2014_CBS_08693 - Onderwijs. Kleutermenu - Inhouseovereenkomst vzw Musea en erfgoed Antwerpen. Uitvoeren cultuuractiviteiten - Goedkeuring

De uitgave bedraagt 15.385,00 EUR en kan verrekend worden op de budgetplaats 5116580000. Er is voldoende krediet beschikbaar.

De afdeling onderwijsbeleid organiseert sinds 2011 het Kleutermenu. Het Kleutermenu is een netoverschrijdend aanbod voor de derde kleuterklassen (of gelijkaardige klassen buitengewoon onderwijs) op het grondgebied van de stad Antwerpen. Scholen die intekenen op het Kleutermenu volgen tijdens het daaropvolgende schooljaar twee cultuuractiviteiten en twee sportactiviteiten. Het Kleutermenu kost de school 200,00 EUR per klas of per groep van maximum 30 kinderen van het buitengewoon onderwijs.

Het doel van het Kleutermenu is enerzijds de kleuters de kans geven om te proeven van het rijke culturele en sportieve aanbod in de stad en anderzijds de leerkrachten te laten kennismaken met het beschikbare kleuteraanbod in de buurt of op school.

Het opstellen van het culturele programma gebeurt via een gunningsprocedure. Het doel van de gunningsprocedure is een zo groot mogelijke poule met kwaliteitsvol aanbod aan te leggen waaruit een kleutermenu kan worden samengesteld. De voorbije jaren werd de gunningsprocedure uitgeschreven en opgevolgd door Baobab vzw. Door de inkanteling van Baobab vzw in de stad, gebeurde de procedure dit jaar via de gemeenschappelijke aankoopcentrale.

Nieuw in de procedure dit schooljaar is dat de scholen zelf mee de keuze mogen bepalen. De voorbije jaren werd ‘het menu’ per klas opgesteld door de dienst cultuur, sport, jeugd en onderwijs/Algemeen Onderwijsbeleid zonder inspraak van de scholen. De keuze van activiteit per klas werd bepaald door de buurtgerichtheid van de activiteit of de bereikbaarheid aan de hand van het STOP-principe (Stappen, Trappen, Openbaar vervoer).
In de veronderstelling dat leerkrachten zelf kunnen inschatten hoe ver hun kleuters kunnen stappen of het openbaar vervoer nemen, werd het opgelegd karakter losgelaten. Op deze manier willen we de leerkrachten bewust leren kiezen in functie van hun kleuters.
Voor de gunningsprocedure betekent dit dat de school bepaalt hoeveel activiteiten er per culturele organisatie wordt afgenomen, met dien verstande dat het gekozen aanbod de limiet van het voorziene budget binnen de begroting niet overschrijdt.

Door de gemeenschappelijke aankoopcentrale werd geadviseerd om een gunningsprocedure op te starten met een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking (GAC/2013/2249). Het bestek werd gepubliceerd begin maart 2014. Op 10 maart 2014 werd er een infosessie georganiseerd voor de geïnteresseerde culturele organisaties om hen wegwijs te maken in de gunningsprocedures van de stad en het digitale platform.

Vanaf het begin waren een aantal stedelijke organisaties geïnteresseerd om net zoals de vorige jaren deel te nemen aan het Kleutermenu. Bij het afsluiten van de offertes bleek dat twee stedelijke musea een offerte hadden ingediend en een aantal stedelijke organisaties nog steeds geïnteresseerd waren maar moeilijkheden hadden met het doorlopen van de hele procedure. Hiermee werd duidelijk dat het bestek van de onderhandelingsprocedure de deelname van stedelijke diensten en vzw's niet toeliet.

Na een spoedoverleg op 27 maart 2014 tussen de verantwoordelijken van de gemeenschappelijke aankoopcentrale en de verantwoordelijken van het dossier binnen algemeen onderwijsbeleid werd beslist dat:

• de twee stedelijke musea zich moesten terugtrekken uit de externe procedure;
• er een inhouse-aanbesteding zou worden opgestart met een tijdelijke heropening van indienen van offertes om zo veel mogelijke stedelijke diensten/vzw’s (stedelijke musea en culturele centra) toch nog kans te geven deel te nemen aan Het Kleutermenu en zo de poule zo divers mogelijk te kunnen maken voor de scholen;
• de twee al ingediende dossiers zo mee worden opgenomen in de inhouse-aanbesteding.

Om de samenwerking met alle toekomstige partners van het Kleutermenu (interne en externe partners) zo duidelijk mogelijk te houden verkoos de dienst cultuur, sport, jeugd en onderwijs/algemeen onderwijsbeleid de inhouse-aanbesteding via dezelfde voorwaarden, criteria en jury te laten verlopen als de externe gunningsprocedure.

Op 22 april 2014 vond er een ontmoetingsmoment plaats tussen de deelnemende scholen en de door de jury weerhouden interne en externe culturele organisaties. Aan de hand van de keuzes van de scholen werd er een verdeling van activiteiten over de verschillende weerhouden organisaties gemaakt.

De toekenning van de activiteiten aan de externe culturele organisaties gebeurt via de GAC-procedure, de toekenning van de activiteiten aan de interne culturele organisaties via een inhouseovereenkomst.

De inhouseovereenkomst is geïnspireerd op vorige inhouseovereenkomsten aangeleverd door de juridische dienst van de gemeenschappelijke aankoopcentrale en de afgesloten contracten met musea en cultuurcentra tijdens de vorige Kleutermenu-edities tussen de organisatie en vzw Baobab.

De stad sluit een inhouseovereenkomst af met Musea en Erfgoed Antwerpen vzw, en legt zo de aankoop vast bij Musea en Erfgoed Antwerpen vzw van 213 gidsbeurten/workshops, verspreid over de verschillende musea afhankelijk van de keuze van de scholen. De ingekochte gidsbeurten/workshops zijn bestemd voor het uitvoeren van Het Kleutermenu.

Volgens de modaliteiten en voorwaarden van de overeenkomst, staat Musea en Erfgoed Antwerpen vzw in voor het uitvoeren van de activiteiten in kader van het Kleutermenu en het faciliteren van de contacten naar de betreffende scholen.

Beide partijen gaan akkoord dat tegen dezelfde voorwaarden van deze overeenkomst steeds gidsbeurten/workshops in kader van Het Kleutermenu kunnen worden bijbesteld. Elk schooljaar wordt er wel nagegaan of de prijzen nog in overeenstemming zijn en of het aanbod gewijzigd is zodat hierop kan worden ingespeeld. De maximumprijs per leerling blijft 8,00 EUR per leerling.

Intern juridisch onderzoek heeft uitgewezen dat de voorgestelde overeenkomst een ‘inhouse’ contract betreft omdat de stedelijke musea en de culturele centra onderdeel zijn van stedelijke vzw’s en hun diensten verrichten ten behoeve van de stad. In die omstandigheden is de wetgeving op de overheidsopdrachten niet van toepassing.

Artikel 57 § 3, 4° van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.