2015_CBS_07118 - Sport. Sportevenementen 2015 - Wielrennen. Finale wereldbeker Trial. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 20.000,00 EUR.

BRK Projects organiseerde al enkele jaren een manche van de wereldbeker Trial voor wielrenners in Antwerpen. Ook dit jaar wil BRK Projects een wereldbekermanche van de wielerdiscipline trial organiseren en het is tegelijkertijd ook de finale van de wereldbeker. Het is ondertussen al de zesde editie en net als voor de laatste twee edities wordt geopteerd voor de binnenstad als locatie. Op de Grote Markt zal een parcours worden opgesteld. De Handschoenmarkt doet dienst als opwarmingszone. Het evenement vindt plaats op zaterdag 26 september 2015 en zondag 27 september 2015 en is gratis toegankelijk.

De organisatie begint op maandag 21 september 2015 met de opbouw van de twee sites. Op dinsdag 29 september 2015 zijn alle sites opnieuw beschikbaar. 

Ook de parking van de Cruiseterminal zal gebruikt worden en dit van woensdagavond 23 september 2015 tot en met maandagochtend 28 september 2015. 

De organisatie ontvangt een subsidie van 20.000,00 EUR. Deze subsidie wordt betaald door de vzw Antwerpen Sportstad.

Door deze organisatie is het niet altijd mogelijk voor de toeristische rondritten (koets, tram, ...) om halt te houden en/of te passeren op de Grote Markt. Er wordt een alternatief aangeboden. Alle afspraken hieromtrent werden duidelijk gecommuniceerd aan de verschillende betrokken partijen.

De organisatie vraagt aan de stad Antwerpen het volgende:

• gebruik van parking cruiseterminal op woensdag 23 (avond), donderdag 24, vrijdag 25, zaterdag 26, zondag 27 en maandag 28 (tot 's morgens) september 2015;
• gebruik van Suikerrui (deel voor stadhuis), Grote Markt en Handschoenmarkt van maandag 21 september 2015 tot en met dinsdag 29 september 2015;
• gebruik van de zalen van het stadhuis op zaterdag 26 en zondag 27 september 2015;
• inzet van de dienst stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor leveren van nadars, feestmateriaal en elektriciteitsmateriaal;
• inzet van stadsbeheer/stadsreiniging voor leveren en ledigen van afvalcontainers;
• inzet van de dienst stadsontwikkeling/beheer en onderhoud/midden wegen1 voor het verwijderen van de verkeerspaaltjes naar de parking van de cruiseterminal en het verwijderen van zitbanken op de Suikerrui ter hoogte van het stadhuis;
• subsidie van vzw Antwerpen Sportstad;
• afvaardiging van de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren en personeel voor het viparrangement op zondag 27 september 2015 en de officiële ceremonie voor de winnaars bij de heren 26 inch, eveneens op zondag 27 september 2015. 

Het advies van zowel brandweer als politie kan nog niet opgenomen worden omdat het dossier momenteel nog niet volledig is. Van zodra de adviezen er zijn, worden ze overgemaakt aan de organisator.

De finale van de wereldbeker trial is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten, …) gedurende de ganse periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende financiële verantwoordingsstukken moeten ingediend worden, voor uiterlijk 28 oktober 2015, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.