2015_RVBAGSO_00030 - 14_820204 Eikenstraaat 8 Renovatiewerken Fablab - budgetverhoging + herstarten aanbestedingsprocedure + delegatie directiecomité voor gunning - Goedkeuring

 In onderstaande tabel een oplijsting van de vershcillende onderdelen van de projectkost (alle bedragen incl. btw)

Het beschikbare goedgekeurd krediet bedraagt € 220.561,69 incl. BTW. De nieuwe projectkost bedraagt € 311.101,93 incl. BTW.

Er wordt dus een budgetverhoging gevraagd van € 90.540,24.

Het beschikbare goedgekeurde krediet wordt gefinancierd door het budget, opgenomen in de meerjarenplanning 2014-2019, categorie HO:

-  hiervan wordt € 125.000 gefinancierd door PAT/VP (€ 100.000 categorie Hedendaags Onderwijs)

   meerjarenplanning 2014 -2019PV SCC 00 HO 506 en € 25.000: Project Eikenstraat)

-  de divisie secundair vult dit budget aan met : € 95.561,69 uit de eigen investeringsmiddelen. De divisie secundair dekt deze

    som mogelijk met subsidies komende van Interreg en Erasmus +.

De budgetverhoging wordt gefinancieerd door PAT/VP

Projectnr. 506

Te verrekenen op

PV SCC 00 HO 506

Visum : positief. Financiën neemt kennis van de meerkosten maar geeft toch positief advies  aangezien uit de wekelijkse rapportering vanuit de masterplantool, opgemaakt door VP, blijkt dat er voldoende budget is om deze meerkosten te kunnen dragen

Gezien de projectkost ≥  € 250.000 + € 52.500 (21% BTW) = € 302.500, heeft de raad van bestuur de beslissingsbevoegdheid.

n.v.t.

Project

Dit project betreft een project in het kader van hedendaags onderwijs

Binnen het kader van het bestuursakkoord van de stad waar het accent gelegd wordt op “techniek” en volgens de ambitienota van het secundair onderwijs waar naast andere aspecten de klemtoon gelegd wordt op de doorstroming tussen basis- en secundair onderwijs werd op 26/05/14 het dossier 11: STEM : STEM-promotie 1 Fablab' goedgekeurd door het directiecomité.

Op 12 januari 2015 heeft het Directiecomité het Projectvoorstel Fablab (infrastructuur PAT/VP) van bovenvermeld project goedgekeurd voor een totale projectkost van € 220.561,69 (incl. btw)

Het projectvoorstel omvat volgende werken:

-          Afbraak van een aantal ruwbouwelementen , buitenschrijnwerk

-          Afbraak van bestaande nutsleidingen

-          Zandstralen van bakstenen wanden en stalen constructie

-          Venissen / fixeren van wanden en stalen constructie

-          behandelen van liggers kelder (stabiliteit)

-          storten van polybeton

-          plaatsen van buitenschrijnwerk, binnenschrijnwerk

-          plaatsen van nieuwe nutsvoorzieningen: elektriciteit,  verlichting, perslucht, water, verwarming, ventilatiesysteem

-          brandtechnische werken: kokers, luiken, deuren, …

-          plaatsen van indelingswanden

 -         meubelel. voor convectoren

Met uitzondering van de  afbraak bestaand buitenschrijnwerk, voorbereidingswerken plaatsen buitenenschrijnwerk, buitenschrijnwerk, beglaasd binnenschrijnwerk en helllingen in plaat staal werden alle overige werken mee opgenomen in het aanbestedingsdossier voor open aanbesteding. De bovengenoemde werken met betrekking op het schrijnwerk werden reeds gegund aan raamcontractant nv J. Leonard, Kalmhoutsesteenweg 197 in Wuustwezel

Zowel het ontwerp- als het aanbestedingsdossier werden intern opgemaakt.

De opdracht is gepubliceerd op 13/02/15.

De opening van de offertes vond plaats op 24/03/15 in de lokalen van AGSO, Lange Gasthuisstraat 15 te 2000 Antwerpen.

Gunning

6 firma’s hebben hebben een offerte ingediend. 

3 offertes werden geweerd, gezien de offertes niet voldeden aan artikel 30 van het KB op Tijdelijke of Mobiele bouwplaatsen

Het administratief, rekenkundig en technisch nazicht uitgevoerd door het architectenbureau en PAT/VP leverde volgende definitieve rangschikking op volgens prijs: 

Rekening houdend met de laagste inschrijvingsprijs van de firma Alpas zou de projectkost na gunning 371.050,76€ bedragen. Dit zou een budgetverhoging van 150.489,07€ betekenen.

Op 30 maart 2015 werd deze budgetverhoging besproken op de werkgroep Patrimonium, waar de opdracht gegeven werd om:

1. te zoeken naar besparingen, weliswaar binnen dezelfde procedure;
2. de werkingsmarge te halveren.

Bijkomend werd gesteld dat alle bijkomende kosten die zich zouden aandienen tijdens de uitvoering, bovenop de werkingsmarge, gefinancierd dienen te worden door de divisie secundair.

Na verder onderzoek binnen de afdeling Vastgoedprojecten en na overleg met de Juridische dienst wordt voorgesteld om na aanpassing van het dossier in functie van besparingen een nieuwe procedure op te starten. De redenen hiervoor zijn de volgende:

• De aannemer heeft recht op een schadevergoeding van 10% op de geschrapte posten
• er kan meer bespaard worden dan 15% van het gunningsbedrag (volgens de Wet op Overheidsopdrachten kan er na gunning immers max. 15% geschrapt worden);

Opmerking: er kan theoretisch tot 15% geschrapt worden, de optelsom van de te schrappen posten komt echter nooit uit op 15% waardoor er zowiezo minder dan 15% geschrapt kan worden;

• gezien het grote prijsverschil tussen gunning en raming, kan overgestapt worden naar een onderhandelingsprocedure met bekendmaking, wat prijsonderhandeling met de verschillende partijen mogelijk maakt;
• op deze manier kan de laagste bieder bij de open aanbesteding opnieuw prijs indienen. Deze diende immers geweerd te worden omwille van het ontbreken van een document in het veiligheids- en gezondheidsplan waardoor de inschrijver niet voldeed aan art 30 van het KB op Tijdelijke en Mobiele bouwplaatsen. Deze prijsofferte bedroeg 17.492,57€ minder dan de 2^de goedkoopste prijsofferte.

De tijd die we verliezen door een nieuwe procedure op te starten, kan beperkt worden tot één maand. Gezien de verwachte prijsdaling is deze termijnoverschrijding verantwoord.

Om de termijnoverschrijding zoveel mogelijk te beperken wordt delegatie gevraagd van de Raad van Bestuur naar het directiecomité voor de gunning.

Er wordt nu echter bijkomend budget gevraagd gebaseerd op de gunningsprijs van de momenteel laagste offerteprijs, verminderd met 15% en met een gehalveerde werkingsmarge.

zie 'aanleiding en context'

In toepassing van het artikel 26, §2, 1°, sub d  van de wet van 15 juni 2006, juncto artikel 105, §2, 1° KB, plaatsing 15 juli 2011, zal de opdracht gegund worden volgens de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking.

n.v.t.