2014_CBS_11792 - Cultuur - Stedelijke openbare bibliotheken - Overeenkomst vzw Bibnet. Open Vlacc 2014-2015 - Bekrachtiging

Open Vlacc is sinds haar ontstaan het bibliografisch achtergrondbestand waaruit alle lokale bibliotheken in Vlaanderen kunnen putten om hun lokale catalografie, het beschrijven van hun lokale collectie, efficiënter te laten verlopen. Van bij de start (1986) is Open Vlacc een samenwerkingsverband tussen de Vlaamse Overheid/VCOB/Bibnet en de zes grootste bibliotheken van Vlaanderen, waaronder dus Antwerpen.

In het decreet lokaal cultuurbeleid werden een aantal taken van de voormalige centrale openbare bibliotheken zoals die van Antwerpen, overgenomen door het Vlaams Centrum voor Openbare Bibliotheken (VCOB), nu Bibnet, enerzijds en het streekgericht bibliotheekbeleid van de provincies anderzijds.

Die zes grote openbare bibliotheken worden wel nog betrokken bij de uitvoering van sommige taken en worden sinds 2002 vergoed via specifieke overeenkomsten voor de levering van diensten. Tot 2008 werd hiervoor elk jaar een contract afgesloten.

Voor de periode 2009-2013 keurde de gemeenteraad in de zitting van 29 juni 2009 (jaarnummer 1176) het contract met een looptijd van 5 jaar goed. Dit contract eindigde op 31 december 2013.

Ondertussen werd vastgesteld dat de huidige werking van OpenVlacc niet de volledige collectie die aangekocht wordt door de Vlaamse openbare bibliotheken dekt, met andere woorden dat bepaalde titels geen Vlacc-beschrijving hebben, en wil Bibnet overgaan tot een verdere centralisering van het catalografisch werk.

Bibnet wil de boekenstroom van Antwerpen als basis nemen - de openbare bibliotheek Antwerpen voerde als grootste bibliotheek van Vlaanderen in 2013 zo'n 6.000 titels in - om complementair aan deze invoer te zorgen voor een snelle en kwaliteitsvolle invoer van alle andere titels. Op die manier wil Bibnet komen tot een zo volledig mogelijke centrale catalogisering van de actuele collectie van de openbare bibliotheken.

Om deze complementaire boekenstroom te realiseren zal Bibnet twee extra catalografen inzetten en vraagt aan de stad Antwerpen om achtergrondmagazijn openbare bibliotheek Kotter hiervoor als werkplek te mogen gebruiken. De twee catalografen zullen volledig onder verantwoordelijkheid van Bibnet werken. 

Binnen de strategische doelstelling 'Iedereen vindt in Antwerpen een veelzijdig lokaal cultuuraanbod en het forum om zichzelf te ontplooien (S-BR01)’ streeft het stadsbestuur ernaar om met een coördinerend duurzaam cultuurbeleid te zorgen voor meer samenwerking, participatie en ontmoeting (S-BR0103). Ook op Vlaams niveau willen we er mee voor zorgen dat het lokale cultuurbeleid veelzijdig en complementair is, dat de verschillende actoren ten volle worden betrokken en gestimuleerd tot samenwerking, en dat de over Vlaanderen verspreide expertise wordt gebundeld en gedeeld. (S-BR010303).

De voortzetting van de medewerking aan OpenVlacc biedt hiertoe ruim de gelegenheid.

Een aantal ontwikkelingen van de voorbije jaren vragen echter om een vernieuwing van de positie en doelstellingen van dit initiatief.

• Open Vlacc is de basis voor de cataloguspresentatie van alle bibliotheken die participeren aan Bibliotheekportalen (220+ op dit ogenblik). Dit brengt met zich mee dat Open Vlacc niet langer enkel gebaseerd kan zijn op de collectie van de zes grootste bibliotheken;
• Er is steeds meer druk van bibliotheken om de beschrijvingen sneller te ontvangen. De zes grootste bibliotheken zijn omwille van hun omvang net langzamer in het catalogiseren van nieuwe materialen;
• Aangezien Open Vlacc meer collecties sneller moet kunnen beschrijven moet het volume van beschrijvingen waarvoor de zes bibliotheken vergoed worden beperkt worden. Daarbij wordt de focus gelegd op de actuele collectie van openbare bibliotheken;
• Het vollediger en sneller maken van Open Vlacc moet gebeuren in een context van krimpende budgetten.

Bij de opmaak van het vorige vijfjarig contract (2009-2013) werd reeds beslist om een aantal taken meer centraal door Bibnet op te nemen om de snelheid, flexibiliteit en efficiëntie te verhogen. De voorbije jaren heeft dit er voor gezorgd dat het takenpakket voor de zes grootste bibliotheken gedaald is. Om de nieuwe uitdagingen aan te gaan wordt verder ingezet op centralisering waardoor het aandeel van de invoerpartners nog verder zal dalen. Het voorstel van contract houdt rekening met zowel de centralisering uit de voorbije vijf jaar als de nood aan financiële ruimte om de nieuwe uitdagingen aan te gaan.

Anderzijds blijft het belangrijk om Open Vlacc te handhaven als een project van de grote zes bibliotheken en Vlaamse overheid/Bibnet om de kwaliteit van de databank hoog te houden en om het verdere beleid rond dit project te bepalen als instrument voor de volledige sector van de openbare bibliotheken.

De voorliggende overeenkomst heeft een looptijd van slechts twee jaar. Dit moet toelaten om in te spelen op de steeds snellere evoluties. De ambities voor het nieuwe contract zijn:

• het behouden van de samenwerking tussen alle partners met het oog op kwaliteit;
• focus op snellere en meer volledige catalografie door centraal een aantal taken op te nemen;
• ontwikkelen van een visie op lange termijn rond catalogiseren in het netwerk en de technologische infrastructuur die daarvoor nodig is.

Het contract voor 2014-2015 voorziet eveneens in een vast en een variabel gedeelte:

De tarifering van het vaste deel wordt opgetrokken naar 65.000,00 EUR voor een voltijds equivalent (VTE), maar taken die de voorbije jaren gecentraliseerd werden worden niet meer vergoed. Bovendien worden een aantal taken uit het vaste forfaitaire deel gekwantificeerd en vergoed binnen het variabele deel.

Voor het variabele deel van het contract werd na een preciezere tijdsregistratie het vergoedingsmodel aangepast en worden er meerdere taken binnen het variabele deel vergoed. Ook worden enkel beschrijvingen van de actuele collectie, gepubliceerd in de laatste tien jaar, vergoed.

Deze verschuivingen brengen een daling van de vergoedingen voor de invoerpartners met zich mee, die gespreid wordt over de twee jaar. De bedragen worden in de loop van het contract ook niet meer geïndexeerd.

De daling van de vergoeding wordt gespreid over de twee jaar van het contract zodat ze geleidelijk kunnen aangepast worden. 

Daarnaast is er de vraag van Bibnet om twee extra catalografen tewerk te stellen in Kotter als meest geschikte locatie omwille van de opgebouwde expertise in het Antwerpse catalografenteam waardoor een snelle en kwalitatieve invoer gegarandeerd is. 

Een andere reden voor de keuze voor Kotter heeft te maken met de materiaalaanvoer. Om centraal beschijvingen aan te maken heeft Bibnet daarbij de fysieke materialen nodig. Standaard Boekhandel is de grootste leverancier aan bibliotheken in Vlaanderen. Standaard Boekhandel heeft zelf een magazijn op een industrieterrein dat moeilijk bereikbaar is en helemaal niet geschikt als werkplek. Standaard Boekhandel is bereid de materialen voor catalografie op een meer geschikte plaats te leveren en aangezien Standaard Boekhandel nu reeds dagelijkse leveringen verzorgt naar openbare bibliotheek Antwerpen is Kotter ook hierdoor een geschikte locatie.

De vraag van Bibnet is een opportuniteit voor de openbare bibliotheek Antwerpen. De intensieve samenwerking leidt tot de optimalisering van werkprocessen rond collectiebeheer (catalografie, collectievorming, kastklare boekenverwerking).  Dit betekent dat de bovenlokale instrumenten die Bibnet ontwikkelt mee zullen uitgetekend worden door de openbare bibliotheek Antwerpen en dus zeker voldoen aan de noden van de stad.