2015_CBS_05456 - Inkomende facturen - Verplicht elektronisch factureren voor leveranciers. Principebeslissing - Goedkeuring

Voor 2008: 100% papier
Voor 2008 waren de inkomende facturen van de stad een volledig ‘papieren proces’. Facturen kwamen centraal op papier binnen, werden nagekeken, per binnenpost doorgestuurd naar de betrokken dienst waar ze opnieuw werden nagekeken en vervolgens per binnenpost opnieuw verstuurd naar de financiële dienst waar de factuur betaald werd. De factuur werd tenslotte gearchiveerd en 30 jaar bewaard.

2008: EFIAS
EFIAS, Elektronische Facturatie In Antwerpen Stad, was de eerste stap richting het elektronisch verwerken van facturen. Facturen kwamen nog steeds op papier binnen, maar werden ingescand en digitaal verwerkt. Gescande facturen konden vervolgens aan een behandelende dienst toegewezen worden, wat een grote tijdswinst betekende door het wegvallen van de binnenpost. De start van EFIAS betekende een grote stap in het digitaal behandelen van inkomende facturen, maar het veranderde weinig of niets aan de factuur zelf, die nog steeds op papier binnenkwam.

2010: EDI (Electronic Data Interchange)
EDI is een wereldwijde standaard voor de elektronische uitwisseling van documenten. In 2010 ging de stad dit voor het eerst op grotere schaal gebruiken voor haar inkomende facturen, als vervolg en verlengstuk op EFIAS. Dat betekent concreet dat de boekhoudprogramma’s van leverancier en stad met elkaar praten door middel van een gemeenschappelijke component. Het voordeel van EDI is dat er geen manuele handelingen meer nodig zijn om een factuur te verwerken en dat het volledige proces automatisch verloopt. Omwille van de grote opstartkost voor de leverancier (1.800 euro) waren er niet veel leveranciers bereid om mee in dit verhaal te stappen.

2013: Webportaal eFacturatie
5 jaar na EFIAS, met de komst van het webportaal eFacturatie, konden leveranciers voor het eerst hun facturen op een eenvoudige, laagdrempelige manier digitaal bezorgen aan de stad. Via een op maat gemaakte online toepassing (type eformulier) konden facturen in pdf-formaat opgeladen worden, waarna ze terechtkwamen in EFIAS en de flow verder digitaal kon verlopen. 
Het webportaal eFacturatie had echter evenveel beperkingen als voordelen. De leverancier spaarde een postzegel uit, maar moest telkens veel velden invullen en de pdf’s één voor één opladen. De stad moest al iets minder papier verwerken en scannen, maar de impact was eerder beperkt. In 2014 kwam gemiddeld 33% van de facturen digitaal binnen, versus 67% op papier. Een meer doorgedreven automatisering drong zich op.

2015: E-mailprocessor en EDI
Op 1 januari 2015 start de stad met een e-mailprocessor voor facturen. Concreet: leveranciers mailen hun facturen naar de stad (meerdere facturen per mail mogelijk) en de factuur wordt automatisch ingelezen in EFIAS.
Daarnaast is er voor de grote leveranciers (> 500 facturen / jaar) een aangepast systeem van EDI. Hierbij zijn er geen manuele handelingen meer nodig, noch door de leverancier noch door de stad. Het proces is hiermee volledig gedigitaliseerd én geautomatiseerd. Aangezien EDI nu verloopt via een andere software dan in 2010, zijn de kosten voor de leverancier bovendien aanzienlijk geminderd.

Dat de e-mailprocessor in combinatie met EDI een grote vereenvoudiging is voor de leveranciers, blijkt uit onderstaande cijfers. Al na één maand nemen de digitale facturen de overhand. Na vijf maanden is de verhouding papier-digitaal omgedraaid ten opzichte van in 2014.

Vanuit Europa wordt het elektronisch factureren gestimuleerd omwille van de efficiëntieverhoging en de papierbesparing. Daarvoor werd volgende Europese doelstelling uitgewerkt: “Tegen 2020 moet ‘e-invoicing’ zijn uitgegroeid tot de belangrijkste manier van factureren.”

Naar aanleiding van deze doelstelling werd de Europese richtlijn ‘Elektronische facturering bij aanbestedingen’ goedgekeurd door het Europees Parlement op 11/02/2014, die e-Invoicing bij overheidsopdrachten verplicht vanaf 2016. Deze verplichting heeft betrekking op het aanvaarden en verwerken van elektronische facturen door de aanbestedende diensten. De Europese richtlijn verplicht de leverancier nog niet om zijn factuur ook digitaal aan te leveren.

De Federale overheid zal elektronisch factureren vanaf 2016 stelselmatig verplicht maken voor haar leveranciers (Digitaal Belgium actieplan). Vlaanderen wil de verplichting invoeren vanaf 2017.

Gezien de grote voordelen, zowel voor de leverancier als voor de stad, wil de stad op korte termijn evolueren naar 100% digitale inkomende facturen. Om dat te bereiken wil de stad in haar bestelbons en bestekken een verplichting opnemen ten aanzien van de leverancier. Leveranciers die met de stad willen samenwerken, engageren zich dan om hun facturen, creditnota's en vorderingsstaten digitaal aan te leveren. Documenten die niet digitaal aangeleverd worden, kunnen bijgevolg geweigerd worden.

Aangezien intussen ook bijna alle andere entiteiten van de groep stad Antwerpen klaar zijn om facturen digitaal te ontvangen, kan de verplichting groepsbreed in de bestekken worden opgenomen.