2015_DCEK_00293 - Lokaal cultuurbeleid - Kasteelfeesten XL - Goedkeuring

Het district voorziet een budget van 30.000,00 euro. Via de convenant Lokaal cultureel Erfgoed kan het district rekenen op ondersteuning van het MAS ter waarde van 5.000,00 euro.

Voor de organisatie van het steekspel en de optredens van de middeleeuwse artiesten werkt het district samen met Deadline Entertainment Group NV ('t Hooghuys). Het district voorziet hiervoor een maximumbedrag van 10.998,90 euro. 9.000,00 euro zal via de convenant Lokaal cultureel Erfgoed voorzien worden. Hiervan wordt 4.000 euro gefactureerd door de VZW 252 CC aan het district.

Voor de catering werkt VZW Lokaal Cultuurbeleid Ekeren samen met Party Services.
Verrekening zal gebeuren op basis van voorafgaande inschrijvingen. Deze inschrijvingen worden ontvangen en gefactureerd op budget van de VZW 252 CC.

Eventuele discrepanties in bestelling tegenover facturatie worden door de VZW 252 CC verrekend aan het district, alsook een bijdrage van 2€ per inschrijving (maximaal 360 inschrijvingen).

Andere organisatorische en programmatorische kosten worden afgehandeld onder budgethouderschap.

Met de collegebeslissing van 6 maart 2015 (jaarnummer 1791) werden de bevoegdheden van de districtscolleges gecoördineerd. Artikel 6 bepaalt dat het districtscollege bevoegd is voor lokale feestelijkheden.

Het districtscollege keurde in de zitting van 4 augustus 2015, jaarnummer 291, het concept en budget van de Kasteelfeesten XL goed. In opvolging hiervan dienen de kosten voor de uitwerking van het middeleeuwse luik en de catering nog goedgekeurd te worden.

Programma

Voor de uitwerking van de middeleeuwse attracties en animaties werd exclusiviteit aangevraagd en wordt er samengewerkt met Deadline Entertainment Group NV ('t Hooghuys). Deze organisatie staat in voor de opstelling, het dagprogramma (middeleeuws dorp, steekspel) en een deel van de communicatie (folder, signalisatie op het terrein). De coördinatie van de dag is in handen van Deadline Entertainment Group NV. Zij kunnen rekenen op inzet van leden van het evenementencomité. Vanuit 252 cc worden er twee stafmedewerkers en twee techniekers ingezet, alsook enkele vrijwilligers.

Catering

Overdag zorgen de Ekerse verenigingen voor de nodige eetgelegenheden. Ook wordt er aandacht besteed aan voldoende zitgelegenheid. Dit ontbrak op de vorige editie.

Voor de historische maaltijd wordt er beroep gedaan op een professionele cateraar en werd er een prijsvraag gedaan. Enkel Party Services reageerde positief binnen de voorgestelde termijn en voldoet aan de eisen. Concreet kunnen bezoekers reserveren voor een Breughelbuffet (met 1 drankje inbegrepen) aan 17 euro. De kosten en inkomsten van dit onderdeel lopen via de Vzw Cultuurbeleid Ekeren. Eventuele discrepanties in bestelling tegenover facturatie worden door de VZW verrekend aan het district.
 

Artikel 57 §3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Met het gemeenteraadsbesluit van 17 september 2007, jaarnummer 1932 besliste de gemeenteraad de bevoegdheidsverdeling tussen college en gemeenteraad inzake overheidsopdrachten analoog van toepassing te maken op de districten.

Wet op de overheidsopdrachten
Artikel 26, §1, 1°, a) en f) van de wet van 15 juni 2006 bepaalt dat de werken, levering en diensten die wegens hun technische of artistieke specificiteit of omwille van de exclusieve rechten slechts aan een bepaalde aannemer, leverancier of dienstverlener kunnen worden toevertrouwd, mogen worden gegund op basis van een onderhandelingsprocedure.