Volgens artikel 43, §2, 6° van het Gemeentedecreet is de gemeenteraad bevoegd voor het goedkeuren van de samenwerkingsovereenkomst zoals vermeld in artikel 247 van het Gemeentedecreet.
De gemeenteraad besliste op 25 februari 2008 (jaarnummer 318) tot de omvorming van de acht bestaande vzw’s financieel beheer van de cultuurcentra tot acht vzw’s lokaal cultuurbeleid.
De huidige samenwerkingsovereenkomst van de vzw's werd goedgekeurd door de gemeenteraad van 25 februari 2008 (jaarnummer 318) en werd afgesloten voor onbepaalde duur.
Op 15 december 2014 (jaarnummer 970) besliste de gemeenteraad tot de oprichting van de eva-vzw lokaal cultuurbeleid district Borgerhout. De rechten en plichten van zowel stad Antwerpen als de nieuwe vzw dienen te worden geconcretiseerd in een samenwerkingsovereenkomst.
Op 26 september 2014 (jaarnummer 9727) keurde het college het groepscharter goed. Dit charter legt de samenwerkingsafspraken binnen de groep stad Antwerpen vast, en dient als toetssteen voor beslissingen die impact hebben op de groepsbrede samenwerking.
Op 6 maart 2015 (jaarnummer 1779) keurde het college een sjabloon van samenwerkingsovereenkomst goed tussen de stad Antwerpen en de eva-vzw's lokaal cultuur/vrijetijdsbeleid van alle districten. Daarbij vroeg het college aan het district om - op basis van dit sjabloon - een ontwerp van samenwerkingsovereenkomst op te maken tussen de stad en de vzw lokaal vrijetijdsbeleid district Borgerhout, rekening houdend met de specifieke kenmerken van de werking van de eigen vzw, en dit ontwerp voor advies voor te leggen aan de districtsraad.
Op 30 maart 2015 (jaarnummer 41) bracht de districtsraad een positief advies uit over de samenwerkingsovereenkomst.
De samenwerking tussen de stad Antwerpen en de eva-vzw's wordt in de eerste plaats geregeld door het groepscharter. Dat bevat de belangrijkste principes van samenwerking, die identiek zijn voor alle leden van de groep stad Antwerpen.
In aanvulling daarvan wordt een samenwerkingsovereenkomst afgesloten, die een aantal specifieke bepalingen bevat die op de samenwerking tussen de stad Antwerpen en de eva-vzw van toepassing zijn.
De samenwerkingsovereenkomst bepaalt onder andere welke doelstellingen en resultaten moeten worden nagestreefd door de eva-vzw's lokaal cultuur/vrijetijdsbeleid per district en welke middelen de vzw hiervoor krijgt. De samenwerkingsovereenkomst bepaalt onder meer ook hoe de wederzijdse samenwerking dient te verlopen in termen van planning, rapportage, evaluatie, intern controlesysteem,...
De samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten voor de periode van 1 januari 2015 tot en met 30 juni 2019. Deze einddatum is dezelfde als de beheersovereenkomsten met de AG's, waarvoor een decretale bepaling bestaat. De uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst zal binnen de stad opgevolgd worden door de bedrijfsdirecteur van cultuur, sport, jeugd en onderwijs.
Gezien de aard van de vzw's - er is een vzw lokaal cultuur/vrijetijdsbeleid per district - en de samenstelling van de vzw - waarbij de stad vertegenwoordigd wordt door afgevaardigden van de districtsraad - wordt de samenwerkingsovereenkomst aangevuld met de doelstellingen, opdrachten en taken van het district en werd deze voor aanvulling en advies voorgelegd aan de districtsraad. De districtsraad gaf positief advies.
Op 2 april 2015 kwam de raad van bestuur van de vzw lokaal cultuurbeleid district Borgerhout samen en bracht advies uit op het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst.
De raad van bestuur stelt voor om het woord 'beleid' in artikel 4. §3 van de samenwerkingsovereenkomst te vervangen door 'beleidsdoelstellingen'.
De bewuste paragraaf ziet er dan uit als volgt: "De vzw schakelt zich integraal en zonder voorbehoud in in het beleid de beleidsdoelstellingen van stad en district terzake en verbindt zich ertoe om mee te werken aan de realisatie van bovenstaande doelstellingen”
De voorgestelde wijziging wordt niet opgenomen en voor het district Borgerhout wordt dezelfde samenwerkingsovereenkomst gehanteerd als voor de andere districten.
Volgens artikel 247 van het Gemeentedecreet wordt tussen de stad en de eva-vzw een samenwerkingsovereenkomst afgesloten.
De raad van bestuur adviseert gunstig mits aanpassing van artikel 4, §3 dat stelt: “de vzw schakelt zich integraal en zonder voorbehoud in in het beleid van stad en district terzake en verbindt zich ertoe om mee te werken aan de realisatie van bovenstaande doelstellingen”.
De raad van bestuur stelt voor om 'beleid' te vervangen door 'beleidsdoelstellingen' om op die manier toch het onderscheid te blijven maken tussen stad en vzw.
De bewuste paragraaf ziet er dan uit als volgt: "de vzw schakelt zich integraal en zonder voorbehoud in in het beleid de beleidsdoelstellingen van stad en district terzake en verbindt zich ertoe om mee te werken aan de realisatie van bovenstaande doelstellingen”
De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de eva-vzw lokaal cultuurbeleid district Borgerhout goed zonder de voorgestelde wijziging van de raad van bestuur van de vzw, artikel 4 §3 van de samenwerkingsovereenkomst blijft voor alle districten hetzelfde.