Conform artikel 57,§3,1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor het stellen van de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad desgevallend vastgestelde algemene regels.
Het project Nieuws van de Groote Oorlog van het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA), in samenwerking met de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, FARO, PACKED en diverse cultureel-erfgoedinstellingen, is een grootschalig digitaliseringsproject voor periodieke publicaties uit de periode 1914-1918. Deze nieuwsbladen vormen een belangrijke bron voor de geschiedenis van het leven in België tijdens de Eerste Wereldoorlog, maar zijn weinig bekend bij het publiek. Door de gebrekkige kwaliteit van het papier waarop veel van deze publicaties gedrukt zijn, wordt deze archiefbron bovendien sterk bedreigd. Digitalisering zorgt voor een bredere toegankelijkheid van de inhoud van deze documenten, en gebeurt ook als preserverende maatregel.
Voor het digitaliseren van deze collectie doet het VIAA beroep op de gespecialiseerde Nederlandse firma GMS (extra info als bijlage). Het VIAA gunde deze opdracht aan GMS binnen een Europse aanbestedingsprocedure en na selectie door een jury.
Voor het aanleveren van periodieke publicaties uit de periode 1914-1918 doet het VIAA onder andere beroep op de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, de stedelijke bewaarbibliotheek. Ongeveer 70.000 pagina's van kranten, tijdschriften en frontblaadjes van deze stedelijke collectie zullen gescand en digitaal beschikbaar worden waardoor de originele, fragiele documenten niet langer geraadpleegd moeten worden, met kans tot beschadiging, en makkelijker toegankelijk zullen worden voor het publiek en voor onderzoekers. Als bijlage een overzicht van de 294 titels die in het kader van deze opdracht door GMS gedigitaliseerd zullen worden.
De opdracht aan GMS kadert binnen de samenwerkingsovereenkomst die VIAA over dit project met vzw Musea en Erfgoed Antwerpen (nieuwe naam vzw Antwerpen Kunstenstad) heeft afgesloten, en loopt van 15 januari 2015 tot en met 15 juni 2015.
Het digitaliseren van deze werken zal de collectie van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, zowel in binnen- als in buitenland, beter bekend en toegankelijker maken, bijdragen tot de uitstraling van de stad Antwerpen en daarenboven de samenwerking bevorderen met de deelnemende partners aan het project Nieuws van de Groote Oorlog.
Het collegebesluit van 9 november 2007, jaarnummer 14977 stelt dat voor bruiklenen met een verzekeringswaarde hoger dan 125.000,00 EUR expliciet advies wordt gevraagd aan de directeuren van Collectiebeleid en Publieksbeleid en aan de coördinator van Musea en Erfgoed Antwerpen. Voor de betreffende opdracht van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience aan GMS adviseren de voorgenoemde directeuren positief.
Het college keurt de digitaliseringsopdracht, van 294 titels uit de collectie van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (kranten, tijdschriften en frontblaadjes), met een totaal verzekerde waarde van 2.495.850,00 EUR, aan de firma GMS goed en dit in het kader van het digitaliseringsproject 'Nieuws van de Groote Oorlog' van het Vlaams Instituut voor Archivering voor de periode van 15 januari 2015 tot en met 15 juni 2015.