2015_CBS_07119 - Sport. Sportevenementen 2015 - Night Run (lopen). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 5.000,00 EUR.

Golazo Sports nv vraagt de toelating om dit jaar een vijfde editie van de Night Run te organiseren in Antwerpen. In totaal zullen er 7.000 lopers starten in twee startgolven van 3.500 deelnemers. De nachtloop van 9,00 km wordt gehouden over een volledig verduisterd parcours, waarbij elke deelnemer een hoofdlamp draagt.

Het evenement vindt plaats op vrijdag 25 september 2015. De provincie Antwerpen gaf reeds toestemming voor het gebruik van het Rivierenhof. De organisatie zou graag gebruik maken van het atletiekcomplex Ruggeveld voor het organiseren van de randanimatie en het gebruik van de kleedkamers.

Om de Night Run in optimale omstandigheden te laten plaatsvinden, vraagt organisator Golazo Sports nv het volgende: 

• inzet van de lokale politie/openbare orde/evenementen voor:

• afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
• mobiliteitsafspraken met De Lijn;
• medewerking verlenen bij de uitwerking van een veiligheidsplan in samenwerking met de organisatie en de
• betrokken overheidsdiensten.

• inzet van de dienst stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal op basis van werkorder B504269 voor:

• het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggen;
• het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening.

• inzet van de dienst stadsbeheer/stadsreiniging/bijzonder interventieteam voor:

• gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers.

• de toelating voor het plaatsen van promostanden en publibogen op het plaatselijk parcours;
• de buurtbewoners rond het parcours te informeren aan de hand van een bewonersbrief;
• de bekendmaking van het evenement door inzet van de stedelijke communicatiekanalen;
• gratis gebruik van atletiekcomplex Ruggeveld op 23, 24 en 25 september 2015 (inclusief op- en afbouw);
• toelating voor muzikale omlijsting van het evenement tot 24.00 uur;
• gebruik van de site Spoor Oost als park & ride zoals dat in het verleden ook altijd gebeurde;
• toelage van 5.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad.

Het advies van zowel brandweer als politie kan nog niet opgenomen worden omdat het dossier momenteel nog niet volledig is. Van zodra de adviezen er zijn, worden ze overgemaakt aan de organisator.

De Night Run is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van Golazo Sports nv een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) gedurende de ganse periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 15 oktober 2015, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Groepscharter van 26 september 2014 (jaarnummer 9727) en samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Antwerpen Sportstad van 28 november 2014 (jaarnummer 11739).

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 760).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.