De kosten worden als volgt geboekt:
budgetplaats: 5166500000
budgetpositie: 6141
functiegebied: 1SBR070108A00000
subsidie: SUB_NR
fonds: intern
begrotingsprogramma: 1SA050719
budgetperiode: 1500
De stad Antwerpen en het autonoom Gemeentelijk Havenbedrijf organiseerden tot en met 2014 jaarlijks een gezamenlijke ‘diplomatieke dag’. Het opzet van deze dag was enerzijds buitenlandse diplomaten laten kennismaken met Antwerpen en anderzijds hen de mogelijkheid bieden in contact te komen met de burgemeester en schepenen van Antwerpen. Deze dag bood ook een antwoord op de veelvuldige vragen vanuit diverse ambassades voor een ontmoeting met onze burgemeester.
De evaluatie van de vorige editie, die plaats had op 17 september 2014, leert dat het beoogde doel niet geheel werd bereikt. Hoewel de opkomst in aantal goed was, stelden we slechts een beperkte aanwezigheid vast van het aantal ambassadeurs / post hoofden. De meeste landen stuurden een diplomaat van tweede of derde rang. Het hoogste diplomatieke niveau werd zo niet bereikt.
Tegelijkertijd wordt de dienst externe relaties ook met vragen geconfronteerd vanuit consulaten en ambassades die nader wensen kennis te maken met Antwerpen, meestal bij het aantreden van nieuwe posthoofden. De jaarlijkse diplomatieke dag blijkt daar niet altijd het juiste antwoord op te bieden.
In overleg met het autonoom Gemeentelijk Havenbedrijf stelt de dienst externe relaties een nieuw concept voor van evenementen die de goede relaties met buitenlandse diplomaten dienen te bevorderen. De Havenambassadeur had enkele gesprekken met collega-ambassadeurs, de dienst externe relaties pleegde overleg met vertegenwoordigers van het consulair corps van Antwerpen.
We onderscheiden drie doelgroepen met verschillende behoeften met betrekking tot hun relatie met de stad en haven.
1) Posthoofden van ambassades en consulaten: van de drie doelgroepen is voor hen de tijd het meest beperkt. Zij zijn het meest geïnteresseerd in een ontmoeting met onze burgemeester.
2) Nieuw aangetreden posthoofden, hun medewerkers en eventuele ereconsuls: voor deze doelgroep is België 'te ontdekken terrein'. Velen zijn nog nooit in Antwerpen geweest en kennen onze stad en haven niet goed. Zij zijn dan ook voornamelijk op zoek naar een introductie tot Antwerpen.
3) Het voltallige consulair corps van Antwerpen met zijn professionele en ereconsuls. Als resident kennen zij onze stad meestal door en door. Ze zijn meer ambassadeur voor Antwerpen en zijn haven dan vice versa. Het is belangrijk hen in deze rol te erkennen en bij de stad betrokken te houden.
Deze drie doelgroepen, die in het vorige concept van de diplomatieke dag allen tezamen werden bediend, zullen nu apart worden benaderd, met aandacht voor hun specifieke behoeften en die van de stad en haven.
Hieruit vloeit een nieuw drieledig concept voort ter bevordering van de relaties met buitenlandse diplomaten:
1) Powerlunch voor posthoofden van ambassades en consulaten
2) Introductiedagen met Antwerpen voor nieuwe diplomaten in ons land
3) Netwerkevenementen van het consulair corps te Antwerpen
We bespreken de concepten hieronder in detail.
1) Powerlunch voor posthoofden van ambassades en consulaten
Voor de posthoofden beperken we het evenement tot het essentiële, namelijk de ontmoeting met de burgemeester. Jaarlijks organiseren stad en haven hiervoor samen één powerlunch. De 'power' refereert aan het hoge profiel van de genodigden. Enkel bilaterale posthoofden worden uitgenodigd, eventueel aangevuld met hoofd het departement Internationaal Vlaanderen, alsook de gouverneur van de provincie Antwerpen.
Praktisch:
Periode: in juni, wanneer het politieke jaar ten einde loopt, van 12 tot 14 u.
Locatie: stadhuis (2015), andere locaties mogelijk (bijvoorbeeld het nieuwe Havenhuis).
Lunch: indien opkomst lager dan 40: gezeten lunch met doorschuiven van burgemeester en schepenen over verschillende tafels tussen de gangen. Indien opkomst hoger dan 40: walking dinner.
Format: mogelijkheid van netwerken en persoonlijk contact met burgemeester en schepenen staat voorop. Slechts korte speech van burgemeester en havenschepen met focus op enkele nieuwigheden over stad en haven.
Budget: 3500 EUR (40 personen gezeten) tot 5000 EUR (walking dinner voor 80 personen ), waarvan de helft op budget stad, andere helft op budget GHA.
2) Introductiedagen met Antwerpen voor nieuwe diplomaten in ons land
De stad en haven organiseren jaarlijks twee introductiedagen met Antwerpen. Elk nieuw bilateraal posthoofd wordt uitgenodigd voor een éénmalige deelname samen met diens medewerkers. Indien er de eerste keer geen reactie komt wordt er bij de volgende introductiedag een tweede keer uitgenodigd. Stad en haven zorgen ervoor dat de eventuele respectieve (ere)consuls mee worden uitgenodigd. De lijst van nieuwe posthoofden wordt bekomen via FOD Buitenlandse Zaken.
Praktisch:
Periodiciteit: éénmaal in de herfst (oktober) en éénmaal in de lente (maart / april). Steeds op een vrijdag met lunch in het stadhuis zodat burgemeester en schepenen het gezelschap kunnen vervoegen / verwelkomen. Deze aanwezigheid van burgemeester of schepenen wordt echter nooit gegarandeerd.
Programma: havenbezoek, ontvangst stadhuis en ruimere kennismaking met de stad (economische sectoren, cultureel luik en andere beleidsdomeinen). Per editie wordt een groep verwacht van 15-tal posthoofden en elk een tweetal extra bezoekers. Wat ongeveer 45 in het totaal geeft. Indien de groep klein genoeg is kan de stad inspelen op specifieke interesses van de betrokken ambassadeurs.
Budget: 11.000 EUR (5500 EUR voor elke editie)
3) Netwerkevenementen van het consulair corps te Antwerpen
Om de het consulair corps voldoende betrokken te houden participeren stad en haven jaarlijks aan één specifiek gezamenlijk netwerkevenement. Hierbij wordt samen gezocht naar een cultureel of sportief event van niveau waarbij de stad en haven zich engageren tot het verschaffen van tickets voor alle leden van het consulair corps (met partner). Het corps trekt de avond en financiert de catering tijdens het netwerkevenement. Dit kan mogelijks de eigen lente-/nieuwjaarsreceptie van het consulair corps vervangen zodat overaanbod wordt tegengegaan.
Indien realistisch voor de organisator van het sportief of cultureel evenement dient het daarbij mogelijk te zijn dat leden van het consulair corps op eigen kosten tickets bijkopen.
Aanwezigheid burgemeester en/of schepenen is op dit evenement essentieel.
Praktisch:
Periode: afhankelijk van de kalender met opportuniteiten externe relaties
Budget: budgetneutraal voor stad, te betalen met tickets van betoelagingsovereenkomsten
Kalender 2015-2016
2015 juni 3de/4de week (onder voorbehoud: 30 juni): powerlunch te stadhuis
2015 oktober: introductiedag
2016 maart/april: introductiedag
2016 juni: powerlunch
2016 (te bepalen maand) netwerkevenement CCA
2016 oktober: introductiedag
Het college geeft goedkeuring aan de organisatie van de evenementen ter bevordering van de relaties met buitenlandse diplomaten zoals beschreven in dit besluit.