Geachte districtsburgemeester,
Op zaterdag 28 februari jl organiseerde het district Merksem naar jaarlijkse traditie het Feest van de vrijwilliger. Dit feest staat elk jaar in het teken van zij die belangeloos hun nek willen uitsteken in een of andere vereniging. Deze mensen zijn van onschatbare waarde voor het sociale weefsel in ons district. We kunnen ze niet genoeg bedanken voor de inzet die zij elke dag tonen om mensen bij elkaar te brengen. Het is dus volkomen terecht dat zij elk jaar in de bloemetjes gezet worden.
Dat dit door de vrijwilligers gewaardeerd wordt bewees de massale opkomst. Maar liefst 753 genodigden vonden hun weg naar de viering om samen met delegaties van andere verenigingen te klinken op ons bruisend verenigingsleven. Eigenaardig genoeg vond het feest dit jaar, zoals bij voorgaande edities, niet plaats in het Merksemse districtshuis maar in feestzaal De Volkslust. Het doet onze fracvastdeed om vast te stellen dat U ook de Merksemse ondernemers bij de organisatie van dit feest wenst te betrekken. De meeste Merksemse horecaondernemers stellen immers hun patrimonium ter beschikking voor verenigingen als vergader- of repetitieruimte. De verenigingen zorgen dan weer voor de nodige drankomzet. Kortom, ze hebben elkaar nodig in een tijd waarin het verenigings- en ondernemersleven onder druk staan. Maar feesten kost geld...
Daarom had ik U graag enkele vragen gesteld met betrekking tot de organisatie van het feest.
Met dank voor de antwoorden
Chris Morel en David Dogge, districtsraadsleden.
Zoals u terecht schrijft in uw mondelinge vraag is de ontvangst van de vrijwilligers in het district Merksem een groot evenement, waar tal van actieve Merksemnaars door het bestuur in de bloemetjes worden gezet. In het najaar 2014 werd de datum voor de ontvangst vastgelegd op zaterdag 28 februari 2015, startdag van de Vlaamse Week van de vrijwilliger.
Zoals vorige jaren werden de nodige stappen gezet om de ontvangst van een steeds groter wordende groep vrijwilligers in het districtshuis zelf te kunnen ontvangen. Wetende dat we stilaan moeten rekening houden met een 750–tal deelnemers is dit niet eenvoudig.
Zoals u weet is het districtshuis sinds enige tijd een geklasseerd gebouw. Het werd dan ook door de diensten van patrimoniumonderhoud volledig doorgelicht in functie van het indienen van een restauratiedossier. In die context ontving het districtssecretariaat begin januari 2015 een verslag van de dienst patrimoniumonderhoud in verband met de stabiliteit van de eerste verdieping van de ontvangsthal van het districtshuis. Daarin werd medegedeeld dat slechts een maximumbezetting van de eerste verdieping is toegelaten van 312 personen.
Om die reden moest er dus op zeer korte termijn gezocht worden naar een valabel alternatief om de vrijwilligers op een feestelijke manier in de bloemetjes te kunnen zetten.
In eerste instantie werd de piste onderzocht om een feesttent te huren en deze te plaatsen op het plein voor het districtshuis zodat de locatie dan toch dezelfde kon blijven als voorzien.
In dit eerste voorstel werd een raming opgenomen voor een feesttent voor 750 personen alsook het uitbesteden van de catering: dit kwam reeds op respectievelijk bedragen van 6500 en 6750 euro. Met daarbij nog de uitgaven voor het huren van tap, toog en ander materiaal, het inzetten van extra personeel en het boeken van een muziekband kwam dit inderdaad op een bedrag van 18 711,50 euro. En dan was er ook nog het risico op koud en slecht weer, waardoor er eventueel nog extra verwarming zou moeten worden gehuurd.
Als goede huisvader en behoeder van de districtsbudgetten kon ik dit niet aanvaarden en ben ik op zoek gegaan naar mogelijke alternatieven.
Hoewel het, zoals ik al eerder zei, kort dag was heb ik alle mogelijkheden binnen het district onderzocht.
Andere zalen zoals Zaal Bart, het Ontmoetingscentrum, het cultuurcentrum, kasteel Bouckenborgh, de polyvalente zalen van het fort, de sporthal Rode Loop werden bevraagd, maar beschikten niet over voldoende capaciteit of waren niet beschikbaar.
De grote feestzaal van de Volkslust was de enige zaal, die én over voldoende capaciteit beschikt én nog beschikbaar was voor de reeds geplande dag van 28 februari.
De voorwaarden voor de huur van deze zaal staan op de website: standaard wordt de zaal gratis ter beschikking gesteld bij een verbruik van minstens 1700 euro. Met de 753 ingeschreven deelnemers aan de viering verwachtte ik ruimschoots aan dit bedrag te komen en konden we ervan uitgaan dat het gebruik van de zaal gratis zou zijn.
Ik heb bijgevolg beslist om deze optie te volgen.
Het districtssecretariaat regelde verder ondersteuning via het sociale tewerkstellingsproject Werkmaat om de zaal klaar te zetten en te helpen met de bediening. Verder werd voor catering een prijsvraag gedaan om een frieten en gebakkraam te huren.
De facturen van de uitgaven voor deze dag zijn intussen gekend en komen op:
- drankverbruik: 3600 euro
- frieten en smoutebollenkraam: 2544 euro
- inzet werkmaat: 462 euro
- muziek en sabam: 713,50 euro
- kleine aankopen Colruyt (tafelhapjes): 354 euro
Vergeleken met de kostprijs om een tent te huren om de ontvangst toch aan het districtshuis te laten doorgaan was de optie van zaal Volkslust bijgevolg het enig haalbare alternatief en bovendien aanzienlijk goedkoper:
7673,50 euro voor een receptie in de feestzaal in plaats van de geraamde 18 711,50 euro voor een receptie aan het districtshuis in een tent.
Tot slot wil ik u ook nog meegeven dat bij de organisatie in een tent, zowel als bij de vroegere organisatie in het districtshuis, 12 medewerkers dienden te worden ingezet (6 werkmaat en 6 personeelsleden district). Voor de organisatie in de feestzaal kon de eigen personeelsinzet beperkt worden tot 2 personeelsleden van het district en 4 medewerkers van Werkmaat. Ook dit betekent een besparing op de vroegere kostprijs voor de organisatie van dit evenement.
Wat uw bezorgdheid betreft over de goede besteding van de budgetten voor feestelijkheden kan ik u geruststellen: alle voorstellen van de administratie worden zorgvuldig gescreend door het districtscollege.
di 14/04/2015 - 11:04