Op 23 juni 2014 hebben de gidsenwerking van het Fort 8 en HAKI van AG VESPA een brief ontvangen naar aanleiding van de concessieovereenkomst van het binnenfort die beëindigd werd op 31 mei 2014 met vzw Scheld’apen, met de vraag om de lokalen door hen in gebruik zijn genomen, te verlaten uiterlijk op 7 juli 2014.
Naar aanleiding van deze brief stuurde het district Hoboken op 2 juli 2014 een brief naar het college van burgemeester en schepenen met de vraag om de opdracht om de lokalen van HAKI en Gidsenvereniging te verlaten, in te trekken en AG VESPA de opdracht te geven om met de verenigingen een overeenkomst af te sluiten.
Het college van burgemeester en schepenen antwoordt met brief van 24 oktober 2014 aan het districtscollege dat er na intern overleg bij AG Vespa beslist werd dat zowel de Gidsenwerking als HAKI voorlopig in het binnenfort kunnen blijven gebruiken.
Het districtssecretariaat registreert alle inkomende en uitgaande briefwisseling van het district.
De bestuurscoördinator/districtssecretaris zorgt voor een correcte opvolging en beantwoording van de briefwisseling.
De brief met antwoord van het college van burgemeester en schepenen van 24 oktober 2014 wordt ter kennisneming voorgelegd aan het districtscollege.
Artikel 189 van het Gemeentedecreet bepaalt dat alle briefwisseling aan de gemeente wordt geacht te zijn gericht aan het college van burgemeester en schepenen. Behalve bij andersluidende beslissing van de gemeenteraad wordt de briefwisseling verstuurd naar het gemeentehuis. Er wordt een register aangelegd van alle ingaande en uitgaande briefwisseling, van welke aard ook.
Ingevolge artikel 276 van het Gemeentedecreet is dit artikel ook van toepassing op de districten.
Het districtscollege neemt kennis van de brief van het college van burgemeester en schepenen van 24 oktober 2014 in verband met de voorlopige verlenging van het gebruik van lokalen in het binnenfort van Fort 8 in het district Hoboken door de Gidsenvereniging en HAKI.