Tijdens haar tweedaagse van 4 en 5 september 2012 keurde het managementteam een reeks aanbevelingen goed rond het optimaliseren van de doorlooptijd bij het gunnen van een overheidsopdracht (jaarnummer 357). Eén van die aanbevelingen betrof de ondertekening van de gunningsbrieven en de briefwisseling inzake borgtocht. Indien deze brieven niet meer moeten getekend worden door de burgemeester (of een lid van het college bij delegatie) en de stadssecretaris (of een bedrijfsdirecteur bij delegatie), maar enkel door de bedrijfsdirecteur van de gemeenschappelijke aankoopcentrale, kan een tijdswinst van ongeveer twee weken worden gerealiseerd.
Het managementteam bepaalde in diezelfde beslissing om de delegatie naar de bedrijfsdirecteur van de gemeenschappelijke aankoopcentrale ter goedkeuring voor te leggen aan het college.
Op 14 december 2012 (jaarnummer 12968) keurde het college de delegatie naar de bedrijfsdirecteur goed.
De districtscolleges bevestigen dat de bedrijfsdirecteur van de gemeenschappelijke aankoopcentrale brieven in uitvoering van genomen beleidsbeslissingen kan tekenen. Dit betekent een tijdswinst van twee weken op de dossiers van de districten.
Een gunningsbrief (of brief van sluiting van opdracht) bevat een weergave van de beslissing van het college. Een gunningsbrief voegt enkel een precieze startdatum toe. Van zodra de gunningsbrief duidelijk vermeldt aan welke collegebeslissing ze uitvoering geeft, kan die gunningsbrief beschouwd worden als "briefwisseling in uitvoering van een door het college genomen beslissing".
Deze briefwisseling kan dus ondertekend worden door een bedrijfsdirecteur.
De briefwisseling inzake borgtocht is een toepassing van artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet en kan bijgevolg ook vallen onder de "briefwisseling ter uitvoering van een genomen college- of gemeenteraadsbeslissing". De bepalingen omtrent de borgtocht zijn immers expliciet opgenomen in het bestek dat het college goedkeurt.
Ook deze briefwisseling kan dus door de bedrijfsdirecteur ondertekend worden.
Ten gevolge van de dienstnota 2014.016 werd de gunningsbrief en de briefwisseling inzake borgtocht ondertekend door de betrokken schepen/districtsschepen en de stadssecretaris/districtssecretaris. Dit is echter een tijdrovende procedure die soms tot meer dan 2 weken in beslag neemt. Zo loopt de uiteindelijke aanvang van de overeenkomst een aanzienlijke vertraging op.
Ook de briefwisseling in verband met de vrijgave van de borgtocht loopt vertraging op waardoor bijvoorbeeld de aanbestedende overheid niet tot vrijgave kan overgaan binnen de vijftien dagen na het verzoek van de aannemer zoals de wetgeving overheidsopdrachten vereist.
Om dit te verkorten kan men gebruik maken van de mogelijkheid dat bedrijfsdirecteurs brieven genomen in uitvoering van beleidsbeslissingen alleen ondertekenen.
Artikel 182 §2 en §4 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt dat de reglementen, de verordeningen, de beslissingen en de akten van de burgemeester en van het college en de briefwisseling van de gemeente moeten worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de gemeentesecretaris.
Art 279 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de akten van de districtscolleges op dezelfde wijze opgemaakt en bekendgemaakt worden als de akten van de het college, waarbij het districtscollege hier in de plaats treedt van het college.
Het districtscollege Berendrecht Zandvliet Lillo keurt eenparig het volgende besluit goed.
Het districtscollege keurt de werkafspraak goed dat de bedrijfsdirecteur van de gemeenschappelijke aankoopcentrale de gunningsbrieven en de brieven inzake borgtocht, die een uitvoering zijn van genomen beleidsbeslissing, alleen ondertekent.