2015_CBS_02012 - Cultuur. Cultuurcentra. Betoelagingsovereenkomst De Roma vzw - Uitbetaling toelage 2015 - Goedkeuring

Uit de door de subsidiecel cultuur uitgevoerde eerstelijnscontrole op de aanwending van de toelage 2013, blijkt dat de vereniging alle ter verantwoording gevraagde documenten heeft aangeleverd. In de begroting 2015 staat de toelage van de stad Antwerpen vermeld. Uit het werkingsverslag 2013 blijkt dat de organisatie de toelage heeft aangewend voor het mee verwezenlijken van de door de stad nagestreefde doelstellingen. Uit het financieel verslag 2013 blijkt dat De Roma vzw het boekjaar met een negatief resultaat van -187.220,08 EUR afsluit.

Debiteur De Roma vzw met ondernemingsnummer 0479 340 544 heeft op 10 februari 2015 geen openstaande, niet betwiste vervallen schulden bij de stad.

De uitbetaling van de toelage voor een bedrag van 763.000,00 EUR kan op basis van de vereiste documenten in 12 schijven gebeuren.

Aangezien de toelage aan de Roma vzw een uitgave op het exploitatiebudget 2015 betreft, is de procedure voor het uitbetalen van toelagekredieten op het exploitatiebudget, zoals jaarlijks goedgekeurd door het college, van toepassing. Telkens op de eerste dag van de maand zal één twaalfde van het totaalbedrag aangerekend worden, tenzij een financiële planning aan de financieel beheerder wordt voorgelegd waarin de noodzaak aangetoond wordt om van deze procedure af te wijken.

Conform het algemeen reglement op de toelagen, goedgekeurd in de gemeenteraad van 18 december 2006 (jaarnummer 2730), beslist het college over de toekenning van een toelage.

De gemeenteraad keurde op 25 november 2014 (jaarnummer 2014_GR_00878) de beleids- en beheerscyclus stad - aanpassing meerjarenplan 2014-2019 en het budget 2015 goed.
Op 19 december 2014 (jaarnummer 2014_CBS_12975) legde het college de procedure voor de uitbetaling van toelagekredieten op het exploitatiebudget 2015 vast.
In dit budget werd een werkingstoelage voor een totaalbedrag van 763.000,00 EUR ingeschreven voor De Roma vzw.

Om deze toelagen te kunnen uitbetalen, dient het college van burgemeester en schepenen een motivatie te formuleren.

Op basis van de subsidieaanvraag, de bijdrage aan de doelstellingen van de beleids- en beheerscyclus stad - meerjarenplan 2014-2019 en de motivatie tot subsidiëring, kan met elke organisatie in een betoelagingsovereenkomst of via resultaatsafspraken of inspanningsverbintenissen aangegeven worden welke meerwaarde er gecreëerd wordt voor zowel de stad als de organisatie zelf.

Het Antwerpse stedelijke kunsten- en cultuurbeleid voorziet overeenkomsten met de organisaties die tot de zogenaamde culturele basisinfrastructuur behoren. Met De Roma vzw werd op 23 juni 2014 een betoelagingsovereenkomst afgesloten (2014_GR_00557).

De Roma vzw heeft samen met een subsidieaanvraag, de jaarrekening 2013, de balans 2013, de resultatenrekening 2013, een financieel en werkingsverslag over 2013 en de begroting 2015 ingestuurd. Dit zijn de laatst goedgekeurde documenten zoals in het reglement op de toelagen vereist.

Ter verantwoording van de aanwending van de toelage, zal de culturele organisatie uiterlijk op 1 juli 2016 de volgende verantwoordingsstukken voorleggen:

• een vooraf door de raad van bestuur goedgekeurde jaarrekening 2015;
• een activiteitenverslag waarin in het bijzonder zal aangetoond worden in welke mate  de beoogde resultaten als fundamentele bijdrage ter realisatie van de doelstellingen van de meerjarenplanning van de stad Antwerpen al dan niet behaald werden. In dit jaarverslag zal tevens duidelijk gesteld worden hoe groot en wat de inbreng van de stad geweest is bij de realisatie van de activiteiten. Alle bewijsstukken van deze resultaten zullen ter beschikking van de stad liggen.

De betoelaagde organisatie zal eveneens een aantal gegevens dienen aan te leveren voor de opmaak van de buurtmonitor stad Antwerpen in cijfers.

De wet betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.