2015_CBS_03057 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Tulpenpluk - 19 april 2015 - Berendrecht - Goedkeuring

Het district Berendrecht-Zandvliet-Lillo voorziet voor de uitwerking van het evenement een budget van 35.000,00 EUR inclusief BTW.  

De bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing werkte in samenwerking met Zenith Optimedia een overkoepelend mediaplan uit. Het globale kostenoverzicht ziet er als volgt uit: 

Voor de productie van de videofilm werd een freelancer van het raamcontract gecontacteerd (Raamcontract voor bestek GAC/2013/2189 -pool van freelance fotografen en video reporters). 

In zitting van 23 februari 2015 (jaarnummer 47) besliste het districtscollege van Berendrecht-Zandvliet-Lillo om op 5 of 19 april 2015 opnieuw de Tulpenpluk te organiseren naar aanleiding van het succes van de tweede editie in 2013. Het district wenst het resultaat van de vorige edities te evenaren. De datum werd intussen op advies van de dienst stadsbeheer/groen- en begraafplaatsen vastgelegd op zondag 19 april 2015.

In 2012 was het precies 450 jaar geleden dat de eerste tulpenbollen uit Turkije via de haven van Antwerpen West-Europa bereikten. Tot medio twintigste eeuw was de tulpenteelt een belangrijke bedrijfstak in de Antwerpse polder. Het district Berendrecht-Zandvliet-Lillo zette de tulp in 2012 een heel jaar lang in de kijker. Naast een uitgebreid programma aan lokale activiteiten, was het hoogtepunt de tulpenpluk eind april, geïnspireerd op het oogstfeest van weleer. Ook de tweede editie in 2013 kende een groot succes met meer dan 10.000 bezoekers.

Na een jaartje rust is de weide aan de Antwerpsebaan in Berendrecht opnieuw klaar voor de 3de editie van de Tulpenpluk. Er werden in het najaar van 2014 160.000 tulpenbollen op de weide aangeplant.

Op de tulpenwei op de Antwerpsebaan (naast de bomenbank) verwelkomen de medewerkers van de bedrijfseenheid stadsbeheer de bezoekers en begeleiden hen bij het plukken van de tulpen. De tulpen worden verzameld in een handige boeketzak. Creatievelingen kunnen een bloemstuk maken tijdens de workshops. Wie nog niet direct naar huis wil, kan de tulpen achterlaten in een vestiaire.

Aan de infostand van het district komt men meer te weten over de geschiedenis van de tulp in de polderdorpen. Natuurpunt vzw verzorgt begeleide wandelingen in het Reigersbos en de Opstalvallei. Enkele huifkarren en animatietreintjes toeren door het district en verbinden de aanlegsteiger en de autoparking met de tulpenwei.

Kinderen kunnen zich uitleven op het avontureneiland met water, zand en stro terwijl volwassenen een partijtje petanque spelen of zich installeren op de ligweide met hangmatten en ligkussens. Een uitgebreid picknickbuffet met BBQ verwent de innerlijke mens. In de centrale bar met groot houten terras en overkapping worden zomerse dranken geserveerd. De maaltijden en dranken zijn democratisch geprijsd en bieden voor elk wat wils. Akoestische muziekgroepen, de Ganzenfanfare en een dj op een bakfiets zorgen voor een echte oogstsfeer.

Om de bereikbaarheid van het evenement te verhogen, werden verschillende routes uitgewerkt. Een pendeldienst van Flandria vaart om het anderhalf uur vanaf Kattendijkdok-Oostkaai tot in Berendrecht. In tegenstelling tot vorige edities wordt er nu een bijdrage van 1,00 EUR per traject en per persoon gevraagd. Aan het MAS Havenpaviljoen vertrekken ook enkele begeleide fietstochten door de haven naar Berendrecht. Het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen sponsort een deel van de Flandriaschepen, zorgt voor de gidsen en ontvangt in ruil hiervoor mediareturn en een infostand op de tulpenwei. Een ruime fiets-en autoparking wordt voorzien.  De Lijn voorziet gelede bussen. 

De dienst stadsbeheer/logistiek/bijzonder opdrachten en feestmateriaal ondersteunt met de levering en plaatsing van het feestmateriaal. Omdat er in de omgeving geen aansluiting is op het elektriciteitsnet, wordt een generator gehuurd voor de koeling en tapinstallatie. De animatie wordt zoveel mogelijk zonder stroom voorzien.

De bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing werkte de volgende stadsbrede communicatiecampagne uit:

doelgroepen:

• alle inwoners van het district, het middenveld en het personeel van de havenbedrijven;
• alle inwoners van de stad Antwerpen met een focus op gezinnen met kinderen en recreatiezoekers;
• de noordelijke rand rond Antwerpen met een focus op gezinnen met kinderen en recreatiezoekers.

doelstellingen:

Minstens 10.000 bezoekers op 19 april 2015 naar de derde tulpenpluk lokken en hen een ganse dag van het oogstfeest te laten genieten. Het feest is bereikbaar met de boot, fiets, bus of auto.

communicatiestrategie:

In de campagne 2012 nodigden de inwoners van het district alle Antwerpenaars en bezoekers uit om naar de Tulpenpluk te komen. 
In 2013 kreeg iedereen bijkomend de mogelijkheid om te komen plukken voor iemand die hen dierbaar is. De slogan van de campagne 2013 luidde: "Voor wie pluk jij een tulp?". Labels met de tekst "Deze tulp is voor ..." om aan een of meer tulpen te hangen werden via de campagne en tijdens het evenement verspreid.

In 2015 wordt er verder gegaan op het invalshoek van 2013 met de boodschap ‘Kies je kleur, pluk een tulp’.  Elke tulp heeft zijn betekenis.  Een rode tulp kies je bijvoorbeeld om aan je ware liefde te geven.

communicatiebeeld:

In de campagne staan zes campagnebeelden rond ‘Kies je kleur, pluk een tulp’ centraal:

• rode tulp = ware liefde;
• paarse tulp = luxe;
• oranje tulp = enthousiasme;
• blauwe tulp =  zekerheid;
• gele tulp = vrolijkheid;
• roze tulp = geluk.

communicatieplan:

De campagne loopt van 19 maart 2015 tot 19 april 2015 met een focus op de eerste twee weken van april en wordt stadsbreed uitgerold op basis van het volgende mediaplan:

Daarnaast zet de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing de eigen stedelijke kanalen als volgt in:

Tot slot zal er tijdens de paasvakantie (6 april 2015-17 april 2015) met een bakfiets vol tulpen, op drie momenten op drie verschillende plaatsen in de binnenstad  promotie gevoerd worden. Via facebook zal er telkens een raadsel verspreid worden zodat de volgers kunnen raden waar de bakfiets naar toe gaat. Om dit digitaal leven in te blazen maken we een videofilmpje om als teaser via facebook te verspreiden.

De Tulpenpluk krijgt mogelijk aandacht in de personeelsbladen van enkele havenbedrijven. 
A-kaarthouders krijgen een mailing over de spaar- en verzilveracties tijdens het evenement en er worden acties naar de pers ondernomen. A-kaarthouders kunnen punten verzilveren voor een hippe katoenen draagtas in het thema van de campagne. In het lokale magazine De Polder plaatsen we een advertentie op 3 en 17 april 2015. 

De dienst ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen/evenementen geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling.

Grotere publieksevenementen worden nog meer verspreid over het hele grondgebied van de stad. 

Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

De kosten voor de aankoop van mediaruimte worden geraamd op 12.830,00 EUR (waarvan 8.146,58 EUR reeds in het college werd gebracht) en 4.683,42 EUR in onderstaande financiële tabel. Er werd gebruik gemaakt van het bestek 2010/0237 met Zenith Optimedia, goedgekeurd door het college op 21 januari 2011 (jaarnummer 449).

Dit is het geval voor de communicatiepromo: tulpen bakfiets 'Papa Mojito', maken van een videoreportage, affiche A2, affiche A0, boeketlabel, flyer A5, canvas, vestiairenummer, katoenen draagtas, en de vlaggen. 

In toepassing van artikel 26§1, 1° a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 105, 2° van Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgelegd bedrag van 85.000 EUR (zonder belasting op de toegevoegde waarde).

"Artikel 26, §1, 1° f, van de wet van 15 juni 2006 bepaalt dat de werken, levering en diensten die wegens hun technische of artistieke redenen of omwille van de bescherming van alleenrechten slechts aan één bepaalde aannemer, leverancier of dienstverlener kunnen worden gegund, mogen worden gegund op basis van een onderhandelingsprocedure."

Voor de aankoop van fotografie werd gebruik gemaakt van bestek 2013/2189, goedgekeurd door het college op 11 april 2014 (jaarnummer 3971).

Voor de aankoop van canvassen werd gebruik gemaakt van bestek 2013/1970, goedgekeurd door het college op 6 december 2013. (jaarnummer 12346)