Op 6 mei 2015 diende Antwerpen Studentenstad vzw de aanvraag in om StuDay te organiseren op het terrein aan de Sloepenweg op donderdag 24 september 2015.
StuDay wordt voor de twaalfde keer georganiseerd op donderdag 24 september 2015 tussen 13.30 en 22.00 uur. Het evenement zal voor de derde maal plaatsvinden op het terrein aan de Sloepenweg in Antwerpen. Het heeft als doel studenten welkom te heten in Antwerpen en de stad te promoten als studentenstad op het moment dat het academiejaar start.
Naast live muziek wordt er een uitgebreide sportcompetitie georganiseerd. Daarnaast kunnen individuele studenten ook proeven van de diverse sportattracties op het terrein. Op de cultuur- en informatiemarkt informeren partners (onder andere de Antwerpse cultuurhuizen, studentenvoorzieningen van de hoger onderwijsinstellingen en studentgerichte organisaties) de studenten met een interactieve informatiestand over hun aanbod. In het midden van de cultuurmarkt wordt een rustige zone georganiseerd. Daar kunnen studenten, weg van geluidsbronnen, even tot rust komen. Verder wordt er een lifestyleaanbod uitgewerkt.
De organisatie voorziet gratis oordopjes voor de festivalgangers. Op de evenementensite geldt een glasverbod.
Mobiliteit
De opbouw van StuDay start op maandag 21 september 2015. Om dit zo veilig mogelijk te laten verlopen, zal van 21 september 2015 tot en met 24 september 2015, van 08.00 uur tot 17.00 uur op de Sloepenweg en Mosselstraat een snelheidsbeperking van 30 km per uur gelden. Op 24 september 2015 worden de Sloepenweg en de Mosselstraat van 08.00 uur tot 23.59 uur afgesloten. Aansluitend zal er tot 25 september om 17.00 uur opnieuw een snelheidsbeperking van 30 km per uur van kracht zijn.
Op donderdag 24 september wordt het wegverkeer dat via het centrum van Antwerpen naar de haven wil omgeleid via de Amsterdamstraat, Londenbrug, Kattendijk-Oostkaai, Mexicobruggen, Mexicostraat, Siberiastraat, Siberiabruggen, Lefébvrebrug, Litouwenstraat en Oosterweelsteenweg. Het verkeer dat van de haven naar het centrum van Antwerpen wil rijden wordt ook via deze route omgeleid.
Vrachtvervoer (+ 3,5 ton) wordt niet toegelaten op de Mexicobrug en zal daarom worden omgeleid via de Amsterdamstraat, Londenbrug, Londenstraat, Noorderlaan, Noorderbrug, Noorderlaan, Groenendaallaan, Straatsburgbrug, Siberiastraat, Siberiabruggen, Lefébvrebrug, Lithouwenstraat en Oosterweelsteenweg.
Fietsers en bromfietsers kunnen op 24 september 2015 gebruik maken van de Droogdokkenweg.
Alle omleidingscommunicatie zal te vinden zijn op de stedelijke website Antwerpen Bereikbaar: https://www.antwerpen.be/nl/overzicht/antwerpen-bereikbaar.
Het afsluiten van de Sloepenweg werd reeds principieel besproken met de verkeerspolitie en kreeg gunstig advies. Er zal voorafgaand aan het evenement tijdelijke signalisatie geplaatst worden. Verder zal er gecommuniceerd worden via signalisatiekarren van de Lokale Politie Antwerpen, zij zullen eveneens instaan voor de begeleiding van bezoekersstromen van en naar StuDay. Er worden op brede schaal informatiebrieven bezorgd aan de bewoners en de havenbedrijven in de omgeving. De organisatie communiceert zowel rechtstreeks als via het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen naar de havenbedrijven op de Scheldelaan.
Er wordt een fietsparking voorzien in de Sluisstraat met een capaciteit voor ongeveer 3.500 fietsen.
Reclame op festivalsite
De voorbije jaren werd het stedelijk evenement StuDay geconfronteerd met bedrijven die in de onmiddellijke omgeving van het festivalterrein reclame maken zonder een betalend partnership aan te gaan. Dit is vanzelfsprekend oneerlijke concurrentie ten opzichte van bedrijven die wel een partnership opnemen. Betalende partners zijn nodig om het evenement betaalbaar te houden.
Daarom vraagt Antwerpen Studentenstad vzw de goedkeuring om binnen onderstaande perimeter op donderdag 24 september 2015 van 13.30 uur tot 23.00 uur geen ambulante standen of reclameacties op het openbaar domein toe te laten.
De perimeter omvat volgende straten: Rijnkaai, Limastraat, Kattendijkbrug, Sluisstraat, Montevideostraat, Braziliëstraat, Kattendijkdok Westkaai, Amsterdamstraat, Londenbrug, Sint-Laureiskaai, Napoleonkaai, Dinantstraat, Bataviastraat, Nassaustraat.
Op 8 september 2015 werd het evenement StuDay besproken door de adviesgroep evenementenveiligheid. Daar werd ook het tijdstip voor de veiligheidsrondgang vastgelegd op donderdag 24 september om 12.00 uur.
De Kattendijksluis blijft op 25 september 2014 tussen 13.00 uur en 23.00 uur gesloten voor de scheepvaart. De Kattendijkbrug zal dus voor de volledige duur van het evenement beschikbaar zijn voor bezoekers en indien nodig ook voor de hulpdiensten.
Het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen gaf toestemming om het terrein aan de Sloepenweg te nivelleren en het klaar te maken om er een event op te kunnen bouwen en het veilig te maken voor haar bezoekers. Het nivelleren van het terrein gebeurt door de dienst stadsontwikkeling/beheer en onderhoud/midden wegen 1. Zij zullen ook eventuele losliggende stenen van de site verwijderen. Voor het evenement StuDay wordt Antwerpen Studentenstad vzw vrijgesteld van het betalen van havenrechten.
Ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen/evenementen beoordeelt het evenement gunstig. De organisatie van StuDay is een van de manieren om Antwerpen als studentenstad op de kaart te zetten. Na 11 succesvolle edities en een samenwerking met nationale mediapartners valt StuDay immers niet meer weg te denken uit het Vlaamse studentenlandschap. Het evenement kent in Vlaanderen een grote naamsbekendheid. Vorig jaar had Studay 20.000 bezoekers. Ondertussen kiezen ruim 45.000 studenten voor Antwerpen als studentenstad.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het evenement kan doorgaan mits het naleven van onderstaande richtlijnen bij evenementen. Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van het zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement (van opbouw tot het definitief verlaten van het park na het beëindigen van het evenement).
De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken. Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij opbouw en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park de inrichter ziet er op toe en treft hier de nodige maatregels voor.
De inrichtende macht voorziet in een begeleiding om er op toe te zien dat de bezoekers van het evenement niet parkeren in het park. Schade aan elk element in het park voortkomend door het evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht.
Bij extreme weersomstandigheden mogen de grasvelden niet gebruikt worden om opstellingen van welke aard ook op te plaatsen. De kans op erge beschadiging van de grasmatten is te groot.
Op geen enkel ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen. Ook de stockage van materialen onder de bomen is niet toegestaan.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.6) wordt voldaan. Daarin wordt ondermeer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagdagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijden en /of na de manifestatie van het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de onkosten van de reiniging bij de organisator verhaald.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat: er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen, alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie ook hetgene dat zich verspreid heeft naar omliggende straten of pleinen onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd. Alle eventuele schade wordt vergoed.
Gunstig volgens de gemaakte afspraken tijdens het AGEV overleg van dinsdag 8 september 2015.
Logistieke ondersteuning volgens order B500958.
Het Antwerps Studentenoverleg geeft een positief advies aan de documentatie over de organisatie van StuDay 2015. De aanpak van de organisatie toont de intentie van de stad om van StuDay een vaste waarde binnen het Antwerpse en zelfs Vlaamse studentenleven te blijven maken, terwijl nieuwe insteken ook voor studenten die al enkele jaren meegaan nieuwe ervaringen bieden. Het Antwerps Studentenoverleg hoopt dat de inzet die de stad op deze manier al heel wat jaren toont, ook de volgende jaren onverminderd zal worden verdergezet.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
• Bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…)
Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
In de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt:
6,45 euro voor 240 liter en 26,28 euro voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 6,45 euro of 26,28 euro aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf Stadsbeheer.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de Stad Antwerpen.
De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd, alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden van de brandweer, strikt na te leven.
Het veiligheidsplan, inclusief grond- en inplantingsplan, moet ten laatste 10 dagen vóór de openingsdag van het evenement worden voorgelegd aan de brandweer ter evaluatie. Op eenvoudige vraag van de hulpdiensten zal de organisator hen meerdere exemplaren van het veiligheidsplan en/of het grond- en inplantingsplan bezorgen, teneinde hen toe te laten zich tijdig en degelijk voor te bereiden.
Extra voorwaarde bij de standaardvoorwaarden nr 1501 - plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of een publiek toegankelijk terrein
Voor de doorgang van de wagens voor het te water laten van de RIB (reddingsboot brandweer) dient men de “aanrijroute Sloepenweg RIB’ volledig vrij te houden van opstellingen, dit ook tijdens de opbouw- en afbraakperiode.
Extra voorwaarde bij de standaardvoorwaarden nr 1524 - grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen.
De tenten, podia en stages en hun verankeringen (onder andere de ‘Port of Antwerp Stage) dienen stabiliteitstechnisch gekeurd te worden door een onafhankelijk erkend keuringsorganisme.
Extra voorwaarde bij de standaardvoorwaarden nr 1522 - al dan niet gesloten wand of omheining die vaste delen of elementen bevat die niet met de hand verplaatsbaar zijn.
De herassen langs het jaagpad dienen voldoende ruim gezet te worden in functie van de vrije doorgang van brandweer (nuttige breedte 4m).
Extra voorwaarde bij de standaardvoorwaarde nr 1583 - potentieel risico-evenement
De Kattendijkbrug moet over de volledige breedte bruikbaar blijven in functie van de bereikbaarheid van de site voor het publiek. Vanuit de stad moet een veilige route naar deze brug aanwezig zijn. Via de Droogdokkenweg moet er ook een gemakkelijke doorgang voor de hulpdiensten mogelijk zijn.
De zone voor doorgaand fietsverkeer langs de Droogdokkenweg dient afdoende gesignaleerd te worden.
Gunstig advies volgens de voorwaarden van het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen.
De exploitant stelt kosteloos aan alle bezoekers gehoorbescherming voor éénmalig gebruik ter beschikking.
Het maximale geluidsniveau mag 98 dB(A) LAeq,60min niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 100 dB(A) LAeq,15min niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan.
Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers.
Op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
1° De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter).
2° De meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon.
3° De meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld.
4° De meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.
Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.
De geregistreerde gegevens worden ter beschikking gehouden van de toezichthoudende overheid gedurende een periode van ten minste een maand.
Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt.
De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.
Het maximale geluidsniveau dat wordt waargenomen aan de zuidzijde van de Kattendijksluis of een alternatief meetpunt dat wordt aangegeven door een toezichthouder mag niet hoger zijn dan 80dB(A) en 90dB(C).
De organisator zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthouders of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (melding.milieutoezicht@stad.antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be);
De organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen.
Het is raadzaam om bij voorbaat de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).
- Opvolgen dat er niet te veel wagens zich aanbieden en indien dit wel zo is, stewards hebben die ze naar verder gelegen locaties kunnen doorsturen, zodat er geen verkeersopstopping ontstaat.
- Ongeveer 3.600 fietsenstallingen voorzien om fietsen te kunnen opvangen + toezicht/bewaking van de fietsen.
Men dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
Het college keurt de effectieve organisatie van StuDay, zoals hierboven beschreven, op donderdag 24 september 2015 op de site rond de Sloepenweg goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college keurt goed dat ambulante standen of reclameacties van mensen en/of ondernemingen die geen partnership hebben met de organisatie van StuDay, niet worden toegelaten binnen deze perimeter: Rijnkaai, Limastraat, Kattendijkbrug, Sluisstraat, Montevideostraat, Braziliëstraat, Kattendijkdok Westkaai, Amsterdamstraat, Londenbrug, Sint-Laureiskaai, Napoleonkaai, Dinantstraat, Bataviastraat, Nassaustraat in Antwerpen.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/L/BOF | om logistieke ondersteuning te voorzien volgens order B500958. |
| LP/OO/E | * om parkeervrij te maken: - van 21 september 2015 om 08.00 uur tot 25 september 2015 om 22.00 uur in de Sloepenweg (volledige straat) - van 22 september 2015 om 06.00 uur tot 25 sepetmber 2015 om 22.00 uur in de Mosselstraat (volledige straat) * Om verkeersvrij te maken:- van 24 september 2015 om 08.00 uur tot 24 september 2015 om 23.59 uur in de Sloepenweg (volledige straat) - van 24 september 2015 om 08.00 uur tot 24 september 2015 om 23.59 uur in de Mosselstraat (volledige straat) * om de bezoekersstromen van en naar het evenement te begeleiden. * om de signalisatiekarren tijdig te plaatsen. |
| SW/B&O/MW1 | om de evenementensite te egaliseren volgens bonnummers 757226 en 759143. |
| SB/SR/BIT | om diverse 240l en 1100l containers alsook 3 grofvuilcontainers te leveren, ledigen en op te halen. |