2015_DCEK_00256 - Bestek GAC/2015/3021 - Organiseren van een openingsfeest voor het vernieuwde Kristus-Koningplein te Ekeren. Gunning - Goedkeuring

Nr.

Naam

Motivering

Score

Gunningscriterium nr. 1: Uitgebreid gedetailleerd prijsvoorstel - Beoordeling op 40 punten

1

Concreat bvba

Een volledig uitgewerkt gedetailleerd prijsvoorstel, rekening houdend met het gegeven budget. De aanbestedende overheid kijkt vooral naar de gedetailleerdheid en de nauwkeurigheid van de prijsopgave en de verschillende inhoudelijke aspecten en de prijs-kwaliteitsverhouding. Het voorstel is in detail uitgewerkt met duidelijke opgave van budget en tijdsbesteding.
Er werden geen specifieke overlegmomenten met de werkgroep (district - SB/BOF - brandweer - politie - etc.) budgettair ingepland, maar wel opgenomen in de kostenpost “agency fee / pre-productie”. De zaakvoerder is een gecertificeerd preventieadviseur en heeft ruime ervaring met de materie.
Tijdens de onderhandelingsfase werd de prijs van de drummende bouwvakkers niet alleen verder toegelicht maar ook verlaagd. Er werd tevens een alternatief voorgesteld dat na eventuele gunning verder kan besproken worden. De infrastructuur via de uitleendienst van de stad zal snel aangevraagd worden door het district, er werden geen voorstellen gedaan voor het geval dat het materiaal niet voorradig zou zijn.

30

Gunningscriterium nr. 2: Creatief concept en uitwerking - Beoordeling op 60 punten

1

Concreat bvba

De aanbestedende overheid houdt rekening met:

• De algemene beleving en betrokkenheid van de Ekerenaar en de lokale middenstand:
  De betrokkenheid van de bewoners/klanten was niet genoeg uitgewerkt, vooral het betrekken van de handelaars moest concreter uitgewerkt worden en is een aandachtspunt. Er moest op zijn minst onderzocht worden in hoeverre de handelaars de mogelijkheid krijgen om te participeren in de foodtrucks of eventueel zelf met een stand aanwezig kunnen zijn op de site (niet noodzakelijk om waren te verkopen, kan ook om zich als Ekers Winkelcentrum in beeld te brengen). Er zijn echter wel voldoende typisch Ekerse elementen aanwezig in het totale aanbod. 
  Dit punt werd meer in detail besproken tijdens de onderhandelingsfase. De indiener voorziet in een eerste fase een gesprek met de handelaars en de foodtrucks om te kijken wie er wil ingaan op welk aanbod. Er kunnen ook lege foodtrucks worden aangeboden aan Ekerse handelaars. De indiener verzekerde tijdens de onderhandelingsfase dat ze regelmatig zullen samenwerken met de eigenaars van de foodtrucks en dat ze de aanwezigheid kunnen garanderen.
• De creativiteit:
  Er is een vrij divers aanbod gericht op verschillende doelgroepen. Zowel vanuit een culturele insteek als op niveau van winkelgebied wordt het voorstel goed bevonden. Zeker de spreiding van verschillende activiteiten over een langere periode van de dag en naar diverse doelgroepen wordt als een groot pluspunt ervaren. Het werken met foodtrucks en dranktrucks is een leuk gegeven. De indiener kan de aanwezigheid van foodtrucks garanderen met oog voor duurzame catering en milieuvriendelijke verpakkingen.
• Vormgeving:
  Voor de aankleding van het podium misten we een duidelijk beeld van hoe dit er dan zou kunnen uitzien al was de beschrijving veelbelovend. De zittribune is een zeer leuk idee al moest de afweging gemaakt worden of de grasmatten de meest ideale manier zijn om het zomerse gevoel te creëren, aangezien die ook een deel van het nieuwe plein zullen bedekken. De idee van een ‘circustent’-gevoel zal zeker werken op het nieuwe plein. De vuurkorven kunnen zeker voor extra gezelligheid zorgen al is de effectieve haalbaarheid niet volledig af te leiden uit het voorstel.
  Tijdens de onderhandelingsfase werden deze aspecten verder besproken. Een aantal zaken werden in gunstige zin uitgeklaard. Het plaatsen van de vuurkorven zal verder bekeken worden na een eventuele gunning, zonder specifieke gevolgen naar meerkost. De vuurkorven zouden gratis kunnen aangeboden worden via Nochless op voorwaarde dat zij wat promotie mogen maken.
• De publieksfaciliteiten:
  Er lijken voldoende faciliteiten meegenomen in het voorstel, zowel naar de bezoekers van het evenement toe, als voor het winkelgebied. Er is ruimte om een aparte actie van het Ekers Winkelcentrum mogelijk te maken.
• De praktische en logistieke uitwerking:
  Volledig uitgewerkt en in detail begroot.
  Er waren nog wel een aantal onduidelijkheden, bv. of er voldoende budget (uurloon) is voorzien om de handelaars bij het evenement te betrekken. Zo goed als alle onduidelijkheden werden uitgeklaard tijdens de onderhandelingsfase. Zo valt de onderhandeling met de lokale handelaars onder de kostenpost “Agence fee”.

55