Cipal, de leverancier van het bibliotheeksysteem brocade, waarop de werking van de bibliotheken van Antwerpen berust, plant in het weekend van 1 en 2 november 2014 werken tengevolge van de verhuis van hun datacenter. Hierdoor is het systeem gedurende het hele weekend niet beschikbaar. Dit betekent dat er geen beschikbaarheidsinformatie zichtbaar is in de catalogus én dat de dienstverlening, zowel online als in de bibliotheek zelf, grondig verstoord wordt.
Omdat alle bibliotheken op zaterdag 1 november 2014 gesloten zijn wegens feestdag en er 's zondags maar één bibliotheek open is, namelijk Permeke, was het weekend van 1 en 2 november 2014 het beste tijdstip om deze werken te plannen.
Als de brocadetoepassing niet beschikbaar is, kan bibliotheek Permeke op 2 november 2014 geen klantvriendelijke, kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening bieden aan de klanten. Tijdens het wegvallen van brocade kunnen klanten zich niet (her)inschrijven en zijn verlengingen en reserveringen van materialen en pc's niet mogelijk, kan men geen lenersgegevens opvragen en kunnen er geen betalingen gebeuren. Bovendien kan er niet gecontroleerd worden welke materialen de klanten nog thuis hebben en dreigen ze het maximaal toegelaten aantal uitleningen te overschrijden, waardoor ze nadien problemen krijgen.
De teruggavedatum zal verzet worden naar een latere datum, dus niemand riskeert een boete wegens te laat inleveren. Het inlevertoestel functioneert niet zonder brocade-aansluiting. Off line inleveren en uitlenen aan de uitleentoestellen is geen oplossing, want dit genereert achteraf sowieso problemen en fouten, en dus discussies met klanten over uitleentermijnen en reservaties.
Zondag 2 november 2014 valt in een feestdagweekend. Permeke zal de klanten vooraf verwittigen en verwacht dan ook niet veel bezoekers, maar degenen die toch komen opdagen, zullen goed ontvangen en correct geïnformeerd worden. Twee medewerkers zullen hiervoor ter plaatse zijn en de uitgeleende bibliotheekmaterialen in ontvangst nemen, zodat de klanten die zich toch aandienen deze niet meer terug naar huis moeten nemen. Er wordt gezorgd voor een tijdige en duidelijke communicatie naar de klanten, via de vaste kanalen, waaronder A-stad, de eigen website en facebook, de infoschermen en infoborden in de bib, de uitleentickets enz. Zo blijven de gevolgen voor de klanten minimaal.
Het college keurt goed dat bibliotheek Permeke op zondag 2 november 2014 uitzonderlijk een minimale dienstverlening aanbiedt wegens technisch onderhoud.