2015_CBS_00135 - Bestek GAC/2014/2742 - Raamovereenkomst voor het aanstellen van een gerechtsdeurwaarder voor verlening van juridische diensten voor debiteurenbeheer. Selectie kandidaten en bestek - Goedkeuring

Nr.

Naam

Adres

Postcode

Woonplaats

1

AGA bv – bvba

Karel Oomsstraat 32

2018

Antwerpen

2

Antwerp Judicial Officers bv - cvba

Amerikalei 73

2000

Antwerpen

3

Bourdeaud'hui bv - bvba

Lange Lozanastraat 153/15

2018

Antwerpen

4

Duflou - Van Eesbeeck bv bvba

Vanderschrickstraat 46

1060

Sint-Gillis

5

Beerten-Vergauwen fv

Balansstraat 117

2018

Antwerpen

6

Gerechtsdeurwaarder Paul Petitjean

Grote Markt 4

2500

Lier

7

Gerlexco cvba

Frankrijklei 112

2000

Antwerpen

8

Modero Gerechtsdeurwaarders Antwerpen

Mechelsesteenweg 203

2018

Antwerpen

9

Omerus cvba

Sasstraat 2

3500

Hasselt

10

Van Noten & Partners BV ovv bvba

Amerikalei 207

2000

Antwerpen 

Naam

Motivering

Gerlexco cvba

- Op de PV opening staat vermeld dat er 0 documenten werden gevonden en dat 1 document ('SKMBT_C45214120216500.pdf') digitaal werd ingetrokken op 03/12/2014 om 9:34.
- De PV opening via e-Tendering meldt dat er geen getekende indieningsrapporten werden gevonden.
- De PV opening vermeldt eveneens geen datum en uur voor indienen van de kandidaatstelling.

Naam

Tijdig

RSZ

Btw + bel.

Jur.

Fin.

Techn.

AGA bv – bvba

Ja

OK

OK

OK

nvt

OK

Antwerp Judicial Officers bv - cvba

Ja

OK

OK

OK

nvt

OK

Bourdeaud'hui bv - bvba

Ja

OK

OK

OK

nvt

OK

Duflou - Van Eesbeeck bv bvba

Ja

OK

OK

OK

nvt

OK

Beerten-Vergauwen fv

Ja

OK

OK

OK

nvt

OK

Gerechtsdeurwaarder Paul Petitjean

Ja

OK

OK

OK

nvt

OK

Modero Gerechtsdeurwaarders Antwerpen

Ja

OK

OK

OK

nvt

OK

Omerus cvba

Ja

OK

OK

OK

nvt

OK

Van Noten & Partners BV ovv BVBA

Ja

OK

OK

OK

nvt

OK

Nr.

Beschrijving

Gewicht

Plan van aanpak

150

1

De algemene aanpak en methodologie van de opdracht.

70

Ongeacht de wettelijk vastgelegde tarieven dient de inschrijver het bewijs te leveren van het toepassen van een efficiënte, doordachte kostenbesparende werkwijze. 
Voor de beoordeling van dit criterium wordt onder andere met volgende punten rekening gehouden:

-        Maximale toepassing van de invorderingsmogelijkheden, rekening houdend met:

• De verhouding tussen het bedrag van de vordering versus de kost deurwaarder; er dient te worden gestreefd naar een minimale kost voor de opdrachtgever (bv. toepassen van minder kostelijke drukkingsmiddelen, dossiers bundelen,…) tegenover een maximale recuperatie van de vordering.
• De al dan niet te verwachten recuperatie van de vordering.
• De resultaten uit vorige dossiers (o.m. solvabiliteitsdatabase).
• Minder of niet-solvabele debiteuren.
• Debiteuren die (tijdelijk)spoorloos of onvindbaar zijn.
• De beoordeling van woonadres of adres maatschappelijke zetel.

-        Aanleveren van relevante informatie waarmee door toepassing van andere procedures een invordering mogelijk gemaakt kan worden (bv. eigendomsinformatie).

-        In het bijzonder dient de inschrijver een concreet voorstel van een procedure te formuleren voor de invordering van GAS-boetes. Daarbij dient o.m. rekening te worden gehouden met de volgende bijzonderheden:

• De betaalintenties van debiteuren bij GAS-boetes zijn laag, net zoals het gemiddelde bedrag van de boete. De inschrijver dient een voorstel te formuleren hoe hij op kostenbesparende wijze een incassotraject zou opzetten, waarbij een maximale inningsgraad en een minimum aan kosten kan worden gegarandeerd. Belangrijk daarin zijn een minnelijke fase en een screening van de solvabiliteit.
• Voor invordering van een fiscale schuld of een factuur, kan de financieel beheerder een digitaal dwangschrift resp. dwangbevel overmaken aan de deurwaarder. Voor de invordering van een GAS-boete kan slechts de originele beslissing van de gemachtigde ambtenaar worden betekend. De inschrijver dient, rekening houdende met het grote aantal GAS-boetes, een voorstel te formuleren waarbij de administratieve last en de kosten in hoofde van de opdrachtgever tot een absoluut minimum worden beperkt.

2

Maatgerichtheid

10

Een beschrijving van het materieel en de technische uitrusting (inzonderheid van een gedetailleerde omschrijving van de ICT omgeving) waarover de dienstverlener zal beschikken voor de uitvoering van de diensten. De inschrijver beschrijft daartoe het on line dossier-opvolgingssysteem waarover hij beschikt en de mogelijkheid tot consultatie door de medewerkers van opdrachtgever. Dit systeem impliceert minstens:

- Een chronologisch opvolgsysteem met ondernomen acties (volledig up-to-date).
- Automatisering van meerdere taken.
- Grote gebruiksvriendelijkheid.
- Mogelijkheid van samenvoegen dossiers :

• Een eerder dossier dat reeds werd overgemaakt en waarvoor de  gerechtsdeurwaarder reeds stappen ondernomen heeft.
• Samenvoegen van verschillende schulden van eenzelfde debiteur (bv. schulden uit niet-verworpen nalatenschap en persoonlijke schulden, schulden van zaak op naam en privé-schulden, …).
• Ouder en minderjarig kind.
• Enzovoort.

- Beveiligde omgeving voorzien van paswoorden.
- Informatie kunnen doorgeven in dossier met data- en commentaarvelden.
- De mogelijkheid om dwangschriften en dwangbevelen onder xml-formaat te kunnen ontvangen en inlezen in het bestaande softwaresysteem (niettemin moet de inschrijver ook nog steeds dwangschriften en dwangbevelen op papier kunnen ontvangen en op korte termijn verwerken).

De inschrijver biedt de garantie dat de basissoftware reeds één jaar actief is en nog minimaal één jaar hetzelfde blijft. Eventueel opgave van de huidige benutting van de capaciteit (% benutting van de systemen + aantal dossiers).

3

Resultaatgerichtheid

10

De inschrijver omschrijft de methodes die hij zal volgen om de kans op het realiseren van de beoogde doelstelling op te volgen en bij te sturen. Voor de beoordeling van dit criterium wordt er onder andere rekening gehouden met de wijze van verwerking van inkomende betalingen door debiteuren en de manier van adresverificatie/opzoeking.

4

Samenwerking en informatie-uitwisseling met het opdrachtgevend bestuur

20

Voor de beoordeling van dit criterium wordt onder andere met volgende punten rekening gehouden:

-        Maximale informatieverstrekking aan de opdrachtgever.
-        Wijze waarop t.a.v. de opdrachtgever de permanente bereikbaarheid wordt georganiseerd tijdens de kantooruren, zowel via mail als via telefoon.
-        Wijze waarop de bereikbaarheid buiten de vaste kantooruren wordt gegarandeerd, met het oog op dringende ad hoc opdrachten die buiten de kantooruren of in het weekend zouden moeten worden uitgevoerd (vaststellingen, betekeningen, …).
-        Beschrijving van het team dat voor de dossiers van de opdrachtgever wordt ingezet + een bondige beschrijving van de profielen van de medewerkers.
-        Aanduiden van vaste contactpersoon als eindverantwoordelijke.
-        Welke informatie (bv. controles, opzoekingen, ingewonnen informatie,…) al dan niet kosteloos is.
-        Wijze van opzoekingen en tijdstip van nazicht dossiers.
-        Ruim gemotiveerd eindverslag bij niet-inning kosten en/of hoofdsommen.
-        Snelle verwerking van vragen aan en antwoorden van de opdrachtgever.
-        Opvolging van de wetgeving en proactief voorstellen formuleren naar de opdrachtgever van nieuwe werkwijzen die de inning kunnen bevorderen en/of de kosten kunnen verminderen.
-        Verslaggeving op periodieke evaluatie- en overlegmomenten.

5

Waarborgen

20

De inschrijver omschrijft welke waarborgen hij kan geven om het beoogde resultaat te garanderen. Voor de beoordeling van dit criterium wordt onder andere rekening gehouden met volgende punten:

-        De beschrijving van het opvolgsysteem voor afbetalingen.
-        De beschrijving van de opvolging van tijdelijk uitstel van uitvoering (bv uitstel betaling, vakantie, spoorloos, …).
-        De beschrijving van het agendasysteem dat garandeert dat het dossier kort wordt opgevolgd.
-        De wijze waarop schuldbewaking wordt gegarandeerd, zonder dat de opdrachtgever lange tijd zonder nieuws blijft. Evenmin mag dit beletten dat het dossier reeds bij de opdrachtgever kan worden afgesloten.
-        De opgave van de maximaal aanvaardbare “backlogs” (achterstand) bij binnenkomend post.

6

Internationale invordering

10

De inschrijver beschrijft nauwkeurig:

-        De samenwerkingsverbanden waar hij deel van uitmaakt, zowel op nationaal als op internationaal vlak. Tevens geeft de inschrijver aan in welke landen dat netwerk actief is.
-        In welke mate de inschrijver de dossiers opvolgt die voor verdere invordering aan een confrater in het buitenland werden overgemaakt.
-        Welke opdrachten hij frequent ontvangt met het oog op invordering van fiscale en niet-fiscale vorderingen t.a.v. een in het buitenland verblijvende debiteur. Tevens geeft de inschrijver aan op welke landen deze opdrachten betrekking hebben.
-        Tot welke concrete resultaten dit leidt.

7

Snelheid

10

De inschrijver stelt een nota op waarin hij de snelheid van reactie en behandeling bij interventies en vragen door het opdrachtgevend bestuur beschrijft.

Voor de beoordeling van dit criterium wordt onder andere rekening gehouden met:

• De capaciteit en snelheid voor verwerking van dossiers (met onderscheid tussen “gewoon” en “spoedeisend”).
• De opgave van de maximale verwerkingstermijn bij elektronische ontvangst dossiers (in werkdagen).
• De garantie dat dringende ad hoc-opdrachten uiterst snel worden uitgevoerd.