2015_CBS_05561 - Patrimonium bestuurszaken. Oudeleeuwenrui 29, Sint-Felixpakhuis, stadsarchief. Onderhouds- en depannagecontract technische installaties. Bestek PO/2009/5052/5 - Verlenging contract - Goedkeuring

De totale prijs van een bijkomende verlenging met zes maanden van het opgezegde contract wordt geraamd op  47.500 EUR, btw en prijsaanpassingen inbegrepen.

Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Het onderhouds- en depannagecontract voor de technische installaties van de Oudeleeuwenrui 29, Sint-Felixpakhuis, stadsarchief werd na vier jaar uitvoering opgezegd met ingang van 30 september 2013.

De technische uitrusting van het Felixpakhuis is dermate complex, dat het niet opportuun was om het onderhoud te laten uitvoeren met de regiecontracten in de verschillende technische specialiteiten. In het gebouw bevinden zich bovendien zeer waardevolle documenten, die op een geconditioneerde wijze moeten geconserveerd worden. Daarom werd het opgezegde contract reeds drie maal tijdelijk verlengd tot en met 31 december 2014 met collegebesluiten van 25 oktober 2013 ,21 maart 2014 en van 12 december 2014.

In de laatste fase van het aanbestedingsprocess is er een probleem met de selectiecriteriums opgedoken wat aanleiding gegeven heeft tot het opnieuw starten van de aanbesteding. Dit is een Europese aanbesteding in twee fasen. Het is een process waarvan de doorlooptijd minimaal 5 maanden bedraagt.

Om al deze redenen is er meer tijd nodig om de aanbestedingsprocedure af te ronden.
Vermits de laatste goedgekeurde verlenging van het opgezegde contract afloopt op 30 juni 2015 is het dus aangewezen om dit contract nogmaals te verlengen voor een periode van 6 maanden met ingang van 01 juli 2015 tot en met 31 december 2015.

De firma Dalkia heeft er zich schriftelijk akkoord mee verklaard om het onderhoudscontract nogmaals te verlengen voor een periode van zes maanden aan dezelfde voorwaarden als de vorige verlengingen.

De Europese richtlijn bepaalt een maximum duurtijd van vier jaar voor de onderhoudscontracten, behoudens duidelijke andere motivatie.

Een bijkomende verlenging van het contract met zes maanden is aangewezen om volgende redenen:

• de stad krijgt hiermee voldoende tijd om de Europese aanbestedingsprocedure voor een energieprestatiecontract verder af te handelen;
• de technische uitrusting van het Pakhuis is zodanig complex dat het niet opportuun is om het onderhoud te laten uitvoeren met de regiecontracten in de verschillende technische specialiteiten;
• de firma Dalkia heeft gedurende de periode dat zij het onderhoud deden wezenlijk bijgedragen tot de bedrijfszekerheid van de installaties en heeft ook het grootste gedeelte van de discrepanties tussen de technische documentatie en de installatie-uitvoeringsfouten van het verleden weggewerkt;
• de firma Dalkia is actief betrokken geweest bij het lopende project voor de gedeeltelijke vernieuwing van de luchtbehandeling, waarvan de eerste fase reeds is uitgevoerd.