Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de eerder goedgekeurde uitgaven in het kader van het budgethouderschap ter kennis gebracht. Gepresteerde uren van personeelsleden van bestuurszaken komen niet in aanmerking voor toeslag.
De opbrengst van de terbeschikkingstelling van de Leyszaal wordt geraamd op 780,00 EUR (voorschot + extra diensten)
| Voorschot |
| 780,00 EUR |
| Waarborg | 1000,00 EUR |
Raming van de terug te vorderen personeelskosten aan de aanvrager (CONFORM OFFERTE): 297,66EUR
| Antal uren | Totaal |
| 2 uren coördinatie aan 49,61 EUR/uur (btw inbegrepen): | 99,22 EUR |
| 4 uren toezicht aan 49,61 EUR/uur (btw inbegrepen): | 198,44 EUR |
Bedragen afhankelijk van het niveau van de ingezette personeelsleden (gemeenteraadsbesluit van 20 oktober 2008, jaarnummer 1858) en van de gegevens die in de offerte werden meegegeven.
Het voorschot en de waarborg moeten betaald zijn voordat de activiteit plaatsvindt. Indien er geen schade is, wordt de waarborg teruggestort.
De eindafrekening wordt opgemaakt op basis van personeelsinzet en eventueel gebruik van extra diensten.
De heer G. Albertijn, voorzitter Orde van Geneesheren - Provinciale Raad Antwerpen, Van Eycklei 37, 2018 Antwerpen, vraagt om de Leyszaal te mogen gebruiken voor het organiseren van een receptie op zaterdag 10 januari 2015 van 16.00 tot 20.00 uur (opstelling en afbraak inbegrepen).
Aantal genodigden: 50
2 personeelsleden zijn nodig om deze activiteit in goede banen te leiden:
| Datum | FunctieNiveauuren | ||
| 10 januari 2015 | administratief technisch assistent | C1 - C3 | 16.00 - 18.00 uur |
| 10 januari 2015 | technisch assistent | C1 - C3 | 16.00 - 20.00 uur |
De dienst bestuurszaken/externe relaties toetst elke aanvraag voor de terbeschikkingstelling van zalen in het stadhuis af met het gebruiksreglement 'Open Stadhuis'. Aanvragen voor de terbeschikkingstelling van zalen die voldoen aan het gebruiksreglement worden ter goedkeuring aan het college voorgelegd.
Het college keurt goed dat de Leyszaal ter beschikking wordt gesteld aan de heer G. Albertijn, voorzitter van de Orde van Geneesheren - Provinciale Raad Antwerpen, Van Eycklei 37 bus 2, 2018 Antwerpen, voor het organiseren van een receptie op zaterdag 10 januari 2015 van 16.00 tot 20.00 uur (opstelling en afbraak inbegrepen).
Het college keurt goed dat toelating wordt verleend aan:
om op 10 januari 2015 het nodige werk te presteren ten behoeve van Open Stadhuis 208.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| BZ/ER | aanmaken indicatieve AVIAS + opmaken reservatiebrief voor betaling voorschot en waarborg |
| FI/EB/ADO | boeken van het voorschot en waarborg (op wachtrekening) |
| BZ/ER | opmaken factuur voor gebruik van de zaal en terugvordering |
De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
G. Albertijn Orde van Geneesheren - Provinciale Raad Antwerpen Van Eycklei 37 bus 2 2018 Antwerpen
|
780,00 EUR |
op wachtrekening: voorafbetaling open stadhuis ontvangst zal geboek worden op code: budgetplaats:5164500000 |
n.v.t. |
| Waarborg | 1000,00 EUR |
De waarborg wordt geparkeerd op volgende algemene rekening voor derden 4880000100 |
n.v.t. |
| Terugvordering kostprijs personeel van de zaalgebruiker | 297,66 EUR |
budgetplaats:5164500000 |
n.v.t. |