Het college keurde op 18 januari 2013 (jaarnummer 209) goed om via de aanpak van strategische coördinatie het meerjarenplan 2014-2019 op te maken, uit te voeren, op te volgen en bij te sturen.
De gemeenteraad keurde op 19 november 2013 (jaarnummer 655) het meerjarenplan 2014-2019 goed.
De gemeenteraad keurde op 31 maart 2014 (jaarnummer 280) de aanpassing van het meerjarenplan 2014-2019 en de budgetwijziging 2014 goed.
Het managementteam keurde op 8 oktober 2014 (jaarnummer 498) goed om het voorontwerp van de strategische nota bij de aanpassing van het meerjarenplan 2014-2019 en van de doelstellingennota bij het budget 2015 aan het college voor te leggen.
Al sinds de vorige legislatuur worden operationele plannen gemaakt in de vorm van een strategiekaart. Op de strategiekaart leest men vanuit doelstellingen van het bestuursakkoord wat en wie er onderliggend meewerkt aan de realisatie ervan. Omgekeerd leest men van onder naar boven wat het hogere doel is van bepaalde ingezette producten en projecten.
De voorbije maanden werd op basis van het meerjarenplan 2014-2019 het budget voor 2015 opgemaakt. Dat wordt verder uitgewerkt (geoperationaliseerd) in operationele plannen per beleidsdoelstelling. Het operationeel plan is de schematische weergave van de doelstellingennota. De doelstellingennota verwoordt het beleid dat de stad in 2015 wil voeren om de vooropgestelde doelstellingen uit het bestuursakkoord te verwezenlijken. De operationele plannen per doelstelling concretiseren dat beleid.
Er wordt één operationeel plan gemaakt per beleidsdoelstelling, zonder onderscheid te maken tussen prioritaire en niet-prioritaire beleidsdoelstellingen. Het operationeel plan geeft weer welke projecten en producten er worden ingezet om in dat bepaalde jaar aan de realisatie van de doelstelling te werken. Het geldt als afsprakenoverzicht voor de regisseur, programmaleider en iedereen die meewerkt, en vormt zo de basis voor budgetopmaak, doelstellingenorganogram, functioneringscyclus en de opvolging en bijsturing van de doelstellingen.
Het operationeel plan is dynamisch.
De operationele plannen per doelstelling kunnen steeds geraadpleegd worden in de vorm van een interactief operationeel plan. Via het interactief operationeel plan kan je via verschillende invalshoeken informatie over de doelstellingen en de voortgang van de realisatie raadplegen:
Het benoemen van zinvolle indicatoren is dus essentieel. In de opmaak van het meerjarenplan is daarom bijzondere aandacht geschonken aan het gelijktijdig formuleren van doelstellingen en indicatoren. Uit de screening van de voorlopige operationele plannnen voor 2015 en de kwartaalrapporteringen in 2014 is echter gebleken dat deze oefening verdere verfijnd moet worden. Op basis van de huidige set van indicatoren kan men in een aantal gevallen moeilijk de realisatiegraad van de doelstellingen afleiden. Bovendien ontbreken voor veel indicatoren nog doelwaarden waardoor bijsturing op basis van deze cijfers niet mogelijk is.
Het managementteam gaf daarom de opdracht aan de strategisch coördinator om, in overleg met het netwerk van strategisch medewerkers en de betrokken programmaleiders, per beleidsdoelstelling een set van 'sleutel'-indicatoren (inclusief doelwaarden) te bepalen. Bovendien moet er kritisch worden gekeken of voor de indicatoren die nu als kengetal worden gerapporteerd - dus zonder doelwaarde - het inmiddels niet zinvol is om hiervoor toch doelwaarden te bepalen.
De set van indicatoren zal besproken worden tussen de strategisch coördinator en de regisserend directeur en daarna voorgelegd worden aan het college.
Op die manier wordt een betere opvolging en bijsturing van de realisatie van het meerjarenplan mogelijk op elk rapporteringsniveau, van programmastuurgroep tot college.
Het college neemt kennis van de operationele plannen per beleidsdoelstelling voor 2015.