Volgens artikel 43 §2 13° van het Gemeentedecreet is de gemeenteraad bevoegd voor het definitief aanvaarden van schenkingen en legaten.
De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience is de stedelijke bewaarbibliotheek, waarbij het zwaartepunt ligt op de verwerving, de ontsluiting, de bewaring en de ter beschikking stelling van het Vlaamse gedrukte culturele erfgoed.
Opendoek - Amateurtheater Vlaanderen vzw werd op 1 januari 2001 erkend door de Vlaamse Gemeenschap als enige disciplinaire organisatie voor amateurtheater, en beschikt in functie daarvan over een theaterbibliotheek, het is aangewezen deze collectie te bewaren in de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, en hiervoor een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten.
Opendoek - Amateurtheater Vlaanderen vzw beschikt als koepelorganisatie onder andere over een historische collectie theaterteksten, circa 3.000 titels. Zowel de inhoud (verouderde teksten) als de vorm (fragiel materiaal) maken deze teksten minder interessant voor hun doelpubliek. Het is bijgevolg weinig relevant dat het deze oudere theaterpublicaties zelf bijhoudt. In de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience kan deze erfgoedcollectie in de juiste context geplaatst worden, wordt ze in optimale omstandigheden bewaard, en is ze toegankelijk voor wetenschappelijk theateronderzoek. Ook historische theaterteksten die Opendoek - Amateurtheater Vlaanderen vzw in de toekomst zou ontvangen, worden dan telkens aan de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience bezorgd.
Dankzij deze samenwerkingsovereenkomst kan de grote collectie theaterteksten die de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience reeds bezit vervolledigd worden, en het versterkt de positie van deze instelling als erfgoedbibliotheek voor Vlaanderen.
De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst tussen Opendoek - Amateurtheater Vlaanderen vzw en de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience goed.