Stad Antwerpen verzorgt, in de overgangsperiode na opstart hulpverleningszone Antwerpen 1, nog maximaal de bestel- en betaalprocessen voor brandweergerelateerde aankopen/uitgaven.
Op het ogenblik dat de overgangsperiode afloopt, na oplevering financieel-logistieke software binnen de zone en na uitklaring van het ontvlechtingsvraagstuk, zullen de verrekenings- en overdrachtsmodaliteiten van lopende activiteiten tussen beide organisaties vastgelegd en in afzonderlijk besluit geregeld worden.
De hulpverleningszone Antwerpen 1 begroot de uitgaven voor 2015 in haar budget. Dit budget zal aangewend worden om de verrekingen met stad Antwerpen aan te zuiveren.
Brief van minister van Binnenlandse Zaken, Melchior Whathelet, van 10 oktober 2014 (OPZI_2014_058) stelt dat indien de prezoneraad geen beslissing neemt om niet van start te gaan met de hulpverleningszone vanaf 1 januari 2015, dat dan de brandweerdiensten automatisch geïntegreerd worden in de hulpverleningszones vanaf 1 januari 2015.
De wet van 15 mei 2007 voorziet niet in de mogelijkheid om de zonale organen, zoneraad en zonecollege, voorafgaand aan de startdatum van de zone al op te richten en te laten starten met het nemen van noodzakelijke beslissingen om de werking binnen de zone maximaal te garanderen vanaf 1 januari 2015.
In het kader van het plaatsen van bestellingen voor de hulpverleningszone, kan bijgevolg niet tijdig beslist worden door de organen die bevoegd zullen zijn vanaf 1 januari 2015 welke aankoopprocedures toegepast zullen worden binnen de hulpverleningszone.
Daarnaast zal naar alle verwachting, pas in de loop van december 2014 het koninklijk besluit houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de hulpverleningszones gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. Bijgevolg loopt de ontwikkeling van de nodige bruikbare financiële software ook vertraging op.
Om de continuïteit in de brandweerdienstverlening te verzekeren mag geen vacuumperiode vallen in de mogelijkheid om bestellingen te plaatsen voor de brandweer.
De prezone Antwerpen-Zwijndrecht wordt per 1 januari 2015 automatisch geïntegreerd in de hulpverleningszone Antwerpen 1, bijgevolg wordt aan de prezoneraad op 17 december 2014 voorgesteld om de aankoopprocedures van de prezone over te nemen in de hulpverleningszone in afwachting van nieuwe procedures opgesteld door en voor de hulpverleningszone.
De prezoneprocedures werden echter geschreven op maat van onze prezone met een budget van +/- 2,5 mio EUR en 10-tal medewerkers, dit wil zeggen dat veel manueel opgevolgd kan worden, financieel-logistieke verrichtingen weinig geautomatiseerd verlopen en de registratie ervan in een basaal opgezette boekhouding worden bijgehouden. Echter de werking van de effectieve hulpverleningszone Antwerpen 1 (budget +/- 65 mio EUR en bij aanvang 750-tal medewerkers) kan onmogelijk financieel en logistiek ondersteund worden door de infrastructuur opgezet voor de prezone.
Bijgevolg dringt een aanpassing van de ondersteunende financieel-logistieke software zich op, naast de opzet van eigen aangepaste aankoopprocedures, dit kan echter onmogelijk nog tijdig beslist en opgezet geraken tegen 1 januari 2015 (omdat onder andere de wettelijke bevoegde organen pas opgericht worden na 1 januari 2015).
Na overleg tussen betrokken diensten van stad Antwerpen en de brandweer werd volgend overgangstraject voorgesteld vanaf 1 januari 2015 tot dat de hulpverleningszone, wat infrastructuur, expertise en mankracht betreft, voldoende onderbouwd is om de nodige opvolging binnen de eigen organisatie te garanderen.
Dit hangt ook samen met het ontvlechtingsvraagstuk tussen stad Antwerpen en de hulpverleningszone dat zeker in 2015 nog klaarheid zal brengen.
Voorstel overgangsperiode vanaf 1 januari 2015
Aankoopprocedures binnen de hulpverleningszone:
De bestaande procedures van de prezone (prezoneraad van 30 september 2013, jaarnummer 31) laten voortlopen tot er nieuwe beslist zijn binnen de hulpverleningszone.
Bestellen in de overgangsperiode via stedelijke budgetten/infrastructuur:
Om in de overgangsperiode de hoeveelheid aan bestellingen voor een dergelijk grote logistieke organisatie te blijven garanderen, om maximaal te kunnen steunen op bestaande geautomatiseerde werkmethodes en om vanuit auditstandpunt te veel manuele verrichtingen te vermijden zal bij aanvang van 2015 nog beroep worden gedaan op de bestel- en betaalinfrastructuur en de aankoopprocedures van de stad Antwerpen. De bestellingen en de verwerking van inkomende facturen loopt tot op het ogenblik dat stad en hulpverleningszone zullen afspreken, nog via de stedelijke organisatie en de stedelijke budgetten, zowel de reeds lopende bestellingen als de nieuwe bestellingen voor brandweer.
Op het ogenblik dat de overgangsperiode afloopt zullen de verrekenings- en de overdrachtsmodaliteiten van lopende activiteiten tussen beide organisaties vastgelegd worden en in afzonderlijk besluit geregeld worden.
Met dit besluit keurt het college de afpraken en geeft machtiging om continïteit te verzekeren binnen het aankoopproces van de brandweer tijdens de overgangsperiode goed.
Deze werkwijze zal eveneens ter goedkeuring worden voorgelegd aan de prezoneraad Antwerpen-Zwijndrecht op 17 december 2014.
Wet van 3 augustus 2012 tot wijziging van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid en de wet van 31 december 1963 betreffende de civiele bescherming.
Ministeriële omzendbrief van 9 juli 2012 over de hulpverleningszones met rechtspersoonlijkheid.
Ministeriële omzendbrief van 6 augustus 2012 betreffende de uitvoeringsbesluiten OPZ.
Het college keurt goed dat in de overgangsperiode de lopende en nieuwe bestellingen en betalingen voor brandweer tijdelijk zullen verlopen via de bestel- en betaalinfrastructuur en de aankoopprocedures van stad Antwerpen, in afwachting van de oplevering van de nodige financieel-logistieke infrastructuur en de beschikbaarheid van de nodige mankracht en expertise in de hulpverleningszone Antwerpen 1. Het college keurt goed dat de aankopen/uitgaven verlopen via de stedelijke budgetten en nadien verrekend zullen worden.
Het college machtigt de financieel beheerder van stad Antwerpen om, in het kader van de verzelfstandiging van de stedelijke brandweer, in de overgangsperiode de betalingen, voor brandweer gerelateerde aankopen/uitgaven die via de stedelijke bestel- en betaalinfrastructuur gerealiseerd worden, uit te voeren via de bankrekening van de stad Antwerpen.
Het college keurt goed dat na afloop van de overgangsperiode de verrekenings- en overdrachtsmodaliteiten tussen stad Antwerpen en hulpverleningszone Antwerpen 1 geregeld worden in een afzonderlijk besluit.