Het college van de burgemeester en schepenen van de stad Antwerpen keurde op 20 december 2013 (jaarnummer 12687) de principes van de besparingsoefening goed die aan Digipolis werden opgelegd. Digipolis kreeg de opdracht om op het gevraagde exploitatiebudget 2014-2019, dat in totaal € 236.000.000,00 bedroeg, een bedrag van € 60.000.000,00 te besparen aan een ritme van € 10.000.000,00 per jaar in 2015, 2016 en 2017 en van € 15.000.000,00 per jaar in 2018 en 2019, zonder impact op de beleidsprojecten.
Het college van de burgemeester en schepenen van de stad Antwerpen besliste eveneens op 20 december 2013 (jaarnummer 12972) om een interne financiële audit door te voeren bij Digipolis.
Het college van de burgemeester en schepenen van de stad Antwerpen keurde op 9 mei 2014 (jaarnummer 4495) de methodiek van de realisatie van de besparingen goed. Het college was akkoord dat Digipolis de gevraagde besparingen op een eigen ritme versneld mag realiseren en hiermee een tijdelijke besparingsprovisie mag aanleggen.
Op 6 maart 2015 (jaarnummer 1830) leverde de inspectie financiën haar rapport op. Uit dit rapport blijkt dat meer transparantie en eenduidigheid mogelijk is inzake de bestemming van de (nog) niet bestede budgetten vanuit Digipolis naar de stad Antwerpen.
Gelet op het collegebesluit van 9 mei 2014 en de vooropgestelde besparingen die Digipolis dient door te voeren vanaf het boekjaar 2015 wordt met dit besluit dan ook in alle transparantie duiding gegeven over de bestemming van de nog niet bestede middelen per jaareinde 2014.
In de loop van het werkingsjaar worden door de verschillende entiteiten van de groep Antwerpen (stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, lokale politie Antwerpen en het Zorgbedrijf) reeds betalingen aan Digipolis gedaan, zonder dat hiervoor bij Digipolis reeds voor eenzelfde bedrag uitgaven tegenover staan. Hierdoor ontstaan op het einde van het jaar bij Digipolis voor elke van deze entiteiten onbestede middelen in het exploitatiebudget. Deze onbestede middelen worden door Digipolis “roll-over” genoemd.
Digipolis plaatst deze niet-bestede maar wel ontvangen bedragen steeds op aparte grootboekrekeningen per deelnemer zodat deze bedragen in alle transparantie in de balans zichtbaar zijn. Deze bedragen worden in de jaarrekening opgenomen onder de rubriek ‘overige schulden’. Digipolis communiceert jaarlijks aan de respectievelijke leden over deze grootboekrekeningen en dus over het bedrag van de openstaande schuld.
Niet-bestede maar wel ontvangen exploitatiebudgetten uit de jaren 2014 en vroeger worden via het collegebesluit van 9 mei 2014(jaarnummer 4495) ter beschikking gesteld om de totaal opgelegde besparingsdoelstelling van de meerjarenplanning te behalen.
Per einde 2014 blijkt dat niet alle gebudgetteerde middelen van de groep Antwerpen besteed zijn dankzij vroegtijdige besparingen door Digipolis. Zoals ook bevestigd in het collegebesluit van 9 mei 2014 kunnen deze saldo’s worden aangewend om in de toekomstige jaren op de opgelegde besparingen te anticiperen. Deze saldo’s worden aldus beschouwd als een vroegtijdig bijkomend budget voor de volgende jaren. Uiteraard zal Digipolis deze bijkomende budgetten enkel aanwenden voor uitgaven met betrekking tot projecten van de respectievelijke entiteit.
Voor wat de periode vóór 2014 betreft is het saldo van het exploitatiebudget € 6.222.769. Voor wat het boekjaar 2014 betreft is dit een saldo van € 8.182.291 (weliswaar nog onderhevig aan mogelijke aanpassingen door de bedrijfsrevisor).
Van deze € 14.405.060 heeft € 7.667.917,26 een bestemming en kan € 6.737.142,74 worden toegewezen aan de tijdelijke besparingsprovisie (zie bijlage voor een gedetailleerd overzicht van de bestemmingen). Dit laatste bedrag is het gevolg van de versnelde realisatie van besparingen in 2014.
Het college keurt de bestemming goed van de nog niet bestede maar wel uitbetaalde exploitatiebudgetten die zullen aangewend worden voor enerzijds de realisatie van de doelstellingen in 2015 en anderzijds voor een tijdelijke besparingsprovisie anticiperend op de gevraagde besparingen in de periode 2015-2019. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat deze overdrachten in hoofde van Digipolis worden aangemerkt als schuld.