2015_CBS_06999 - Lokale Politie Antwerpen - Beslissing verticale bevoegdheidsverdeling eigenaars- en huurdersonderhoud politiepatrimonium - Goedkeuring

Van zodra dit voorstel verder geconcretiseerd wordt, maken de financiële gevolgen deel uit van een afzonderlijk collegebesluit.

Volgens artikel 57 § 3 1° van het Gemeentedecreet is het college van burgemeester en schepenen bevoegd voor daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Het autonoom gemeentebedrijf voor vastgoed en stadsprojecten Antwerpen (AG VESPA) verwierf in 2010 het eigendomsrecht op het politiepatrimonium. Voor de huisvesting van de politiediensten verhoudt AG VESPA zich tegenover Lokale Politie Antwerpen als verhuurder/huurder. In het kader van deze verhuurder/huurderrelatie staat AG VESPA in voor het eigenaarbeheer en eigenaarsonderhoud van dit politiepatrimonium. Het huurdersonderhoud is ten laste van Lokale Politie Antwerpen die daarvoor vooral een beroep doet op de bedrijfseenheid stadsbeheer.

AG VESPA heeft in het kader van de realisatie van het masterplan huisvesting van Lokale Politie Antwerpen daarnaast ook enkele gebouwen extern in huur genomen voor Lokale Politie Antwerpen (Mechelsesteenweg, Kievitplein, …) en krijgt patrimonium tijdelijk ter beschikking van de stad voor huisvesting van Lokale Politie Antwerpen (site Luchtbal, Noorderlaan 500, 2030 Antwerpen).

Verder zijn er een aantal stadseigendommen die politiediensten huisvesten (waaronder delen van districthuis,…). Dit stedelijk bedrijfsvastgoed wordt beheerd, voor zowel eigenaars- als huurdersonderhoud, door de bedrijfseenehid stadsbeheer.

Wat betreft het onderhoud voor het politiepatrimonium beheerd door AG VESPA, wordt volgens een horizontale bevoegdheidsverdeling aldus enerzijds eigenaarsonderhoud opgenomen door AG VESPA en anderzijds huurdersonderhoud door de bedrijfseenheid stadsbeheer.

Met het oog op efficiëntie en vereenvoudiging stelt Lokale Politie Antwerpen een verticale bevoegdheidsverdeling voor waarbij alle onderhoudstaken (eigenaarsonderhoud, huurdersonderhoud, inrichtingswerken) in AG VESPA-patrimonium worden opgenomen door AG VESPA en in stedelijk bedrijfsvastgoed door de bedrijfseenheid stadsbeheer. Onder AG VESPA-patrimonium dient te worden verstaan alle gebouwen waarin een verhuurder/huurderrelatie (contractueel vastgelegd) bestaat tussen AG VESPA en Lokale Politie Antwerpen, met inbegrip van externe verhuringen en/of terbeschikkingstellingen. Onder stedelijk bedrijfsvastgoed dienen alle gebouwen te worden verstaan die door de stad aan Lokale Politie Antwerpen ter beschikking worden gesteld.

Vaststellingen:

• verschillende uitvoerders voor eigenaars- en huurdersonderhoud zorgen voor grijze zones, waardoor Lokale Politie Antwerpen zowel door AG VESPA als door de bedrijfseenheid stadsbeheer wordt doorverwezen naar de andere partij. Dit zorgt ervoor dat bepaalde meldingen lang blijven openstaan;
• bij het toepassen van de huidige lijst eigenaarsonderhoud en huurdersonderhoud van AG VESPA (de bedrijfseenheid stadsbeheer maakt reeds gebruik van een aangepaste lijst), kunnen er onduidelijkheden bestaan over wie instaat voor de werken en wie voor de betalingen;
• wanneer de bedrijfseenheid stadsbeheer werken aan technische installaties uitvoert in gebouwen van AG VESPA, in het kader van huurdersonderhoud, zorgt dit voor conflicten bij later vastgestelde gebreken. Wie is dan verantwoordelijk, door wie is het gebrek ontstaan? Dit heeft gevolgen voor keuringen, garanties op uitgevoerde werken, en dergelijke.

Het voorstel van verticale bevoegdheidsverdeling werd afgetoetst bij partners bedrijfseenheid stadsbeheer en AG VESPA.

Volgende pluspunten en opportuniteiten werden hierbij onder andere naar voren geschoven:

• één aanspreekpunt per locatie: Lokale Politie Antwerpen kan zich richten tot één partij, namelijk de verhuurder van het desbetreffende kantoor, ofwel AG VESPA ofwel de bedrijfseenheid stadsbeheer. Dit vermijdt discussies over wie de herstellingen en werken dient uit te voeren;
• waardebehoud van patrimonium: door het beheer van al het onderhoud bij één partner te centraliseren, is er meer garantie op verlengde levensduur van installaties en worden onnodige kosten vermeden. Op lange termijn kan dat leiden tot een grotere rendabiliteit van het patrimonium. Er is een betere opvolging van onderhoudsplanningen, controles en keuringen op installaties. Ook conflicten over wie een gebrek heeft veroorzaakt of over garanties zijn niet meer van toepassing;
• kostenbewustzijn en efficiëntere inzet van (onderhouds)personeel: dubbele oproepen worden vermeden. Huidig voorbeeld: verwarmingsketel valt uit. Lokale Politie Antwerpen laat technieker van de bedrijfseenheid stadsbeheer komen voor onderhoud/kleine reparatie (= huurdersonderhoud), er dient echter een onderdeel vervangen te worden (dit valt onder eigenaaronderhoud waardoor technieker van AG VESPA dient te komen).

Nadelen die worden vermeld zijn de volgende:

• AG VESPA heeft tot op heden nog geen huurdersonderhoud opgenomen en dient zich hierop, vanaf nul, volledig te organiseren;
• bedrijfseenheid stadsbeheer: opsplitsing van onderhoudsactiviteiten bij verschillende entiteiten van de Groep Antwerpen, maakt dat er dubbele expertise ontwikkeld wordt, dit is minder efficiënt;
• bedrijfseeneheid stadsbeheer: overdracht lopende overeenkomsten en projecten nodig > nominatieve lijsten van over te dragen overeenkomsten worden opgemaakt. Afspraken te maken in overgangsperiode.

Een verticale bevoegdheidsverdeling brengt verschillende aandachtspunten en basisvoorwaarden met zich mee:

• afbakening huurdersonderhoud: er dienen goede afspraken gemaakt te worden in verband met wat wordt verstaan onder huurdersonderhoud en wat niet. De bestaande lijst ‘eigenaars- en huurdersonderhoud’ dient herbekeken te worden in functie van de verticale verdeling.

Volgende opdeling kan hierbij als leidraad genomen worden:

• huurdersonderhoud: vastzetten klinken, vervangen lampen, vervangen filters, …: onder de verantwoordelijkheid van AG VESPA/bedrijfseenheid stadsbeheer als verhuurder;
• inrichtingswerken: verplaatsen van wanden, plaatsen van een keuken, , …: valt onder de respectievelijke verantwoordelijkheid van AG VESPA/bedrijfseenheid stadsbeheer (naargelang wie als eigenaar van het pand optreedt en verhuurt aan Lokale Politie Antwerpen);
• restyling onthaal zal in principe opgenomen worden door de respectievelijke eigenaar van het gebouw, tenzij dit juridisch niet mogelijk en/of interessant is;
• exploitatie eigen aan gebruiker: drank, printers, papier,…, met andere woorden het economaat van de gebruiker: onder de verantwoordelijkheid van de huurder;
• exploitatie eigen aan het gebouw: schoonmaak, afvalbeheer,….: onder de verantwoordelijkheid van de huurder;
• organisatie – voorbereiding nieuwe werking: er dient rekening gehouden te worden met een voorbereidingstijd om de nieuwe werking kwaliteitsvol uit te bouwen. Zo dient inzicht bekomen te worden in het huidig pakket huurdersonderhoud, dienen afspraken gemaakt te worden omtrent overdracht van lopende overeenkomsten en projecten, nieuwe overeenkomsten afgesloten te worden, interne (her)organisatie binnen AG VESPA (uitbreiding personeelsbestand AG VESPA) en de bedrijfseenheid stadsbeheer opgenomen te worden, … ;
• financiële uitwerking: het is niet aangewezen om met afzonderlijke overeenkomsten/opdrachten het huurdersonderhoud uit te voeren maar budget te voorzien voor werken en personeel via een globale enveloppe/toelage aan de eigenaar;
• duidelijk goedkeuringstraject: er dient een duidelijk goedkeuringstraject inzake huurdersonderhoud gedefinieerd te worden: hoe worden opdrachten doorgegeven door Lokale Politie Antwerpen, wanneer is terugkoppeling met de huurder nodig, wanneer krijgt de eigenaar het mandaat, …?

Met dit besluit wil Lokale Politie Antwerpen het voorstel van verticale bevoegdheidsverdeling van onderhoud voor patrimonium voor politiehuisvesting voorleggen aan het college. Rekening houdend met de verschillende voor- en nadelen en aandachtspunten, zoals hiervoor vermeld, worden volgende principes voorgesteld:

• in het kader van een nieuwe regeling volgens een verticale bevoegdheidsverdeling zijn alle onderhoudstaken (eigenaarsonderhoud, huurdersonderhoud, inrichtingswerken) in AG VESPA-patrimonium voor politiehuisvesting op te nemen door AG VESPA en in stedelijk bedrijfsvastgoed door de bedrijfseenheid stadsbeheer. Exploitatie eigen aan de gebruiker en exploitatie eigen aan het gebouw blijven op te nemen door de huurder (Lokale Politie Antwerpen/stad Antwerpen);
• het is de bedoeling dat het nieuwe principe toegepast wordt vanaf 1 januari 2016, zonder overgangsperiode. Tot dan blijft de huidige regeling inzake huurdersonderhoud van toepassing.

De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus, inzonderheid artikel 33, titel V welk bepaalt dat de Nieuwe Gemeentewet van toepassing is op het beheer van de goederen en inkomsten van de lokale politie en artikel 44, elk lokaal politiekorps staat onder de leiding van een korpschef. Hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van het lokaal politiebeleid, en meer bepaald, voor de uitvoering van het zonaal veiligheidsplan. Hij staat in voor de leiding, de organisatie en de verdeling van de taken binnen het lokaal politiekorps en de uitvoering van het beheer van dit korps. Hiertoe kan de burgemeester of het politiecollege hem sommige van zijn bevoegdheden delegeren. In de uitoefening van deze functie is hij verantwoordelijk voor de uitvoering door het politiekorps van de lokale opdrachten, van de richtlijnen met betrekking tot de opdrachten met een federaal karakter en van de opvorderingen evenals van de toepassing van de normen bedoeld in de artikelen 141 en 142. 

Op grond van artikel IV.6 van de gecoördineerde beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en AG VESPA (gecoördineerde tekst goedgekeurd bij gemeenteraadsbesluit van 28/3/2011 jaarnummer 349 en bij besluit van de raad van bestuur van AG VESPA van 20 mei 2011 A30) werd in 2009 een samenwerkingsovereenkomst gesloten met Lokale Politie Antwerpen (specifieke klantenrelatie).


Artikel 5.3.3  van de beheersovereenkomst 2015-2019 tussen de stad Antwerpen en het Agentschap AG Vespa (gemeenteraadsbesluit van 26 mei 2015, jaarnummer 284).