De kosten voor organisatie van het congres bestaan uit zaalhuur, cateringkosten voor koffiebreaks, lunches en recepties, congrestasjes, en de kosten voor lezingen en de excursie. Met Stichting Promotie Archeologie werd overeengekomen dat de stad zal instaan voor het ter beschikking stellen van de congreslocatie, voor de onkosten van de keynote speaker en voor het aanbieden aan de deelnemers van een receptie en een rondleiding in het stadhuis. De bevoegheid voor het goedkeuren van deze uitgaven valt onder het gedelegeerd budgethouderschap. In de begroting 2015 werden voldoende middelen voorzien om deze kosten te dragen. De inkomsten uit inschrijvingsgelden en de overige kosten voor organisatie en catering worden verrekend via de Stichting Promotie Archeologie.
De congreslezingen vinden plaats in het FelixArchief. Volgens het retributiereglement zijn gebouweigen diensten vrijgesteld van zaalretributie. Aangezien het college op 28 maart 2014 (jaarnummer 3420) besliste het archeologisch atelier onder te brengen in het FelixArchief, kan het congres plaatsvinden als activiteit van een gebouweigen dienst, zonder dat er zaalretributie aangerekend wordt. Om alles in goede banen te leiden, wordt een poolmedewerker van het FelixArchief voorzien na sluitingstijd, waarvoor wel personeelkosten worden aangerekend.
De keynote speaker vraagt geen honorarium maar wel vergoeding van de reiskosten. Voor de rondleiding in het stadhuis worden de stadsgidsen ingeschakeld. De dienst stadsontwikkeling/onroerend erfgoed zal de kosten opnemen om tijdens de receptie volgend op de ontvangst in het stadhuis ook hapjes aan te bieden.
Artikel 57 § 3,5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.
Op 23 januari 2015 (jaarnummer 568) ging het college principieel akkoord met de organisatie van de contactdagen voor Belgische en Nederlandse archeologen en bouwhistorici, kortweg BNA-Contactdagen, in Antwerpen op 26 en 27 maart 2015. Het congresthema, de grote lijnen van het programma en de kostenverdeling met mede-organisator Stichting Promotie Archeologie werden daarbij vastgelegd. Het college gaf opdracht aan de dienst stadsontwikkeling/onroerend erfgoed om de organisatie van het congres op te nemen.
Bij de principiële goedkeuring over de organisatie van de BNA-contactdagen ging het college akkoord om als hoofdthema van het congres maritiem/fluviaal onderzoek en onderzoek naar proto-stedelijke nederzettingen te nemen. Beide thema’s sluiten nauw aan bij de geschiedenis van de stad Antwerpen en geven de mogelijkheid om aan de hand van een aantal bijdragen over de stad prominent in het programma aanwezig te zijn.
Gelet op de 450ste verjaardag van het stadhuis wordt als excursie een geleid bezoek aan het stadhuis voorgesteld met de mogelijkheid om ook de tentoonstelling op het gelijkvloers te bezoeken. Aansluitend zal aan de deelnemers een ontvangst worden aangeboden ter afsluiting van het congres. De dienst bestuurszaken/protocol maakt hiervoor een apart collegebesluit op.
Het college beslist om de schepen voor stadsontwikkeling en ruimtelijke ordening af te vaardigen om de deelnemers aan het congres te verwelkomen in het FelixArchief.
Het college beslist akkoord te gaan met het voorgestelde programma van de BNA-Contactdagen in het FelixArchief en stadhuis op 26 en 27 maart 2015, als volgt:
Donderdag 26 maart 2015
Vrijdag 27 maart 2015.
De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
|
75,00 EUR |
budgetplaats: 5154000000 |
De bestelbon wordt goedgekeurd onder gedelegeerd budgethouderschap |
| Reiskosten keynote speaker Prof. Dr. Aleydis Van de Moortel, Tennessee University, VSA (USD 1.296,30) | 1.150,00 EUR |
budgetplaats: 5154000000 |
De bestelbon wordt goedgekeurd onder gedelegeerd budgethouderschap |
| Kostenraming aanvullende catering stadhuis | 1.200,00 EUR |
budgetplaats: 5154000000 |
De bestelbon wordt goedgekeurd onder gedelegeerd budgethouderschap |
| Rondleidingen door stadsgidsen | 455,00 EUR |
budgetplaats: 5154000000 |
De bestelbon wordt goedgekeurd onder gedelegeerd budgethouderschap |
| Kostenraming congrestassen | 250,00 EUR |
budgetplaats: 5154000000 |
De bestelbon wordt goedgekeurd onder gedelegeerd budgethouderschap |