2015_CBS_03401 - Beheer geïnde gelden - Kasverschillen gemeld in 2014. Ontheffing verantwoordelijkheid stadssecretaris - Kennisneming

Na goedkeuring door de gemeenteraad zullen de kastekorten worden geboekt op budgetpositie 657 en de kasoverschotten op budgetpositie 759.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel beheerder.

Op grond van artikel 100 §3 van het Gemeentedecreet is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.

Artikel 162 §4 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad de voorwaarden bepaalt waaronder personeelsleden van de gemeente kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten.

De bevoegdheid voor de chartale gelden en de kasverrichtingen ligt in het kader van de functiescheiding bij de stadssecretaris. De stadssecretaris delegeerde zijn decretale bevoegdheden inzake financiën aan de bedrijfsdirecteur financiën.

Op 26 mei 2008 (jaarnummer 1066) keurde de gemeenteraad de voorwaarden goed waaronder personeelsleden kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten en gaf de gemeenteraad opdracht aan de stadssecretaris tot het uitwerken van procedures met de modaliteiten voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 4 maart 2009 (jaarnummer 176) nam het managementteam kennis van de procedures voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 17 juli 2009 verscheen de dienstnota "Financiën: procedures voor de inning van geringe dagontvangsten" (D2009.147), die weergeeft welke procedures bij de inning van geringe dagontvangsten nageleefd moeten worden.

Op 28 oktober 2009 (jaarnummer 710) besliste het managementteam om een doelgerichte en doelmatige risicobeheersing na te streven bij de inning van geringe dagontvangsten, en om de nodige stappen te ondernemen opdat deze aangepaste procedures binnen de bedrijfseenheden en districten nageleefd worden.

Op 16 september 2010 besliste de stadssecretaris dat de "kasverschillen" om de drie maanden worden geagendeerd.

Op 20 mei 2014 (jaarnummer 536) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het eerste kwartaal van 2014 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2015.

Op 22 juli 2014 (jaarnummer 757) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het tweede kwartaal van 2014 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2015.

Op 31 maart 2015 (jaarnummer 345) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het derde en vierde kwartaal van 2014 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2015.

Op 22 april 2015 nam het managementteam kennis van de kasverschillen gemeld in 2014.

In het kader van het interne controlesysteem werden procedures voor de inning van geringe dagontvangsten uitgewerkt. Deze procedures beschrijven de aanstelling van geldinners, het beheer van geïnde gelden en de te volgen stappen in geval van kasverschil, diefstal of fraude.

De bijlage "Kasverschillen overzicht 2014" geeft een overzicht van de kasverschillen gemeld in 2014 per bedrijfseenheid/afdeling en per kwartaal.  

In de periode van 1 januari 2014 tot en met 31 december 2014 zijn 955 kasverschillen gemeld, waarvan 416 kastekorten voor een bedrag van -1.315,48 EUR en 539 kasoverschotten voor een bedrag van 751,98 EUR.

De bijlage "Kasverschillen lijst 2014" bevat een lijst met alle individuele kasverschillen.

Er is één kasverschil gemeld in 2014 dat het gevolg was van een vermoeden van diefstal. Voor dit tekort werd een proces verbaal opgemaakt. Het gestolen bedrag werd niet vergoed door de verzekering.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel beheerder.
Op grond van artikel 100 §3 is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.

Het Gemeentedecreet, artikel 162 §2, bepaalt dat de secretaris onder zijn verantwoordelijkheid, na advies van de financieel beheerder, personeelsleden van de gemeente die onder zijn gezag staan, kan belasten met de inning van geringe dagontvangsten.

De omzendbrief ABB 2006/19 van 1 december 2006 definieert geringe dagontvangsten als ontvangsten die onmiddellijk geïnd worden. Men spreekt van een onmiddellijke inning als de inning samenvalt met de vaststelling van het invorderingsrecht (bv. toegangsgeld voor een museum).

Deze omzendbrief stelt bovendien dat de inning van geringe dagontvangsten door personeelsleden het voorwerp moet zijn van een procedure binnen het interne controlesysteem.