2015_CBS_05163 - Openbaarheid van bestuur - Stadsarchief. Actieve openbaarheid. Nieuwe werkwijze - Goedkeuring

Elk bestuur kan volgens het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, de actieve openbaarheid naar eigen inzicht invullen.

Het stadsarchief heeft tal van stedelijke en niet-stedelijke historische documenten in zijn bezit. Burgers kunnen vandaag reeds heel wat van deze documenten raadplegen in het kader van passieve openbaarheid van bestuur.

Passieve openbaarheid:

• volgend op het decreet openbaarheid van 2004 en de interpretatie van de passieve openbaarheid, is de inzage van bestuursdocumenten in het stadsarchief zo geregeld dat er steeds voorafgaandelijk registratie nodig is;
• passieve openbaarheid betreft het geven van informatie inclusief recht op hulp, toelichting (uitleg), inzage en afschriften van bestuursdocumenten naar aanleiding van een vraag van een burger. Hier speelt het stadsarchief een belangrijke rol omdat het alle gearchiveerde en ook de semi-dynamische dossiers van de stad Antwerpen beheert;
• overeenkomstig de bepalingen van het decreet openbaarheid inzake passieve openbaarheid, moeten alle vragen voor raadpleging, ongeacht of een dossier openbaar is of niet, genoteerd worden in een daartoe bestemd register. Dit geldt ook voor de raadpleging van een digitaal inventarisnummer via de website omdat dat geen ‘publicatie op internet’ is in de zin van actieve openbaarheid. Vandaar was hiervoor tot nu toe steeds een geverifieerde account nodig.

Actieve openbaarheid:

• elk bestuur kan volgens het decreet de actieve openbaarheid naar eigen inzicht invullen;
• actieve openbaarheid bepaalt dat alle Vlaamse bestuursinstanties alle belanghebbenden moeten informeren over hun beleid, regelgeving en dienstverlening. Bij de stad Antwerpen gebeurt die voornamelijk via A-stad maar soms ook via andere kanalen. In het verleden was hier geen rol weggelegd voor het stadsarchief;
• dit alles had tot gevolg dat de toegang tot gearchiveerde digitale documenten traag verliep.

Digitaal depot:

• alle digitale bestanden overgedragen aan het digitaal depot van het stadsarchief, zijn raadpleegbaar via de website www.felixarchief.be. Dit zijn ook erg recente bestanden, bijvoorbeeld filmpjes van de gemeenteraadscommissies van 2015. Deze snelle overdracht is nodig voor een duurzame bewaring van deze bestanden;
• via intranet zijn deze bestanden meteen te bekijken; voor het publiek zijn deze via internet momenteel alleen te bekijken mits een bezoekersaccount bij het FelixArchief. Dit werd bij de implementatie in 2008 noodzakelijk geacht omdat het raadplegen van deze digitale bestanden viel onder de regels van de passieve openbaarheid van bestuur, waarbij registratie van de identiteit van de aanvrager nodig is.

Het is aangewezen dat het stadsarchief zich voortaan organiseert, niet langer vertrekkend vanuit de passieve openbaarheid, maar volgens de principes van de actieve openbaarheid; zo wordt een grotere integratie met A-stad gerealiseerd.

Het managementteam heeft op 20 mei 2015 (jaarnummer 213) kennisgenomen van deze werkwijze inzake de toepassing van de openbaarheid van bestuur in het Stadsarchief.

Het ter beschikking stellen van openbare digitale inventarisnummers via zoeken.felixarchief.be kan beschouwd worden als een vorm van actieve openbaarheid.

Daarom wordt aangeraden de huidige werkwijze te herzien.

• Ter beschikking stellen van openbare digitale inventarisnummers via de website van het stadsarchief is wel publicatie op internet.
• Voor de raadpleging van openbare digitale bestanden in het digitaal depot van het stadsarchief is geen geverifieerde account meer nodig. Dit valt onder de regels van de actieve openbaarheid van bestuur. Duizenden bestanden worden daardoor meteen raadpleegbaar.
• Voor de raadpleging van een niet-openbaar digitaal bestand is wel nog een aanvraag en een bezoekersaccount nodig. Dit is duidelijk passieve openbaarheid van de bestuur.

Daaruit volgt ook dat het stadsarchief een belangrijke ondersteuning kan bieden bij het publiceren van informatie in het kader van de actieve openbaarheid voor tal van bestuursniveaus in de groep stad Antwerpen (publiceren van filmpjes van gemeenteraadscommissies, districtsraden, ...).

• Bestuursniveaus en bedrijven binnen de groep stad Antwerpen publiceren enkel de meest recente informatie (bijvoorbeeld laatste 12 maanden) via A-stad, voor oudere informatie verwijzen ze naar het FelixArchief.
• Op die manier worden de servers van A-stad ontlast en is de informatie veel sneller duurzaam bewaard.
• De afzonderlijke bezoekersaccounts van het stadsarchief worden afgeschaft.
• De burger kan gewoon zijn A-profiel gebruiken.

Wijzigingen naar aanleiding van integratie met A-stad in 2015.

Mogelijkheden voor A-stad:

• op infofiches van allerlei bestuursniveaus kunnen alleen de meest recente documenten getoond worden, voor de oudere verwijst men naar het FelixArchief;
• door een rechtstreekse link naar de bewaarde bestanden in het digitaal depot kunnen de servers van A-stad sneller ontlast worden van de opslag van grote bestanden. Zeker wanneer de beeldopnames van de gemeenteraad raadpleegbaar worden gesteld, is dit een aanrader. Deze functionaliteit biedt dus vooral mogelijkheden voor gemeenteraad, college en alle districtsraden en –colleges;
• ook voor allerlei historische informatie kunnen de rechtstreekse links naar het FelixArchief een aanvulling zijn.

Dit zal de toegang tot de bestuurlijke informatie sterk vereenvoudigen en is veel klantgerichter.

• decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur;
• omzendbrief VR 2006/26 van 1 december 2006 over de openbaarheid van bestuur;
• het decreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking.

Digipolis draagt de kosten voor de aanpassingen aan de website en het aanvraagsysteem.