Voor de gehele organisatie en de communicatie van dit evenement werd bestelbon 4005097615 opgemaakt voor 183.109,00 EUR aan Megaluna, het extern bureau dat dit evenement mee ondersteunt. Deze bestelbon werd goedgekeurd in het college van 23 mei 2014 (jaarnummer 05525).
Het bedrag in deze bon moest gesplitst worden in 113.109,00 EUR werkingskosten en 70.000,00 EUR communicatiekosten, wat echter niet gebeurde.
Er werd een correctiebon opgemaakt voor 70.000,00 EUR op de correcte dimensies van het communicatiekrediet.
Deze correctiebon dient nog goedgekeurd te worden.
Het college nam in zitting van 14 maart 2014 (jaarnummer 02708) kennis van de datum voor het evenement Antwerpen Autovrij en een eerste concept. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan de dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film om samen met Megaluna een gedetailleerd voorstel uit te werken.
Het betreft de laatste editie binnen het raamcontract met Megaluna. Evaluatie van het evenement en beslissingen over eventuele verderzetting of alternatieve opties volgen dit najaar.
In 2014 wordt Antwerpen Autovrij reeds voor de 12de keer georganiseerd. Sinds zijn eerste editie in 2003 is Antwerpen Autovrij uitgegroeid tot een sterk merk.
Antwerpen Autovrij is een generieke actie waarbij verschillende doelgroepen gesensibiliseerd worden rond verschillende duurzame vervoersmodi zoals: verplaatsingen te voet, met de fiets, met het openbaar vervoer en andere duurzame vervoersmiddelen. Antwerpen Autovrij is daarenboven een actie waarmee de stad Antwerpen zich wil tonen als een aantrekkelijke stad, waar mensen effectief en op een creatieve wijze gebruik kunnen maken van de beschikbare openbare ruimte. Het autovrije aspect komt daarnaast ook de veiligheid, gezondheid en leefkwaliteit van de burger ten goede.
Het concept dat dit jaar werd uitgewerkt kadert in het thema "toekomst", de slogan "'t Stad brengt je naar morgen" draagt hieraan bij.
De historische binnenstad die begrensd wordt door volgende straten: Amsterdamstraat, Londenstraat, Leien, Jan van Gentstraat, Gentplaats, Vlaamsekaai, Scheldestraat en Cockerillkaai, vormt de afbakening van het autovrije gebied.
De parking aan de gedempte zuiderdokken blijft vrij toegankelijk en de Scheldekaaien tussen Scheldestraat en Amsterdamstraat zijn ook autovrij.
Het autovrije gebied wordt verkeersvrij gemaakt tussen 10.00 uur en 18.00 uur. Openbaar vervoer, taxi's, hulpdiensten en privé-busverkeer mogen steeds het gebied in. Het andere autoverkeer wordt geregeld via een doorgangssysteem. Dit doorgangssysteem is hetzelfde als bij de voorbije edities van Antwerpen Autovrij.
Programma:
Koningin Astridplein:
- picknickplaats met gras;
- infopunt;
- startpunt van de animatieve pendelbus met als eindpunt Sint-Andries;
- Les Liseuses Fabuleuses die je tijdens een treinrit richting Berchem Station verwennen met hun poëzie. Aan Berchem Station staan taxi's klaar om het publiek terug richting stadscentrum te brengen.
Meir:
- fototentoonstelling in het premetrostation Opera;
- in samenwerking met Nissan: test eens een elektrische wagen;
- in samenwerking met Cambio en Bolides: klein informatiesalon over autodelen;
- in samenwerking met de dienst stadsontwikkeling/energie en milieu Antwerpen, de Vlaamse Milieumaatschappij en de Universiteit Antwerpen: een informatiestand rond propere lucht en de lage emissiezone die er in de toekomst komt;
- in samenwerking met iBike en De Geus: een fietswalhalla waar je verschillende fietsen kan testen, je fiets kan laten maken, het verleden van de fiets kan ontdekken en nog veel meer.
Groenplaats:
- picknickplaats met gras;
- groot infopunt;
- tent voor verdeling van picknickpakketten. Er worden 300 picknickpakketten weggeschonken van de publicatie "fietsen en flaneren in Antwerpen";
- startpunt teletijdswandeling in het kader van de toekomst: verschillende toekomstige mobiliteitsprojecten komen aan bod en worden summier toegelicht tijdens de wandeling die langs de Vrijdagmarkt, Sint-Jansvliet, Suikerrui en Grote Markt loopt;
- startpunt van de fietsroute in het kader van de toekomst: de fietsroute wordt bewegwijzerd doorheen verschillende districten waarbij 8 stops in verschillende districten worden voorzien met uitleg over toekomstige mobiliteitsprojecten;
- in samenwerking met Gazet van Antwerpen: een bike-wash waar je je fiets kan laten wassen;
- in samenwerking met De Lijn: een nostalgische tram;
- in samenwerking met Velo Antwerpen komt er een stand die de dag- en weekpassen in de kijker zal zetten;
- in samenwerking met brouwerij De Koninck: een streepje muziek via de De Koninck-caravan en een gezellig terras om de picknick met een bolleke te nuttigen;
- halte taxi-riksja die pendelt tussen de Groenplaats en het MAS.
Hanzestedenplaats/MAS:
- picknickplaats met gras;
- infopunt;
- test een swingtrike;
- in samenwerking met Kindervreugd en Gazet van Antwerpen: springkastelenparadijs voor de allerkleinsten.
Vrijdagmarkt:
- in samenwerking met 2dehands.be en brouwerij De Koninck: een tweedehands fietsenmarkt, wie een fiets koopt of verkoopt, krijgt een gratis bolleke.
Park & ride: Linkeroever en Olympiade:
- op deze twee P&R parkings staan taxi's klaar om bezoekers richting stadscentrum te brengen. Bezoekers kunnen uiteraard ook de tram nemen. De Lijn voorziet een verhoogde capaciteit bij de tram en een dagpas ter waarde van 3,00 euro.
De opbouw van dit evenement start op zaterdag 13 september vanaf 8.00 uur en de afbraak start op zondag 14 september om 18.00 uur, meteen na het evenement.
Communicatie
Dit jaar is door het begeleidende communicatiebureau een sponsordeal afgesloten met Radio 2 Antwerpen en Gazet van Antwerpen.
Volgende communicatiemiddelen en -kanalen worden ingezet, zowel om Antwerpen Autovrij aan te
kondigen als verspreiding van informatie tijdens het evenement zelf:
De dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film geeft gunstig advies voor de organisatie van dit evenement. Het is een vaste waarde op de Antwerpse kalender en de voorbije edities werden steeds gunstig geëvalueerd. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,1 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 19 november 2013 (jaarnummer 673) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
In toepassing van het artikel 13 van de wet van 24 december 1993 zal deze opdracht gegund worden bij algemene offerteaanvraag.
De standaardvoorwaarden dienen nageleefd te worden.
Advies op de plannen die werden ingevoegd op 26 augustus 2014.
De voorwaarden moeten voldaan worden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
Advies nog niet beschikbaar bij het indienen van het collegebesluit. Sowieso zijn de standaardvoorwaarden inzake brandveiligheid van toepassing. Indien hieraan nog additionele of afwijkende voorwaarden worden toegevoegd, zullen deze aan de organisatie worden bezorgd, ter naleving.
Dit advies geldt uitsluitend voor de concessies openbare inboedelverkoop op de Vrijdagmarkt.
• De zichtbaarheid van het toeristisch informatiebord vanop de Grote Markt moet verzekerd blijven.
• De ingang van de toerismebalie moet gevrijwaard worden.
• Vermijd installaties (podium, kraampjes, containers,...) ter hoogte van Grote Markt 13.
• Geen containers plaatsen in de Wisselstraat tot aan huisnummer 11.
• Opkuis dient onmiddellijk na het evenement te gebeuren vermits het in een toeristische kernzone doorgaat.
• Antwerpen Toerisme en Congres zal dit evenement communiceren naar de exploitanten van toeristische rondritten en hen een alternatieve standplaats op de Groenplaats voorstellen.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed;
• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…).
Het college keurt de effectieve organisatie van Antwerpen Autovrij, zoals hierboven beschreven, op zondag 14 september 2014 van 10.00 uur tot 18.00 uur in de historische binnenstad goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college keurt de correctiebon van 70.000,00 EUR aan Megaluna goed.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| OS/EF | algemene coördinatie en uitvoering van het evenement in samenwerking met Megaluna |
| SB/BOF | leveren en plaatsen van de materialen volgens de afspraken in orders B404338, B404339, B404340, B404341, B404342, B404415, B403159, B404596, B404597, B404600, B404602 en B404603. |
| LP/OO/EV | om de nodige straatafsluitingen te voorzien en te bemannen om het autovrije gebied verkeersvrij te maken gedurende de periode van 10.00 uur tot 18.00 uur. |
| SB/SR/BIT | leveren en ledigen van de afvalcontainers volgens de gemaakte afspraken en het opkuisen van de evenementensite na het evenement. |
| SW/MOB | om de inhoud van het evenement te bewaken. |
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Megaluna |
70.000,00 EUR | budgetplaats: 5311000000 budgetpositie: 6141 functiegebied: 1SSB050102A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA070119 budgetperiode: 1400 |
4105023654 |