2015_RVBAGSO_00058 - bouwen van een Logistiek Centrum door de stad Antwerpen - mogelijke deelname AG SO aan het project - Goedkeuring

op dit ogenblik zijn de financiële gevolgen niet in kaart gebracht omdat concrete cijfers nog niet zijn meegedeeld.

De Raad Van Bestuur is bevoegd over samenwerkingsverbanden

Aanleiding:

De stad Antwerpen plant zijn logistieke afdelingen te centraliseren op twee locaties, Noord en Zuid.

De site Noord is reeds concreet vertaald in een project en zal gerealiseerd worden aan de Straalstraat. Voor de site Zuid wordt voorlopig de Emiel Vloorstraat voorgesteld, maar zonder concreet project noch timing.

Vanuit de stad kwam de vraag of AG SO bereid is mee in te stappen in dit project.

Context:

Sinds de verzelfstandiging in 2010 heeft de Afdeling Technisch Onderhoud (TO), onderdeel van het departement Patrimonium (PAT),  zich kunnen toespitsen op de specifieke dienstverlening naar de scholen, centra en academies. Een belangrijk voordeel van deze zelfstandigheid is dat de specifieke focus kan gelegd worden op de 'lesomgeving' met zijn diversiteit van kleuterschool tot opleidingscentrum voor volwassenen.

een deel van de opdrachten van TO zijn eerder generiek en van toepassing op alle mogelijke gebouwen, ook deze zonder opleidingsfunctie. Een ander deel sluit veel meer aan bij onderwijs en bij andere ondersteunende diensten.

De afdeling TO evolueert en optimaliseert permanent met deze specifieke 'onderwijs'-focus en heeft het volgende reeds gerealiseerd:

• gebouwbeheerders werden aangesteld als uniek aanspreekpunt voor de scholen en bouwen een relatie op met de schooldirecties.
• Kleine teams van gespecialiseerde medewerkers werden samengesteld om op korte tijd de nodige interventies te kunnen uitvoeren, met kennis van ‘hun’ patrimonium en ‘hun’ klanten, zonder afhankelijkheid van derden. Enkel grotere herstellingswerken of complexe problemen worden uitbesteed aan derden. Op deze manier kunnen we onze klanten verzekeren van een efficiënte dienstverlening.
• Technische vakspecialisten zorgen voor assistentie van de medewerkers van TO, maar ook voor medewerkers van de andere afdelingen van het departement Patrimonium, Vastgoedprojecten en Facilitaire Dienstverlening.
• De flow’s in Planon werden aangepast zodat deze beter aansluiten bij de eigen procedures.
• Recent werd gestart met de implementatie van SLA’s, waarbij een helder engagement tussen TO en de scholen gedefinieerd werd van de termijnen waarbinnen meldingen worden opgelost.
• Medewerkers kregen de mogelijkheid en worden gemotiveerd om mee te doen aan bevorderingsexamens, zodat ze meer verantwoordelijkheid kunnen krijgen en autonoom kunnen werken.
• Flexibele uren werden ingevoerd zodat efficiënter kan ingespeeld worden op de meldingen.

Allerlei optimalisaties staan nog op stapel, zoals:

• Het onderzoek naar volledig digitaliseren van de werkbonflow
• Het onderzoeken hoe medewerkers van thuis uit, of vanuit een ‘hub’ (uitvalsbasis) kunnen starten om hun taak uit te voeren, zonder steeds eerst naar hun centrale werkplek te komen. 
• Het onderzoek naar integratie van de ateliers in Stedelijke Lycea en centra van Encora in de werking van TO

Aangezien het AG SO gelooft in een geïntegreerde werking van het vastgoed en zijn gebruik, worden de activiteiten van de 3 afdelingen van het Departement Patrimonium, Technisch Onderhoud (TO), Facilitaire Dienstverlening (FD) en Vastgoedprojecten (VP) maximaal op elkaar afgestemd en geïntegreerd.

Bij Patrimonium loopt het project ‘Patrimonium Van Morgen’ waar we o.a. via workshops met alle medewerkers zoeken naar optimalisaties binnen het departement. Hieruit kwam de expliciete vraag naar voor om de samenwerking te vergroten en te streven naar een ‘vervaging’ van de afdelingen, zeker voor de klanten. De visie van de medewerkers spoort helemaal met de doelstelling van AG SO om met een geïntegreerde aanpak de huisvestingsproblematiek van de scholen aan te pakken.

Het resultaat van deze intense samenwerking komt nu al tot uiting in 2 grote groepen activiteiten, de doorlichtingen BVH (Bewoonbaarheid Veiligheid en hygiëne) door de Onderwijsinspectie en de oplevering van renovatie- en uitbreidingsprojecten in het begin van het schooljaar.

BVH: Het uitgangspunt van AG SO is ‘BVH is van iedereen’. Hoewel de verantwoordelijkheid bij de schooldirecties ligt wordt van deze niet verwacht dat ze al de acties ondernemen, ze worden hierbij bijgestaan door al de ondersteunende diensten van het departement Patrimonium, die via een IT-tool de school op de hoogte houden van de stand van zaken. De recente positieve doorlichtingen geven aan dat deze werkwijze ook resultaten afwerpt. De Inspectie bevestigde het positieve resultaat van deze geïntegreerde aanpak, die ‘voorbeeldig’ genoemd werd.

Deze samenwerking wordt eveneens zichtbaar op het einde van de vakantieperiode net voor de start van een nieuw schooljaar, als de deadlines voor vele projecten in zicht komen en alle afdelingen een tandje bijsteken om het schooljaar optimaal te kunnen laten starten. De projectleider (VP) leidt de oplevering in goede banen, terwijl de mensen van TO nog een paar kleine klussen doen, waarna de poets (FD) klaarstaat voor de finale afwerking. Aangezien al deze afdelingen behoren tot het departement Patrimonium kunnen van daar uit prioriteiten bepaald worden en dringende, gezamenlijke acties ondernomen worden.

Deze opdracht is niet realiseerbaar zonder een intense samenwerking tussen al de afdelingen en de mogelijkheid van het departement om zijn medewerkers in te zetten daar waar nodig en dit zonder afhankelijk te zijn van anderen, immers hun doelstelling is dezelfde: ‘Een innovatieve, duurzame, goed onderhouden infrastructuur in een warme, nette en toegankelijke omgeving biedt plaats aan alle huidige en toekomstige leerlingen, cursisten, personeel, ouders, partners, externe gebruikers en bezoekers.’

Binnen datzelfde kader wordt in het programma voor de mogelijke herhuisvesting van de ondersteunende diensten van het AG SO reeds een belangrijk team van TO mee opgenomen, waardoor deze dichter bij al de andere ondersteunende diensten gehuisvest zijn. Zo zal ook de taak van de gebouwbeheerder uitgebreid worden van contactpersoon voor TO tot contactpersoon voor heel het departement Patrimonium en worden de technische experten betrokken bij de opmaak van bestekken voor investeringsprojecten.

Aangezien de afdeling TO tegen eind 2015 zijn huidige locatie aan de d'Herbouvillekaaai dient te verlaten in het kader van 'Bluegate', worden de plannen voorbereid om te verhuizen naar de Klaproosstraat, een locatie in Wilrijk.

Vanzelfsprekend is AG SO steeds bereid om samen met de Stad te zoeken naar optimalisaties, waarbij het bewaren van de eigenheid en onafhankelijkheid van de afdeling TO gegarandeerd kan worden. Het autonoom aansturen van de afdeling Technisch Onderhoud om de huidige werking te behouden en verder te optimaliseren dient ten allen tijde behouden te blijven.

Rekening houdend met de context bestaat de mogelijkheid om het Logistiek Centrum Noord te gebruiken als uitvalsbasis voor het Noorden van de stad (HUB NOORD) voor een deel van de medewerkers en een deel van de ateliers van TO. Dit kadert binnen het concept om medewerkers toe te laten met hun activiteiten te starten alvorens aan te melden vanuit één centrale werkplek. De locatie Straalstraat (HUB NOORD) en de toekomstige locatie van TO, de Klaproosstraat (HUB ZUID) zijn een eerste stap in deze optimalisatie. Verder onderzoek zal uitwijzen of bijkomende HUB's dienen uitgewerkt, mogelijk in schoolgebouwen.

Voor onze afdeling Technisch Onderhoud zien we zo o.a. mogelijkheden om te optimaliseren wat betreft het ruimtegebruik. We denken hierbij vooral aan atelierruimtes, mogelijk ook kleedruimtes en sanitair, functies die vandaag beperkt in tijd worden gebruikt. Mogelijk kan ook gekeken worden naar optimalisatie van het magazijn.

Verder kan onderzocht worden of nieuwe procedures en werkwijzen, die gekoppeld worden aan deze verhuisbeweging van de stadsdiensten, van toepassing kunnen zijn voor TO.

Voorwaarden die verder moeten uitgeklaard worden alvorens AG SO een definitieve beslissing kan nemen:

• worden er investeringen verwacht van AG SO?
• hoe zal de exploitatiekost berekend en aangerekend worden?
• hoe wordt de autonomie van AG SO gegarandeerd in een project met als belangrijke doelstelling het streven van de Stad naar één bedrijfscultuur?

De Raad Van bestuur beslist over samenwerkingsverbanden.