2014_GR_00819 - Werk en Economie - Eurobest 2015. Overeenkomst - Goedkeuring

De organisatie stelt de volgende drie basisvoorwaarden om het festival te laten plaatsvinden.

1. de organisatie van het Eurobest Festival (zaalhuur, festival veue, awards venue en dergelijke) wordt geraamde op 96.000,00 EUR inclusief btw;
2. de uitkoopsom die wordt toegekend aan Lions Festival om het Eurobest Festival in Antwerpen te laten plaatsvinden bedraagt 121.000,00 EUR inclusief btw.

deze twee elementen vertegewoordigen een totaal geschat bedrag van 217.000,00 EUR, inclusief btw.

Het financiële gevolg voor Werk en Economie bedraagt 153.000,00 EUR (11.000,00/3 + 79.500,00/3 + 121.000,00), waarvan 148.717,00 EUR reeds is opgenomen in de jaarrekening per 31 december 2013, als voorafname op het restkrediet van 2013. Dit bedrag dient verhoogd te worden met 4.283,00 EUR en brengt het totaal op 153.000,00 EUR voor Werk en Economie.

Het geschatte bedrag ter waarde van 64.000,00 EUR inclusief btw zal evenredig verdeeld worden over de afdelingen ondernemen en stadsmarketing/toerisme en congres en ondernemen en stadsmarketing/externe marketing en zal gelinkt worden aan de gerelateerde doelstellingen. De bestelbonnen zullen te gelegener tijd opgemaakt worden.

Op 13 december 2013 (jaarnummer 12696) keurde het college de kandidaatstelling van de stad Antwerpen voor Eurobest 2015 goed.

In juni 2014 bezocht een delegatie van de organisator Lions Festivals de stad Antwerpen, in juli 2014 volgde de bevestiging van de keuze voor Antwerpen als gaststad voor Eurobest 2015. 

Eurobest 2015 zal plaatsvinden tussen 30 november 2015 en 4 december 2015 gedurende drie dagen, op verschillende locaties in het centrum van Antwerpen. 

Het Eurobest festival is hét Europese festival van creativiteit in reclame, marketing, design en de media-industrie. Het festival biedt een platform voor debat, inspiratie, informatie en netwerking aan een steeds groter wordende Europese topgroep van art directors, copywriters, account managers, media agency executives, producers en hun klanten.

Vorige edities van het festival vonden plaats in Stockholm, Amsterdam, Hamburg en Lissabon. De editie van 2014 zal in Helsinki plaatsvinden. In 2013 telde het festival in Lissabon 1.800 deelnemers en 4.700 inzendingen, waarvan er 416 met een award beloond werden. Het leeuwendeel van de inzendingen kwam uit Duitsland (875), Frankrijk (692), Verenigd Koninkrijk (632), Zweden (500), België (245), Zwitserland (237) en Nederland (213). Het festival genereert ook steeds veel (inter)nationale online en persaandacht. Tijdens de laatste editie waren er 45 journalisten aanwezig.

Naast grote (inter)nationale persaandacht zorgt Eurobest voor directe en indirecte inkomsten in de stad via tal van toeleveranciers zoals hotels, vervoersmaatschappijen, audiovisuele en ICT-bedrijven en cateraars en biedt het de stad Antwerpen het ideale platform om haar troeven als een professionele meeting- en economische bestemming met creatief toptalent proactief (inter)nationaal te vermarkten.

Eurobest 2015 zal in nauw overleg tussen Lions Festivals, de stad en vertegenwoordigers van de Antwerpse creatieve sector georganiseerd worden. Er zal een festivalprogramma op maat opgesteld worden dat weerklank geeft aan de specifieke troeven en uitstraling van de stad Antwerpen als creatieve en meeting-toeristische stad.

In ruil voor een honorarium van 100.000,00 EUR gaat Lions Festivals volgend engagement aan, en staan ze in voor het uitvoeren, beheren en organiseren van volgende acties die redelijkerwijze noodzakelijk zijn voor de inrichten van het festival:

• het bedenken van het programma van het seminarie;
• het werven en ondersteunen van de sprekers op het seminarie;
• het aantrekken en ondersteunen van alle juryleden;
• het ondersteunen betreft onder meer het boeken van hotelkamers;
• vervoer naar de luchthaven;
• het voorzien in catering voor betrokkenen tijdens de duur van het festival en tijdens de jurering van de prijzen;
• het beheer van de zalen voor de jury en het congres in de loop van het festival;
• het ontwikkelen en uitvoeren van de marketingcampagne;
• het zoeken en werven van een geschikt productiebedrijf voor de opbouw en uitvoering van het festival;
• het leveren van stafmedewerkers die het festival zullen organiseren;
• het verwerken en beheren van alle ingeschreven delegaties en deelnemers, voorafgaand, tijdens en na het evenement;
• het werven en beheren van alle derden-sponsors van het evenement;
• het aanwerven van een public relations-onderneming en de organisatie van een persconferentie in Antwerpen voorafgaande aan het evenement;
• toezicht houden op alle inzendingen voor de prijzen, met inbegrip van het beheer van de fysieke data en het ontwerp en de bouw van de tentoonstelling (samen met het productiebedrijf);
• leveren van de trofeeën om uit te delen aan de winnaars bij de prijsuitreiking;
• beheer van de productie van de ceremonie van de prijsuitreiking;
• ontwerp en productie van alle drukwerk voor het evenement, waaronder het programma, de bewegwijzering en de tentoonstelling.

Artikel 2, lid 1 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 dat bepaalt: ”De gemeenten beogen om op het lokale niveau bij te dragen tot het welzijn van de burgers en tot een duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied. Overeenkomstig artikel 41 van de Grondwet zijn ze bevoegd voor de aangelegenheden van gemeentelijk belang voor de verwezenlijking waarvan ze alle initiatieven kunnen nemen”. Overeenkomstig artikel 42§1 van het decreet beschikt de gemeenteraad over de volheid van bevoegdheid ten aanzien van de aangelegenheden bepaald in artikel 2.

Artikel 26 § 1 f van de wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten dat bepaalt dat de overheidsopdrachten enkel mogen geplaatst worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners in de volgende gevallen : f) de werken, leveringen of diensten om technische of artistieke redenen of omwille van de bescherming van alleenrechten, slechts aan één bepaalde aannemer, leverancier of dienstverlener kunnen worden gegund. Vermits Lions Festivals LTD als enige beschikt over de intellectuele rechten en know how om een Eurobest festival te organiseren wordt het contract met deze laatste gesloten.