2015_CBS_00445 - Klantrelatiebeheerssysteem economie stad Antwerpen. Verwerking persoonsgegevens door Salesforce - Aangifte bij Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer - Goedkeuring

Artikel 57, §2 van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor opdrachten die vallen onder het begrip dagelijks bestuur.

Bij de verwerking van persoonsgegevens dient de verantwoordelijke voor de verwerking (in casu de stad, vertegenwoordigd door het college) een aantal verplichtingen na te leven.
Een van die verplichtingen is de aangifte van een verwerking van persoonsgegevens bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Een aangifte bevat niet de concrete persoonsgegevens die verwerkt worden, maar wel een omschrijving van de kenmerken van de verwerking. De verantwoordelijke voor de verwerking is verplicht om een aantal gegevens op te nemen:

• de benaming van de verwerking;
• de doeleinden;
• de categorieën van verwerkte gegevens (en dus niet de gegevens zelf);
• de eventuele wettelijke of reglementaire basis om te kunnen verwerken;
• de mogelijke ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt;
• de waarborgen die verbonden worden bij een mededeling aan derden;
• de manier waarop de betrokkenen worden verwittigd indien hun gegevens aan derden worden medegedeeld;
• de contactpersoon bij wie men terecht kan om zijn rechten uit te oefenen;
• de maatregelen genomen om de uitoefening van rechten door de betrokkene te vergemakkelijken;
• de bewaartermijn;
• de veiligheidsmaatregelen;
• de eventuele doorzending naar het buitenland.

Manuele verwerkingen moeten niet worden aangegeven en een aantal geautomatiseerde verwerkingen zijn vrijgesteld van de aangifteplicht. Deze vrijstellingen zijn terug te vinden in het Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 en betreffen een aantal vrij courante verwerkingen, die onder meer betrekking hebben op personeelsbeheer, loonbeheer, boekhouding, ... Deze vrijstelling betekent echter niet dat de andere wettelijke bepalingen niet moeten worden nageleefd.

Aan het niet-aangeven van verwerkingen van persoonsgegevens zijn sancties verbonden zoals het betalen van een geldboete.

Voor elke aangifte dient men een bijdrage te betalen: 25,00 euro als de aangifte elektronisch gebeurt, 125,00 euro indien men het papieren formulier terugstuurt. Voor alle nieuwe aangiften die door eenzelfde verantwoordelijke voor de verwerking aan de Commissie worden verstuurd, en die hen op dezelfde postdatum bereiken, wordt een eenmalige vergoeding aangerekend.

Door middel van de softwaretoepassing "Salesforce" wenst de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing een klantrelatiebeheerssysteem, of CRM platform, te implementeren. Volgende organisatorische doelstellingen liggen hier aan de grondslag:

• accountmanagement: de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing wil de bedrijven zelf beter leren kennen (strategie, management, …) en hun beleid en dienstverlening daarop afstemmen;
• beheer en opvolgen van contacten en contactmomenten met bedrijven, beroeps- en handelaarsverenigingen, sociale economie organisaties en andere overlegpartners;
• end-to-end integratie van de verschillende toepassingen bij het Bedrijvenloket en de ondernemerswebsite.

De actuele ontwikkeling is in te delen in volgende hoofdcategorieën: 

• relatiebeheer / accountmanagement en contactenbeheer (vervanging van het huidige adressenbestand);
• marketingacties en mailings en opvolging ervan via campaignmonitor;
• dossieropvolging, het overnemen van de workflows die momenteel in Edesk worden opgenomen.

Het op de Salesforce Cloud toepassing ontwikkelde platform zal de gegevens die over een bedrijf en zijn contactpersonen worden bijgehouden overzichtelijk structureren en identificatiegegevens (wettelijke gegevens), contactgegevens en profielgegevens (sector, type…) bevatten. Deze informatie kan gemakkelijk worden uitgebreid en is doorzoekbaar. Bedrijven in de stad Antwerpen worden geïdentificeerd (in CRS Onderneming). Voor de wettelijke gegevens van deze bedrijven is niet het CRM systeem (Customer Relationship Management) de unieke bron, maar wel het CRS systeem (Centraal Referentie Systeem) van de stad. Als de gegevens uit CRS gehaald worden, komt hiervan een aanduiding op de fiche van de onderneming.

Voor workflows wordt er soms gestart vanuit natuurlijke personen. Die persoonsgegevens worden uit CRS-P gehaald. Dit is een CRS- systeem van de stad waarin gegevens van natuurlijke personen worden bewaard. Gebruikers van Salesforce kunnen het rijksregisternummer, de naam en het domiciliëringsadres, zien van natuurlijke personen of opzoeken op basis van de naam en rijksregisternummer. Het adres is enkel zichtbaar voor personen van het Bedrijvenloket, voor de andere gebruikers wordt het adres afgeschermd.

Het gaat hier over een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarop geen uitzondering van het Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 van toepassing is (zie dienstnota D2011.059 van 26 april 2011).

Artikel 17 van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 (Belgisch Staatsblad van 13 maart 2001) ter uitvoering van de wet van 8 december 1992.