In het kader van het masterplan huisvesting van de lokale politie dient een mastergebouw ontwikkeld te worden waarin alle beleidsuitvoerende en beleidsondersteunende diensten centraal gehuisvest worden met uitzondering van de gedeconcentreerde onthaal- en wijkwerking.
Op 24 november 2014 (jaarnummer 890) keurde de gemeenteraad het algemeen kader voor de realisatie van het mastergebouw voor de lokale politie Antwerpen (LPA) goed.
Op 2 december 2014 werd de aankondiging van de opdracht voor het mastergebouw gepubliceerd.
Op 2 maart 2015 (jaarnummer 111) keurde de gemeenteraad het bestek voor het mastergebouw voor LPA goed.
Op 23 maart 2015 nam het directiecomité van AG VESPA kennis van het selectieverslag en maakte het tot het hare. Het directiecomité besliste om vier kandidaten te weerhouden, alle kandidaten van de gemotiveerde beslissing op de hoogte te brengen en de vier geselecteerde kandidaten uit te nodigen voor de volgende fase, hen de gunningsleidraad met bijlagen, de basisovereenkomst DBFM-opdracht en de outputspecificaties te bezorgen.
Op 18 mei 2015 keurde de raad van bestuur de principes voor goedkeuring van wijzigingen aan het bestek goed, en bekrachtigde de reeds doorgevoerde beperkte wijzigingen en keurt de belangrijke wijzigingen voor het eerste wijzigend goed.
Principes voor goedkeuring van wijzigingen aan het bestek
De keuze voor een onderhandelingsprocedure als aanbestedingsprocedure voor het project mastergebouw LPA laat toe om tijdens de procedure wijzigingen aan te brengen aan het bestek zoals goedgekeurd door de raad van bestuur van AG VESPA op 6 februari 2015 en de gemeenteraad op 2 maart 2015 voor zover het geen substantiële wijziging van de opdracht betreft.
Aanleiding voor wijzigingen aan het bestek kunnen zijn;
Het is bijgevolg nodig om een kader vast te leggen om met eventuele wijzigingen om te gaan.
Om in de periode tussen goedkeuring bestek door de gemeenteraad op 2 maart 2015 en het sluiten van de DBFM-overeenkomst met wijzigingen om te gaan worden volgende principes gehanteerd:
Bij de bepaling van wat beperkte en belangrijke wijzigingen zijn, dient een redelijke benadering gevolgd te worden om tot een werkbaar proces te komen tijdens de onderhandelingsprocedure teneinde de timing van de aanbestedingsprocedure en bij uitbreiding de globale projectplanning niet te hypothekeren.
Onderstaand onderscheid kadert hierin:
|
Belangrijke wijzigingen |
Beperkte wijzigingen |
|
Wijzigingen aan de gunningscriteria |
Aanpassen van typfouten, kruisverwijzingen, verduidelijkingen die geen wijziging inhouden |
|
Wijzigingen aan het vergoedingsmechanisme of de risico-allocatie van de DBFM-overeenkomst |
Aanpassen van clausules uit de overeenkomst die geen risico-allocatie, betalingsmodaliteiten bevatten |
|
Wijzigingen aan uitvoeringstermijnen / planning |
|
|
Wijzigingen aan het verloop van de procedure (bijvoorbeeld inlassen extra offerte ronde, ...) |
Aanpassingen met betrekking tot het praktische verloop van de procedure (bijvoorbeeld inlassen extra onderhandelingsvergadering, indieningsmodaliteiten,…) |
| Wijzigingen aan de juridische voorwaarden van de Grond | |
| Wijzigingen aan de juridische voorwaarden van het verkoopsdossier (verplichtingen koper, enzovoort) | Aanvullingen van technische bijlagen aan het verkoopdossier (bijvoorbeeld bouwhistorische studie, bestekken veiligheidswerken,...) |
| Wijzigingen met een impact op de financiering van het project | |
| Technische wijzigingen die de scope van het project wijzigen (bijvoorbeeld minimaal ambitieniveau BREEAM of minimaal aantal parkeerplaatsen, ...) |
Technische wijzigingen die de scope van het project niet wijzigen (bijvoorbeeld autonomie van de noodstroom of wijziging toegestane hersteltijden in de service level agreements, ...). |
| Aanvullingen aan het bestek binnen het kader van het bestek zoals goedgekeurd door de RVB en de GR (bijvoorbeeld externe bijlagen die reeds vermeld zijn in het goedgekeurde bestek met vermelding 'wordt aangeleverd in een latere fase' voor zover ze geen invloed hebben op planning en financieringsaspecten). |
Wijzigende berichten
Alle wijzigingen zullen, na goedkeuring door het bevoegde orgaan, via een wijzigend bericht (WB) aan de kandidaten overgemaakt worden.
Volgend principe wordt systematisch gehanteerd in functie van de timing van de verschillende raden van bestuur:
1. Wijzigend bericht met beperkte en belangrijke wijzigingen:
2. Wijzigend bericht met enkel beperkte wijzigingen: timing niet afhankelijk van RVB:
Wijzigende berichten worden door de stuurgroep masterplan huisvesting van de lokale politie Antwerpen bekrachtigd.
Goedkeuring BAFO-bestek
Alvorens de fase aan te vatten waarbij de kandidaten hun Best And Final Offer (BAFO) opmaken wordt een nieuw ijkpunt genomen met betrekking tot de opdrachtdocumenten en hun bijlagen (met name gunningsleidraad, DBFM-overeenkomst en outputspecificaties).
Aan de kandidaten die na de eerste offerteronde worden weerhouden om een BAFO in te dienen, wordt een BAFO-bestek overhandigd waarin alle wijzigingen aan deze documenten zijn verwerkt.
Gelet op bovenstaande principes voor goedkeuring van wijzigingen aan het bestek dient het BAFO-bestek door de raad van bestuur van AG VESPA goedgekeurd te worden.
Het BAFO-bestek wordt eveneens door politie (LPA) goedgekeurd
Goedkeuring bestek bij gunning
Bij gunning is er een definitief bestek ter beschikking, waarin alle wijzigingen zijn verwerkt overeenkomstig de vastgelegde principes, dat deel zal uitmaken van het contract. Dit finaal bestek zal dan in zijn geheel ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raad van bestuur van AG VESPA en aan de gemeenteraad als bijlage aan de huurovereenkomst.
Artikel 4, §2 punten 5.3.3. en 6 uit de beheersovereenkomst 2015-2019 tussen de stad Antwerpen en AG VESPA.
Volgens artikel 236, §1 van het Gemeentedecreet is de raad van bestuur van het AG bevoegd voor alles wat niet uitdrukkelijk bij decreet, in de statuten of in de beheersovereenkomst aan de gemeenteraad is voorbehouden.
Volgens artikel 23 van de statuten van AG VESPA heeft de raad van bestuur de meest uitgebreide bevoegdheden om alle nuttige of noodzakelijke handelingen te verrichten om het doel van het bedrijf te verwezenlijken.
De raad van bestuur van AG VESPA is dus principieel bevoegd om de beslissingen met betrekking tot de opdracht te nemen.
Het college neemt kennis van de principes voor wijzigingen aan het bestek voor het mastergebouw voor de lokale politie.