Het college nam in zitting van 21 maart 2014 (jaarnummer 03030) kennis van de aanvraag van vzw Antwerpen Studentenstad om StuDay te organiseren aan de Sloepenweg op donderdag 25 september 2014. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan de dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film om een gedetailleerd voorstel uit te werken.
StuDay wordt voor de 11de keer georganiseerd op donderdag 25 september 2014 van 13.30 uur tot 22.00 uur. StuDay zal voor de tweede maal plaatsvinden aan de Sloepenweg in Antwerpen. De organisatie heeft 3 tot 4 hectare nodig om de 11de editie van StuDay te organiseren.
De opbouw start op maandag 22 september 2014 om 06.00 uur, de afbraak zal afgerond zijn op vrijdag 26 september 2014 omstreeks 18.00 uur.
Het evenement heeft als doel studenten welkom te heten in Antwerpen en de stad te promoten als studentenstad. Naast live muziek wordt er een uitgebreide sportcompetitie georganiseerd. Daarnaast kunnen ook individuele studenten proeven van de diverse sportattracties op het terrein. Op de cultuur- en informatiemarkt informeren partners (onder andere de Antwerpse cultuurhuizen, studentenvoorzieningen van de hogere onderwijsinstellingen en studentgerichte organisaties) de studenten met een interactieve informatiestand over hun aanbod. In het midden van de cultuurmarkt wordt een rustige zone georganiseerd. Daar kunnen studenten, weg van geluidsbronnen, even tot rust komen. Verder wordt er een lifestyle aanbod uitgewerkt.
Door de werken aan de Rijnkaai zijn de Sloepenweg en de Mosselstraat op het moment dat StuDay wordt georganiseerd in principe niet in gebruik. Een ruime omleidingcommunicatie is van kracht vanaf 18 augustus 2014 tot en met het einde van de werken (geschatte einddatum is 26 september 2014). Desalniettemin wordt de Sloepenweg tijdelijk afgesloten zodat het evenement veilig kan plaatsvinden. Dit alles werd besproken met de verkeerspolitie en met AG VESPA, die de aannemer van de werken aan de Rijnkaai aanstuurt.
Op 2 september 2014 werd het evenement StuDay besproken door de adviesgroep evenementenveiligheid. Daar werd gevraagd om de toestroom van de bezoekers te laten verlopen via de Braziliëstraat en Kattendijkdok-Westkaai en Limastraat, en zo de betreding van de werf aan de Rijnkaai (en mogelijke daaruitvolgende beschadigingen) te vermijden.
De organisatie zorgt voor een duidelijke signalisatie die aangeeft hoe de bezoekers de site dienen te bereiken en te verlaten. De Kattendijkdok-Westkaai wordt aanbevolen voor bezoekers die langs de noordzijde komen. De Braziliëstraat wordt dan weer aangeraden voor mensen die vanuit de binnenstad komen. De organisatie voorziet eveneens in stewards ter hoogte van de Braziliëstraat/Amsterdamstraat en de Kattendijkdok-Westkaai/Amsterdamstraat, en in afvalcontainers op de beide trajecten om sluikstorten tegen te gaan. De politiediensten zullen de in- en uitstroom van de bezoekersstromen kanaliseren met een effectieve verkeersregeling op de kruispunten Braziliëstraat/Amsterdamstraat en Kattendijkdok-Westkaai/Amsterdamstraat.
De Kattendijksluis blijft op 25 september 2014 gesloten voor de scheepvaart. De Kattendijkbrug zal dus voor de volledige duur van het evenement beschikbaar zijn voor bezoekers en indien nodig ook voor de hulpdiensten.
Zowel de directe omgeving als alle betrokken partijen zoals de havenbedrijven worden ingelicht van het afsluiten van de Sloepenweg en de organisatie van het evenement. Met betrekking tot de bewoners zal de organisatie infobrieven bussen op Linkeroever en het Eilandje. De havenbedrijven zullen door het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen op de hoogte worden gebracht. Voor de medewerkers (te voet of per fiets) van de havenbedrijven wordt een speciale doorgang voorzien ter hoogte van de Droogdokkenweg.
Het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen gaf toestemming om het terrein aan de Sloepenweg te nivelleren en het klaar te maken om er een event op te kunnen bouwen en het veilig te maken voor haar bezoekers. Het nivelleren van het terrein gebeurt door de dienst stadsontwikkeling/beheer en onderhoud/midden wegen 1. Zij zullen ook eventuele losliggende stenen van de site verwijderen. De werken worden uitgevoerd op vrijdag 19 september 2014, nadien zal men de site afspannen zodat het terrein in goede staat blijft tot aan het evenement.
De organisatie van StuDay is een van de manieren om Antwerpen als studentenstad op de kaart te zetten. Na tien succesvolle edities en een samenwerking met nationale mediapartners valt StuDay immers niet meer weg te denken uit het Vlaamse studentenlandschap. Het evenement kent in Vlaanderen een grote naamsbekendheid. Vorig jaar had StuDay 21.000 bezoekers. Ondertussen kozen ruim 44.000 studenten voor Antwerpen als studentenstad.
De dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film beoordeelt de organisatie van het evenement positief omdat het een open karakter heeft. Grote evenementen, zoals StuDay, versterken de uitstraling als studentenstad over heel Vlaanderen.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 19 november 2013 (jaarnummer 673) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het Antwerps Studentenoverleg verleent positief advies ten aanzien van de organisatie van StuDay 2014 op de terreinen gelegen aan de Sloepenweg in Antwerpen. We geloven dat deze locatie uitermate geschikt is voor de organisatie van het festival.
Algemene afspraken met organisatie:
- Er heerst een glasverbod op de volledige evenementensite.
- Het volledige evenemententerrein is afgebakend met gebashte herasafsluitingen.
- Er worden stewards of security agenten geplaatst aan alle nooduitgangen.
- Organisatie voorziet een verzamelpunt voor hulpdiensten aan de noordkant van de Sloepenweg.
- Veiligheidsrondgang op donderdag 25 september 2014 om 11.00 uur.
- De organisatie voorziet tijdens de opbouw signalisatie die ‘zone 30’ aanduid. Dit om de veiligheid van het personeel tijdens de opbouw te waarborgen. Er worden echter enkel verkeersborden geplaatst en geen verkeersremmers. Hier zou de kans op een aanrijding te groot zijn.
- DEr wrodt een doorgangsweg voor fietsers en voetgangers voorzien via de Droogdokkenweg.
Bezoekersstromen:
- De organisatie zorgt voor een duidelijke signalisatie die aangeeft hoe de bezoekers de site dienen te bereiken en te verlaten. Hiervoor zijn de Braziliëstraat en Kattendijkdok-Westkaai voorzien. De Kattendijkdok-Westkaai wordt aanbevolen voor bezoekers die langs de noordzijde komen. De Braziliëstraat wordt dan weer aangeraden voor mensen die vanuit de binnenstad komen.
- De organisatie voorziet in stewards ter hoogte van de Braziliëstraat/Amsterdamstraat en de Kattendijkdok-Westkaai/Amsterdamstraat.
- De organisatie voorziet in afvalcontainers op de beide trajecten om sluikstorten tegen te gaan.
Taken lokale politie:
- In- en uitstroom bezoekersstromen kanaliseren met effectieve verkeersregeling op de kruispunten Amsterdamstraat/Kattendijkdok-Westkaai en Amsterdamstraat/Braziliëstraat.
- Vrijwaring van de werfzone Rijnkaai.
- Ingang hulpdiensten voorzien langs de Noordzijde.
- Geen geüniformeerd personeel voorzien op het festivalterrein.
Er werden afspraken gemaakt met de organisatie.
De locaties moeten als dusdanig afgezet worden met herassen zodat het afval binnen de perimeters valt. Indien mogelijk werken met een in- en outsysteem waarbij er geen bekers buiten deze afgezette zones kunnen komen.
Men dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd.
De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd gevoegd, strikt na te leven.
(standaardvoorwaarden hier te raadplegen)
Naast de standaardvoorwaarden gelden ook nog onderstaande specifieke voorwaarden:
- de Kattendijkbrug moet over de volledige breedte bruikbaar blijven in functie van de bereikbaarheid van de site voor het publiek. Vanuit de stad moet een veilige route naar deze brug aanwezig zijn;
- de rode zone ingetekend op het plan "aanrijroute Sloepenweg RIB" moet permanent vrij blijven voor de hulpdiensten. Ook bij de opbouw en afbraak moet hier de nodige aandacht aan besteed worden;
- via de Droogdokkenweg moet er ook een gemakkelijke doorgang voor de hulpdiensten mogelijk zijn (deze weg zal ook gebruikt worden voor doorgaand fiets- en voetgangersverkeer).
Het evenement kan doorgaan mits het naleven van onderstaande standaard richtlijnen bij evenementen.
Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement (van opbouw tot het definitief verlaten van de evenementenzone).
De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken.
Op geen enkel ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de straatbomen.
De exploitant stelt kosteloos gehoorbescherming voor éénmalig gebruik ter beschikking aan alle bezoekers.
Het geproduceerde maximaal geluidsniveau mag 98dB(A) LAeq,60min niet overschrijden. Als het geproduceerde maximale geluidsniveau, gemeten als 100dB(A) LAeq,15min niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Bij het meten van het geluidsniveau wordt zowel het geluid van muziek als het omgevingsgeluid in rekening gebracht. Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon. De geregistreerde gegevens worden ter beschikking gehouden van de toezichthoudende overheid gedurende een periode van ten minste een maand.
Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers. De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid.
Op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
1° De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter).
2° De meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon.
3° De meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld.
4° De meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.
5° De meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.
Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.
Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
Het maximumgeluidsniveau dat wordt waargenomen aan de zuidzijde van de Kattendijksluis mag niet hoger zijn dan 80dB(A) en 90dB(C).
De organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie, telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (melding.milieutoezicht@stad.antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be).
De organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen.
Het college keurt de effectieve organisatie van StuDay, zoals hierboven beschreven, op donderdag 25 september 2014 aan de Sloepenweg goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| LP/OO/E |
Parkeervrij maken: Effectieve afsluiting evenementenzone: Afsluiting doorgaand verkeer - enkel passage plaatselijk verkeer: Plaatsen signalisatiekarren: Overige |
| SB/SR/BIT | Het opkuisen van het festivalterrein vlak voor en onmiddellijk na het evenement. Het leveren van het nodige aantal afvalcontainers. |
| PO/L/BOF |
Het leveren en plaatsen van het gevraagde logistiek materiaal volgens orderbevestiging B403341. |
| SW/B&O/MW1 |
Het uitvoeren van nivelleringswerken op de Sloepenweg. |