2014_DCEK_00480 - Communicatie - Aanstellen communicatiebureau Masterplan Ekeren-Centrum - Goedkeuring

Met het collegebesluit van 16 maart 2000, jaarnummer 3984 en het gemeenteraadsbesluit van 20 maart 2000, jaarnummer 619 werden de bevoegdheden van de districten bepaald. Met het collegebesluit van 9 oktober 2002, jaarnummer 11543, en het gemeenteraadsbesluit van 21 oktober 2002, jaarnummer 2307, werden een aantal bevoegdheden van de districtsbesturen verder verfijnd. De districtsbesturen zijn bevoegd voor het lokaal communicatiebeleid.

In het bestuursakkoord van het district Ekeren (2013-2018) werd de opmaak van een globale visie voor het centrum van Ekeren expliciet opgenomen: “We maken een omvattende visienota voor het centrum van Ekeren met aandacht voor ruimtelijke ordening, lokale economie, mobiliteit, groen en straatbeeld en mogelijkheden tot recreatie. Deze nota vormt de leidraad voor het beleid tot herwaardering van de dorpskern wat ook zal vertaald worden in de meerjarenplanning.”

Na een mini-competitie tussen drie bureaus besliste het college van burgemeester en schepenen op 23 mei 2014 om uapS aan te stellen voor het opmaken van het masterplan Ekeren-Centrum.

Om een uitgebreid en creatief communicatie- en inspraaktraject uit te werken werd een offerteaanvraag uitgestuurd naar vijf communicatiebureaus. De inschrijver kreeg de opdracht om een eerste concept op te maken over een mogelijk plan van aanpak voor een communicatietraject. Hiermee wordt de Ekerse bevolking op een creatieve manier ingelicht over en betrokken bij de realisatie van het masterplan Ekeren-Centrum.  Het communicatiebureau staat na aanstelling ook in voor de concrete uitwerking van de voorgestelde communicatieproducten (fotografie, copywriting, vormgeving,…). De inschrijver kreeg als opdracht om in zijn offerte voorbeelden op te nemen van eerder gerealiseerde opdrachten.

Volgende firma’s ontvingen op 23 september 2014 een offerteaanvraag, met verzoek om offertes op 15 oktober 2014 in te dienen:

1. ThinkYellow - ARK Strategic Marketing & Communication, Rupelmonde
2. Bubka, Antwerpen
3. The Oval Office, Antwerpen
4. Noticed, Hallaar
5. IdeArte, Sint-Tuiden

Op de uiterste datum voor indiening, woensdag 15 oktober 2014, werd een offerte van Noticed Communicatiebureau ontvangen.

Zoals bepaald in de offerteaanvraag kreeg de firma de mogelijkheid om de ingediende offerte en voorstel te presenteren op donderdag 30 oktober 2014. De beoordelingscommissie bestond uit de districtssecretaris, de deskundige communicatie, de wijkcoördinator van het district Ekeren en de klantverantwoordelijke voor het district bij ondernemen en stadsmarketing. De bevoegde schepen was bij de presentatie aanwezig als waarnemer.

De beoordelingscommissie besprak het resultaat van de presentatie en kwam tot de volgende conclusie.

BEOORDELING OFFERTE AAN DE HAND VAN DE GUNNINGSCRITERIA

Zoals in het bestek beschreven kiest het district de economisch meest voordelige regelmatige offerte op basis van volgende gunningscriteria. De gunningscriteria zijn, samen met het hen toegekende gewicht:

• Kwaliteit van het concept 50 %
• Kwaliteit van het portfolio en de presentatie 25 %
• Budget 25%

Gunningscriterium 1: Kwaliteit van het concept (38/50)

Het voorgestelde concept is helder opgesteld, met:

• een duidelijk toegelichte communicatiestrategie met twee campagneniveaus: algemeen informerend en doelgroepgericht
• respect voor de waarden waarmee het district zich wenst te profileren: groen, gezinsvriendelijk en leefbaar
• correcte integratie van de campagne ‘Maak Ekeren Mee’
• duidelijk concept voor mediamix
• heldere prijsopgave

Gunningscriterium 2: Kwaliteit van het portfolio en de presentatie (19/25)

Het portfolio van de firma getuigt van durf en creativiteit. De verschillende realisaties zijn voornamelijk opgebouwd rond sterke campagnebeelden en visualisaties. Als full service communicatiebureau kan de firma producten afleveren binnen verschillende mediadomeinen: fotografie, copywriting, app development, webdesign,…

De mondelinge voorstelling van het bedrijf en de concrete aanpak die ze wensen te hanteren voor de opdracht lijkt aanvankelijk eerder beperkt. Uit de antwoorden op de door de beoordelingscommissie gestelde vragen blijkt echter dat vlot ingespeeld zal kunnen worden op de verwachtingen. De beoordelingscommissie is ervan overtuigd dat er een goede basis is om een samenwerking op te starten in het kader van de voorliggende opdracht.

Gunningscriterium 3: Budget (20/25)

De firma gaf een heldere prijsopgave op, met duidelijke opsplitsing van de verschillende kosten:

• Accountmanagement (deelname overlegmomenten, administratie,…) - 1.800 euro
• Conceptuele kosten - 4.800 euro
• Opmaak en creatie - 9.900 euro
  • Artikels
  • Posters
  • Copywriting
  • Nieuwsbrieven, brieven
  • Landingspagina / miniwebsite

Het totale bedrag van de offerte bedraagt 16.500 euro excl. BTW.

In deze prijsopgave is het productieproces niet inbegrepen. Zij vormt het onderwerp van een nieuwe opdracht. De budgettering hiervan is op te maken na een definitieve goedkeuring van het plan van aanpak en na een keuze van de kanalen. Afhankelijk van het beschikbare productiebudget wordt er gekozen voor een optimale communicatiemix.

Resultaat beoordeling gunningscriteria:

38 + 19 + 25 = 82/100

CONCLUSIE

Uit de ingediende offerte en op basis van de presentatie en toelichting blijkt dat de enige indiener Noticed voldoet aan de in de offerteaanvraag gestelde gunningscriteria. De beoordelingscommissie stelt voor aan het districtscollege om de opdracht te gunnen aan communicatiebureau Noticed.

Artikel 57 §3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Met het gemeenteraadsbesluit van 17 september 2007, jaarnummer 1932 besliste de gemeenteraad de bevoegdheidsverdeling tussen college en gemeenteraad inzake overheidsopdrachten analoog van toepassing te maken op de districten.

Artikel 26, §1, 1° a, van de wet van 15 juni 2006 bepaalt dat opdrachten gegund kunnen worden volgens de onderhandelingsprocedure, indien de goed te keuren uitgave (zonder de belasting over de toegevoegde waarde) niet hoger is dan het bedrag van 85.000,00 EUR vastgesteld bij Koninklijk Besluit van 15 juli 2011.