeling de nodige afspraken maken inzake begeleiding tijdens de opbouw en afbraak, in het bijzoder wanneer de masten van de tenten over de openbare weg getransporteerd worden.
De organisatie staat in voor opkuis van de site – elke ochtend tijdens event en de finale opkuis na laatste dag.
Gunstig voor leveren, ledigen en ophalen van feestcontainers: 60 x 240 l + 6 x 1100 l. De feestcontainers worden door de organisator verzameld op 1 punt dat makkelijk bereikbaar is voor de huisvuilwagen zodat ze elke ochtend gedurende het event makkelijk geledigd kunnen worden.
Extra glascontainers worden geplaatst waar organisatie het glas zelf in deponeert.
Voor het groot afval wordt er een grofvuilcontainer geplaatst die 1 maal wordt gewisseld bij afbraak.
Hieronder de gestelde voorwaarden voor gebruik van de grofvuilcontainer:
- De plaatsing en ophaling van een container kan van maandag tot en met vrijdag gebeuren, met uitzondering van de groencontainer die ook op zaterdag kan geplaatst en opgehaald worden;
- Een container kan vanaf 7.30 uur geplaatst worden. De ophaling gebeurt ten laatse om 14.30 uur;
- Bij plaatsing en ophaling op een afgesloten terrein is de contactpersoon die in het formulier werd opgegeven aanwezig;
- Voor plaatsing op de openbare weg zorgt de aanvrager zelf voor toelating van de lokale politie en plaatsing van de signalisatie. Men voorziet hiervoor ongeveer 30 meter voor het makkelijk plaatsen van de container. Wanneer de chauffeur aankomt en vaststelt dat niet werd voldaan aan bovenstaande voorwaarden, wordt de container niet geplaatst en moet men een nieuwe aanvraag indienen;
- De sorteerregels moeten gevolgld worden. Wanneer men zich hier niet aan houdt, vervalt het recht om in de toekomst nog aanvragen in te dienen;
- Alle verplicht recycleerbare materialen horen niet thuis in deze container;
- De belading mag de zijwanden niet overschrijden. Steenpuin moet 10 cm onder de rand!;
- Om sluikstort te vermijden, dekt men de container af;
- Er mag geen huishoudelijk afval achtergelaten worden in de container.
De muziekactiviteiten worden toegestaan op 13, 14, 15 en 16 augustus 2015, telkens van 14.00 uur tot 24.00 uur;
Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:
Het maximale geluidsniveau mag 95 dB(A) LAeq,15min niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan;
Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;
Op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
1° De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter).
2° De meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon.
3° De meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld.
4° De meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.
Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon;
De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.
Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.
Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:
De organisator dient de standaardvoorwaarden die hij heeft aangeduid op het informatieblad voor de brandweer - advies van de brandweer voor een evenement met openingsdag in 2015, en dat bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd, alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden van de brandweer, strikt na te leven.
Het veiligheidsplan, inclusief grond- en inplantingsplan, moet ten laatste 10 dagen vóór de openingsdag van het evenement worden voorgelegd aan de brandweer ter evaluatie. Op eenvoudige vraag van de hulpdiensten zal de organisator hen meerdere exemplaren van het veiligheidsplan en/of het grond- en inplantingsplan bezorgen, teneinde hen toe te laten zich tijdig en degelijk voor te bereiden.
Extra voorwaarde bij standaardvoorwaarden nr. 1501: plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of publiek toegankelijk terrein:
De 3 toegangswegen tot aan de bruggen over de gracht moeten minimaal 4 meter doorgang bieden voor de voertuigen van de hulpdiensten.
Afwijking op standaardvoorwaarden nr. 1524: grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit of staanplaatsen:
Als de tenten te allen tijde en in alle (weers)omstandigheden over minimaal 50% van de volledige lengte van de wanden open en toegankelijk is, dan is voldaan aan de vereisten met betrekking tot de uitgang van een grote tijdelijke inrichting.
De organisator heeft verklaard op 30 juni 2015 dat de 2 lange kanten van de tent open zijn over een lengte van 65m. De achterkant van de tent is eveneens volledig open.
Bijkomende voorwaarde op standaardvoorwaarden nr. 1524: grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit of staanplaatsen:
De organisator zal de concerttent voorafgaand aan de start van het evenement laten keuren door een erkend en onafhankelijk keuringsorganisme. Een geldig keuringsattest moet te allen tijde voorgelegd kunnen worden.
Men dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
AG VESPA geeft uitsluitend advies in functie van de concessiehouder kasteel Den Brandt.
Alle afspraken die gemaakt werden met de opganisatie en de voorwaarden die de groendienst oplegt werden gebundeld in een aparte nota. Deze werd op 14 juli 2015 gefinaliseerd en door de organisatie voor akkoord verklaard.
Het college keurt de effectieve organisatie van Jazz Middelheim, zoals hierboven beschreven, op 13, 14, 15 en 16 augustus 2015 in Park Den Brandt goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/L/BOF | - Om logistieke ondersteuning te bieden volgens order B503123; - Om twee platte aanhangwagens ter beschikking te stellen van 3 tot en met 18 augustus 2015. |
| SB/SR/BIT |
- Om een grofvuilcontainer te plaatsen op de parking in de Beukenlaan ten behoeve van de afbraak van het evenement; |
| LP/OO/E |
Om parkeervrij te maken van 30 juli 2015 om 07.00 uut to 24 augustus 2015 om 12.00 uur: Om parkeervrij te maken van 12 augustus 2015 om 00.00 uut to 17 augustus 2015 om 24.00 uur: Om verkeersvrij te maken van 30 juli 2015 om 07.00 uur tot 24 augustus 2015 om 12.00 uur: Om politiebegeleiding te voorzien tijdens het overbrengen van zwaar materiaal tussen de parking aan de Beukenlaan en Park Den Brandt tijdens opbouw en afbraak. |