2015_CBS_03467 - Foren - Foorplan, communicatie, organisatie, mobiliteitsmaatregelen en officiële opening Sinksenfoor - Goedkeuring

Receptie persconferentie

 De kosten voor de receptie worden geraamd op 90,00 EUR (4,50 EUR x 20 personen):

• 60,00 EUR (3,00 EUR x 20 personen) receptiewijnen besteld bij Bierstekerij Volkswelvaart; 
• 20,00 EUR (1,00 EUR x 20 personen) dranken besteld bij brouwerij De Valk;
• 10,00 EUR (0,50 EUR x 20 personen) fruitsap besteld bij Oxfam.

Via bestelbon 4005120451 wordt voor een bedrag van 10.194,25 EUR de kost voor champagne en via bestelbon 4005120452 een bedrag van 9.689,68 EUR de kost voor schuimwijn bij Qualivino vastgelegd.

Via bestelbon 4005091923 wordt voor een bedrag van 3176,25 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd in 2014. Deze drank wordt momenteel opgebruikt.

Via bestelbon 4005092332 werd voor een bedrag van 3731,20 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd in 2014. Deze drank wordt momenteel opgebruikt.

Via bestelbon 4005120450 werd voor een bedrag van 7560,08 EUR de geraamde jaarkost voor witte en rode wijn bij Bierstekerij Volkswelvaart vastgelegd.

Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap

 Opening nieuwe Sinksenfoor

De kosten voor de receptie worden geraamd op 450,00 EUR (4,50 EUR x 100 personen):

• 300,00 EUR (3,00 EUR x 100 personen) receptiewijnen besteld bij Bierstekerij Volkswelvaart; 
• 100,00 EUR (1,00 EUR x 100 personen) dranken besteld bij brouwerij De Valk;
• 50,00 EUR (0,50 EUR x 100 personen) fruitsap besteld bij Oxfam.

Via bestelbon 4005120451 werd voor een bedrag van 10.194,25 EUR de kost voor champagne en via bestelbon 4005120452 een bedrag van 9.689,68 EUR de kost voor schuimwijn bij Qualivino vastgelegd.

Via bestelbon 4005091923 werd voor een bedrag van 3176,25 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd in 2014. Deze drank wordt momenteel opgebruikt.

Via bestelbon 4005092332 werd voor een bedrag van 3731,20 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd in 2014. Deze drank wordt momenteel opgebruikt.

Via bestelbon 4005120450 werd voor een bedrag van 7560,08 EUR de geraamde jaarkost voor witte en rode wijn bij Bierstekerij Volkswelvaart vastgelegd.

Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.

Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven aan het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.

communicatie

Het totale budget voor deze campagne wordt geraamd op 81.000,00 EUR inclusief btw, waarbij de volgende verdeling voorzien is:

30.000 EUR voor profielonderzoek via gsm provider
Functiegebied: 1SSB050108A00000
Kostenplaats: 5317510000

20.000 EUR aankleding foor + 25.000 EUR online communicatie
Functiegebied: 1SSB050102A00000
Kostenplaats: 5317500000

6.000 EUR werkingsbudget OS/BI/BDR
Functiegebied: 1SLW050402A00000
Kostenplaats: 5311539000

Artikel 2 § 7 van het stedelijk foorreglement (gemeenteraadsbesluit van 2 maart 2015, jaarnummer 130) stelt dat het college het foorplan bepaalt.

Voor de inrichting van de nieuwe Sinksenfoor op Spoor Oost dienen een aantal praktische zaken geregeld te worden:

• nieuw foorplan
  voor het organiseren en het in goede banen leiden van de nieuwe Sinksenfoor is het essentieel een volledig nieuw plan voor de nieuwe locatie op te maken;
• communicatie naar de doelgroep
  om de nieuwe Sinksenfoor op de nieuwe locatie vanaf jaargang één bekend te maken bij een breed publiek is het nodig hierover een ruime communicatiecampagne op te starten;
• mobiliteitsmaatregelen
  om de nieuwe Sinksenfoor met zo weinig mogelijk hinder voor de buurt te laten doorgaan is het noodzakelijk een aantal mobiliteitsmaatregelen te nemen;
• officiële opening op het stadhuis
  een officiële opening van de foor op het stadhuis geeft de nodige publiciteit aan de nieuwe Sinksenfoor;
• persconferentie
  om het grote publiek maximaal te informeren over de praktische zaken is het wenselijk een persconferentie te organiseren.

Foorplan
Omdat de nieuwe Sinksenfoor voor de eerste maal op Spoor Oost wordt georganiseerd, diende de stad een nieuw foorplan op te stellen. Dit plan werd opgemaakt in verschillende stappen en in nauw overleg met de verschillende foorbonden. Het foorplan werd reeds een eerste keer besproken op het overleg van de Adviesgroep over Evenementen Veiligheid (AGEV-overleg) op 13 januari 2015. Een tweede AGEV-overleg over het defintief plan, na de bekendmaking van de vacatures, de juiste aanduidingen van de in- en uitgangen en de exacte nutsleidingen, vond plaats op dinsdag 21 april 2015. De opmerkingen van de brandweer en de lokale politie werden verwerkt in het voorliggende plan. 

Mobiliteit
Om de nieuwe Sinksenfoor op Spoor Oost een vlotte start te geven en zo weinig mogelijk hinder voor de buurt te veroorzaken, is het aangewezen een aantal mobiliteitsmaatregelen te voorzien.

• Fietsenparkings
  Om de klanten van de nieuwe Sinksenfoor zoveel mogelijk te stimuleren om met de fiets te komen tijdens de nieuwe Sinksenfoor worden er tijdelijke stalplaatsen voor 2.500 fietsen geplaatst.
• Autoparkings
  Er worden afspraken gemaakt met de uitbaters van de parkings Slachthuissite, parking Sport en parking Ten Eekhove om tijdens de foorperiode extra parkeerplaatsen te voorzien zodat er voldoende parkeergelegenheid in de buurt van het foorterrein is. Daarenboven neemt de stad ook contact op met de bevoegde diensten van het Vlaams Gewest om Park & Ride parkings in de nabije omgeving van Antwerpen te kunnen gebruiken voor de Sinksenfoor. De mobiliteitsdiensten selecteerden hiervoor de parkings Keizershoek (Schoten), Wommelgem, Capenberg (Boechout), Olympiade, Linkeroever en Melsele. Om een vlotte toeleiding naar de Sinksenfoor te garanderen, zullen op al deze parkings door de dienst bijzonder opdrachten en feestmateriaal infoborden geplaatst worden.
• Communicatie bereikbaarheid
  Voor en tijdens de nieuwe Sinksenfoor neemt de stad Antwerpen in de communicatiecampagne de bereikbaarheidsinformatie op. In deze bereikbaarheidsinformatie wordt vermeld hoe de klanten via de verschillende vervoersmodi op een vlotte manier naar Spoor Oost kunnen komen. Er wordt verder extra aandacht besteed aan de dagen dat de nieuwe Sinksenfoor samenvalt met andere drukke evenementen en er zal in bijkomende, tijdelijke signalisatie voorzien worden waar nodig opdat de Sinksenfoor zo vlot mogelijk zou kunnen verlopen. Bereikbaarheidsfiches worden opgesteld.
• Kiss & ridezone, taxistandplaatsen en parkeerplaatsen voor personen met een handicap
  Er wordt in een kiss & ridezone, taxistandplaatsen en parkeerplaatsen voor personen met een handicap voorzien aan de Noordersingel ter hoogte van de oostelijke ingang van het terrein om de Schijnpoortweg en de Buurtspoorweglei zoveel mogelijk te ontlasten.
• Extra capaciteit De Lijn
  Er wordt aan De Lijn gevraagd of er extra aanbod van openbaar vervoer en latere ritten (vooral tijdens de weekends) kan ingepland worden.
• Voetgangersbrug
  Om de grote voetgangersstroom aan de noordkant van het terrein op te vangen zonder het doorrijdende verkeer op de Schijnpoortweg te veel te hinderen wordt er onderzocht of het mogelijk en haalbaar is een tijdelijke voetgangersbrug aan te leggen. Of eventueel wordt voorzien in andere maatregelen opdat de grote voetgangersstroom het kruisend verkeer niet te veel hindert.

Communicatie
Om de nieuwe Sinksenfoor op Spoor Oost te ondersteunen en bekend te maken bij een groot publiek wenst de stad een ruime communicatiecampagne op te starten.

De bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing stelt daarom het volgende voor:

De algemene campagne gaat uit van de volgende doelstellingen:
Kennis
Ik weet dat de Sinksenfoor dit jaar van 23 mei tot en met 12 juli plaatsvindt op Spoor
Oost en ik weet waar Spoor Oost is en hoe ik er geraak.
Beeld
Ik zie dat de Sinksenfoor dit jaar van 23 mei tot en met 12 juli plaatsvindt op Spoor
Oost.
Mening
Ik vind het goed dat ik dit jaar van 23 mei tot en met 12 juli naar de Sinksenfoor kan
gaan op Spoor Oost.
Gedrag
Ik ga tussen 23 mei en 12 juli naar de Sinksenfoor op Spoor Oost.

Kernboodschap:
Kom van 23 mei tot en met 12 juli naar de Sinksenfoor op Spoor Oost!

Doelgroep:
- de Antwerpenaar (bewoners)
- de buurtbewoners van Spoor Oost (bewoners)

stedelijke communicatiekanalen

• stadsreportage ATV: in de loop van het evenement zal er één reportage worden uitgezonden;
• A-blad: opname in de editie van mei en mogelijk ook in de editie van juni. Mogelijke insteek: actua of UiT-stuk in de editie van mei;
• Antwerpen.be: 3 nieuwsberichten. Mogelijke insteken: een aankondigend nieuwsartikel met mobiliteitsinfo, een artikel dat speciale actiedagen promoot en een fotoreeks;
• Antwerpen.be: detailinformatie op kanaal ‘Spoor Oost’;
• sociale media: 1 facebookbericht en 2 à 3 twitterberichten. Mogelijke insteken: fotoreeks (FB), mobiliteitstweet, tweet over de nieuwe locatie, …

• Abribus (450 via JC Decaux);
• Adshell Street (185 via ClearChannel);
• Canvas (12 via eigen netwerk).

Outdoor in andere netwerken:

• advertenties met lichtkranten in NMBS- en metrostations via Comabel
• affiche A2 via Agrafa

Online:

• advertenties via Facebook

 Bewonerscommunicatie:

• nieuwsbrief voor bewoners onmiddellijke omgeving Spoor Oost

Andere:

• Op de site zelf voorziet stad Antwerpen een grote toegangspoort en 3 torens met banners

• de persconferentie, gevolgd door een kleine ontvangst, te laten doorgaan op donderdag 21 mei 2015 om 10.00 uur in de trouwzaal en Leyszaal van het stadhuis;
• de officiële opening te laten doorgaan in het stadhuis op zaterdag 23 mei 2015 om 13.30 uur. Daar kunnen een toespraak door de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren en personeel en de afgevaardigde(n) van de foornijveraars worden gehouden;
• een uitnodiging voor de opening te zenden naar alle leden van het college, de gemeenteraad, de districtsschepenen voor markten en foren, het districtscollege en de districtsraad van Antwerpen, het districtscollege en de districtsraad van Borgerhout, de schepenen bevoegd voor foren uit andere steden en gemeenten uit grote tournee, de stadsdiensten die bij de exploitatie betrokken zijn en naar de bedrijven die rechtstreeks betrokken zijn bij de nieuwe Sinksenfoor, zowel bij de voorbereiding als bij de exploitatie en de publiciteit;
• de bezoekdag voor de personen met een handicap, ingericht door de exploiterende foornijveraars en met de ondersteuning van de dienst ondernemen en stadsmarketing/bedrijvenloket, te laten doorgaan op dinsdag 9 juni 2015 om 14.30 uur op het foorterrein;
• een 'familiedag', ingericht door de exploiterende foornijveraars, te laten doorgaan op woensdag 10 juni 2015 om 14.00 uur op het foorterrein;
• de "Big Bang",ingericht door de exploiterende foornijveraars, te laten doorgaan op zondag 28 juni 2015;
• een 'kortingzondag', ingericht door de exploiterende foornijveraars, te laten doorgaan op zondag 12 juli 2015.

Oprijden terrein
Om de voorbereidende werkzaamheden op het terrein van Spoor Oost niet te hinderen is het noodzakelijk dat er nog geen foorattracties en geen woonwagens worden geplaatst tijdens de werken. De werken eindigen normaal gezien pas in de week van 4 mei 2015. De bedrijfseenheid samen leven kan pas na de laatste werken starten met het markeren van de standplaatsen zoals op het foorplan vermeld. Bovendien moet het terrein nog uitharden. Daarom is het noodzakelijk dat er geen attracties noch woonwagens oprijden vóór woensdag 13 mei 2015. Een juiste datum zal nog gecommuniceerd worden aan de foorbonden zodra de markeringen van de standplaatsen op het terrein zijn aangebracht.